Documentación Clave en la Compraventa: Pedidos, Albaranes y su Gestión
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Documentos de Compraventa y su Importancia en la Gestión de Stock
Las operaciones en las áreas de compras, almacén, fabricación y ventas deben quedar registradas en documentos físicos o electrónicos. Esto asegura la trazabilidad de cada movimiento o transformación de materiales.
Un documento es una información estructurada, ya sea en soporte físico o digital, que certifica las operaciones realizadas y las personas involucradas. Estos documentos son esenciales en el flujo administrativo de las operaciones comerciales, especialmente en la gestión de stock.
Flujo de Documentos en la Compraventa
El flujo de documentos comienza cuando se necesita abastecer el almacén, siguiendo este orden:
- El cliente realiza un pedido de bienes o servicios.
- El proveedor entrega la mercancía o presta el servicio, emitiendo un albarán como comprobante.
- El proveedor emite la factura, que el comprador paga en la fecha acordada.
- El comprador realiza el pago mediante cheque, transferencia bancaria, letra de cambio, etc.
Además, pueden surgir operaciones adicionales como devoluciones o pagos de gastos no incluidos en la factura inicial.
Documentos Relacionados con el Stock
Los productos que entran en un almacén pueden provenir de fuentes externas o de la propia empresa. Al salir, pueden dirigirse a otras empresas o a otros almacenes internos.
Las operaciones comerciales entre empresas, proveedores y clientes utilizan dos tipos de documentos:
- De compraventa: pedido, albarán, factura, carta de portes, factura de gastos, nota de abono y ticket de caja.
- De cobro-pago: recibo, cheque, letra de cambio, transferencia bancaria.
El flujo interno de mercancías genera documentos internos como hojas de solicitud, recepción o expedición, órdenes de envío, fabricación o partes de actividad.
El Pedido de Mercancías
Cuando una empresa necesita mercancías, puede solicitar el producto a su proveedor o esperar la visita de un representante. Aunque la comunicación telefónica es común, algunos prefieren confirmar el pedido por escrito.
El pedido es un documento formal que el comprador envía al proveedor para solicitar materiales. Se recomienda enviar dos copias para que el proveedor devuelva una firmada, especialmente si el pedido incluye condiciones no especificadas en el contrato.
Tipos de Pedidos
Los pedidos pueden ser:
- Pedido en firme: Se emite cuando el comprador acepta las condiciones del vendedor sin reservas.
- Pedido condicional: Depende de la confirmación del comprador o del vendedor.
Según la Forma
- Pedido normal: Para mercancías necesarias en un corto plazo (semana, mes, temporada).
- Pedido programado: Para productos con estudio previo de necesidades, considerando stock mínimo y existencias. Se contrata una cantidad anual con entregas fraccionadas.
- Pedido abierto: Para una cantidad aproximada, sin compromiso de compra. El cliente solo acepta envíos confirmados previamente.
Las características del pedido abierto incluyen plazos de entrega cortos, obligación del proveedor de mantener un stock mínimo y precios fijos o con ajustes justificados. Sus ventajas son la reducción de existencias, mayor rotación de materiales, precios de compra más bajos y menores costes de gestión.
Según el Material
- Pedido extraordinario: Para materiales de uso inmediato por necesidades específicas.
- Pedido de reposición: Iniciado por el almacén a través de un boletín de compra, generalmente para artículos con stock mínimo definido.
- Pedido de servicio: Para solicitar una prestación o trabajo. Los materiales pueden ser a cargo del contratado o contratante.
- Pedido habitual: Para artículos de uso común en el punto de venta, ya sea para reposición o consumo.
El Impreso del Pedido
La información esencial en un pedido incluye:
- Datos del comprador: Nombre o razón social, CIF/NIF, domicilio y dirección. Si es internacional, se incluye el país.
- Número de orden: Correlativo o específico por proveedor.
- Fecha de expedición: Fecha de emisión del documento.
- Datos del vendedor: Nombre o razón social, CIF/NIF, domicilio fiscal.
- Relación de artículos: Nombre, descripción, unidades de venta, referencia, cantidad, precios unitarios y totales.
- Condiciones comerciales: Descuentos y firma del comprador.
El Libro Registro de Pedidos
El control de pedidos se lleva en un libro registro con la siguiente información:
Nº de pedido | Fecha | Importe del pedido | Proveedor | Cód/CIF | Fecha de entrega | Almacén | Fecha de recepción | Nº de albarán | Observaciones
El Albarán
El albarán es un documento que el vendedor envía al comprador junto con la mercancía. Sirve como justificante de entrega y como guía para la factura. Se generan varias copias:
- El original y la primera copia se envían al cliente, quien devuelve la copia firmada tras comprobar la mercancía.
- La segunda copia se queda en el almacén para justificar la salida de la mercancía.
- La tercera copia se envía al departamento de ventas.