Documentación Administrativa y Derechos Ciudadanos en España

Tipos de Documentos en la Administración Pública

La documentación administrativa se clasifica según su propósito y función principal:

Documentos de Transmisión

• Notificación: Comunica al ciudadano el contenido y alcance de un acto administrativo.
• Oficio: Documento oficial de comunicación.
• Nota interna: Documento de uso interno que sirve para la comunicación entre diversos organismos de una misma Administración.
• Publicación: Comunica a los ciudadanos de forma general un acto administrativo.

Documentos de Constancia

• Certificado: Documento que acredita la existencia de un acto administrativo.
• Acta: Recoge lo acontecido en una reunión en un organismo público.

Documentos de Decisión

• Acuerdo: Transmite la decisión que adopta la Administración sobre un acto administrativo o un hecho relevante.
• Resolución: Transmite la decisión de la Administración al finalizar un procedimiento administrativo, exponiendo las conclusiones y los efectos finales.

Documentos Ciudadanos en la Interacción con la Administración

Los ciudadanos utilizan diversos documentos para interactuar con la Administración Pública:

• Alegación: Aporta datos, evidencias, informaciones o documentos que pueden influir en la resolución.
• Denuncia: Deja constancia de una información o hecho relevante que puede originar el inicio de un procedimiento administrativo.
• Solicitud: Realiza una petición de un acto que le beneficia.
• Recurso: Solicita la revisión de un acto que no le beneficia.

Clasificación de Documentos por su Vigencia y Uso Archivístico

Los documentos se clasifican también según su ciclo de vida y permanencia en los archivos:

• Históricos: Documentos que han hecho historia y que han superado la barrera temporal.
• Administrativos: Primera fase de la vida de un documento, con vigencia de menos de 5 años.
• Centrales: Documentos de archivos administrativos que ya no se utilizan, con una permanencia de 10 años.
• Intermedios: Documentos de los archivos centrales sin consultar, con una permanencia de 30 años.
• Administración Civil: Documentación generada por la Administración General del Estado, con una vigencia de 25 años.

Registros Públicos Clave en España

Existen diversos registros públicos que gestionan información relevante para ciudadanos y empresas:

• Registro Civil: Actos que afectan al estado civil de los ciudadanos (nacimientos, matrimonios, defunciones, representaciones legales y tutelas).
• Registro de la Propiedad: Títulos de propiedad de bienes inmuebles y los derechos y obligaciones asociados.
• Registro Mercantil: Informaciones y documentos relevantes a nivel económico y contable de empresas y sociedades.

Derechos Fundamentales de los Ciudadanos en la Administración Pública

Los ciudadanos poseen derechos esenciales al interactuar con la Administración:

• Derecho a la participación: Incluye el derecho de audiencia.
• Derecho a la atención: Ser atendidos, asistidos y aconsejados por el personal.
• Derecho de acceso a registros y archivos: Poder consultar la documentación de su interés y que les afecte.
• Derecho a la información: Canales por los que pueden recibir información (teléfono, correo electrónico, etc.).