Documentació Jurídica i Comptable de l'Empresa

1. Documents Societaris

1.1 Convocatòries

Són escrits que convoquen els membres de la societat a activitats comunes com reunions o juntes. S'ha d'informar del lloc, dia, hora i ordre del dia.

1.2 Actes

Documents que deixen constància oficial del que s'ha tractat i acordat en una junta. Les actes més utilitzades són les del Consell d'Administració i les de la Junta d'Accionistes. El secretari redacta, autoritza i dóna fe del contingut. S'utilitza un llenguatge formal però senzill.

Les actes s'han de transcriure en un llibre d'actes, legalitzat prèviament pel Registrador Mercantil.

Estructura de les actes:

• Encapçalament
• Assistents
• Ordre del dia
• Tancament
• Peu

1.3 Llibres del Registre

Exigits pel Codi de Comerç:

• Totes les empreses: Llibre d'inventaris i comptes anuals.
• Societats mercantils: A més de l'anterior, han de portar:
• Llibre d'actes
• Llibre de socis

Exigits per la normativa tributària:

• Llibre registre de factures emeses
• Llibre registre de factures rebudes
• Llibre registre de béns d'inversió
• Llibre registre d'operacions intracomunitàries (UE)

1.4 Escriptures Públiques

La inscripció al Registre Mercantil (RM) es fa mitjançant document públic. Si els documents acreditatius són privats, s'han d'elevar a públic davant notari.

2. Documents Comptables

• Empreses i societats han de registrar els fets comptables i inscriure's al RM per donar-los publicitat.
• Els fets comptables s'anoten mitjançant assentaments en els comptes comptables.
• S'elaboren seguint el mètode comptable, basat en principis com:
• Principi de partida doble: Haver = Deure
• Principi de valoració: les operacions s'expressen en unitats monetàries (€).
• La informació comptable es representa en els llibres de comptabilitat (Diari, Major, Inventaris i Balanços). Al final de l'exercici, es presenten els comptes anuals (patrimoni, situació financera i resultats).
• Els comptes anuals es dipositen al RM en el mes següent a la seva aprovació, en paper, CD i telemàticament (programa D2: www.registradores.org).
• Es formalitzen en 3 mesos des del tancament de l'exercici.

Documents per dipositar els comptes anuals:

• Instància de presentació al RM
• Full de dades generals d'identificació
• Certificació d'aprovació de comptes
• Balanç (Actiu, Passiu i Patrimoni Net)
• Compte de pèrdues i guanys (ingressos i despeses)
• Empreses grans, a més:
• Estat de canvis en el Patrimoni Net
• Estat de fluxos d'efectiu (cobraments i pagaments)
• Informe mediambiental (€)
• Informe d'accions/participacions pròpies
• Memòria

3. Conservació de la Documentació

• La Llei 10/2010 (28 d'abril) estableix un mínim de 10 anys per a documents relacionats amb el blanqueig de capitals.
• La Llei Orgànica 7/2012 (27 de desembre) castiga delictes contra Hisenda Pública i Seguretat Social.

4. Protecció de Dades

Fitxer: Conjunt estructurat de dades personals, accessibles segons criteris determinats.

4.1 Obligacions de les Empreses

La Llei Orgànica 3/2018 (5 de desembre) regula la protecció de dades personals.

• Informar de forma clara sobre el tractament de les dades, la finalitat i els drets d'accés, rectificació, supressió, limitació, portabilitat i oposició.
• Responsable del tractament: Persona física o jurídica que determina la finalitat i els mitjans.
• Encarregat del tractament: Persona física o jurídica que tracta dades per compte del responsable.
• El responsable ha d'informar en un mes des de l'obtenció de les dades o en la primera comunicació.
• Principis d'exactitud, confidencialitat i consentiment. Incompliment pot generar sancions.
• L'Agència Espanyola de Protecció de Dades i les autonòmiques vigilen el compliment.

4.2 Drets de les Persones

Accés, rectificació, supressió (oblit), limitació, portabilitat i oposició. Gratuït, resolució en 1 mes.

4.3 Tractament de les Dades

Qualsevol operació sobre dades personals (recollida, registre, organització, etc.). Requereix consentiment.

Model d'informació per capes: resum i informació addicional.

5. Medi Ambient

La Llei 26/2007 (23 d'octubre) regula la responsabilitat mediambiental de les empreses.

Principals obligacions:

• Comunicar danys o amenaces imminents.
• Adoptar mesures de prevenció, evitació i reparació.
• Restituir el medi ambient.
• Garantia financera per a operadors amb substàncies perilloses.
• Responsabilitat social corporativa.

Dret i Informació Jurídica

1. Dret Públic i Privat

• Dret: Normes justes, obligatòries, que regulen la convivència.
  • Perspectiva objectiva i subjectiva.

2. Fonts de Dret

• Llei: Orgànica (majoria absoluta) i Ordinària (majoria simple).
• Costum, Principis Generals de Dret, Jurisprudència i Tractats Internacionals.

3. L’Ordenament Jurídic

• Reglaments UE, Constitució, Tractats, Lleis, Normes amb rang de Llei i Reglaments.

4. Normativa Civil i Mercantil

• Codi Civil i Normativa Mercantil.

5. Elaboració i Aprovació de les Normes

• Iniciativa, elaboració, debat, aprovació, sanció, publicació i entrada en vigor.

6. Documentació i Informació Jurídica

• Publicitat (article 9 Constitució), EUR-Lex, TED, BOE, BOIB, BORME, bases de dades, actualització.

Documentació de la Constitució de les Entitats

1. L’Empresa

• Visió jurídica i econòmica. Classificació per grandària, activitat, àmbit, propietat i forma jurídica.

2. Formació Jurídica

• Empresari individual, emprenedor de responsabilitat limitada, comunitat de béns, societat civil, societats mercantils (personalistes, de capital, especials).

3. Documentació Jurídica

• Documents públics i privats, fedataris públics (notaris i registradors), documents notarials.

4. Registres Públics

• Registre de la Propietat i Registre Mercantil.

5. Documentació per Constituir una Societat

• Certificació negativa de nom, NIF, escriptura pública de constitució, liquidació de l'ITPAJD.