Diseño y Gestión de Proyectos de Ocio y Tiempo Libre: Fases Clave

¿Qué es un Proyecto de Ocio y Tiempo Libre?

1. El Proyecto como Elemento de Programación

Definir un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas entre sí, que persiguen unos objetivos muy concretos y cuya ejecución requiere unos recursos especiales, humanos y económicos. Siguiendo con este planteamiento, diremos que las actividades son el conjunto de acciones que se tendrán que ejecutar para conseguir los objetivos del proyecto. Cada actividad podremos dividirla en una serie de acciones concretas o tareas.

2. Fases en la Elaboración de un Proyecto

Los recursos de que disponemos o el tiempo con que contamos, se encuentran en la planificación, que es una previsión de las acciones que deberemos llevar a cabo para alcanzar determinados objetivos. La planificación de un proyecto de animación sociocultural se organiza en una serie de fases:

• Fase 1: Análisis de la realidad
• Fase 2: Planificación
• Fase 3: Ejecución
• Fase 4: Evaluación

Para el éxito del proyecto es fundamental que las propuestas lleguen a las personas usuarias a través de campañas o actividades de comunicación y difusión.

Análisis de la Realidad

Una vez recibido el encargo de elaborar un proyecto de animación sociocultural para el tiempo libre, se tiene que iniciar la primera fase: análisis de la realidad. Se trata, como dice Cembranos, de saber dónde estamos para saber adónde vamos y cómo hacerlo. El análisis de la realidad proporciona una serie de informaciones que van a ser útiles primero para la elaboración del proyecto y, más tarde, para que su ejecución se desarrolle de la manera más exacta posible, y así pueda superar las dificultades que inevitablemente van a surgir. Los elementos clave en los que nos vamos a centrar son: el contexto, las demandas y necesidades de la población y los recursos disponibles.

1. Análisis del Contexto

La investigación y el estudio del entorno concreto en el que se va a intervenir (ciudad, pueblo, barrio o asociación) requiere la contextualización y análisis del entorno social, cultural, político y económico. Algunas de las informaciones que será imprescindible recopilar son:

• Localización espacial: situación geográfica y comunicaciones.
• Antecedentes históricos: fiestas y tradiciones, patrimonio.
• Demografía: características de la población (nivel de estudios, estilos de vida).
• Organización social: clases sociales, recursos económicos, nivel de vida.
• Instituciones políticas: movimientos asociativos, organizaciones religiosas.
• Equipamientos: culturales, deportivos, educativos, etc.
• Medios de comunicación de la zona: prensa escrita, emisoras de radio, televisión.

El análisis de contexto nos servirá también para precisar mejor quiénes son las personas o grupos colectivos sobre los que se llevará a cabo la intervención, que serán los destinatarios a los que se dirige el proyecto.

2. Análisis de las Demandas y Necesidades

Recoger las demandas, las necesidades y los intereses de la población con la cual se va a trabajar es, sin duda, un objetivo prioritario que al mismo tiempo facilitará su implicación durante la ejecución del proyecto. La gente tiene mayor predisposición a participar en los proyectos en los cuales ha podido intervenir, dando su opinión, proponiendo ideas; no hay que olvidar que este es uno de los principios básicos en que se fundamenta la animación sociocultural.

Esto se puede ilustrar con un ejemplo: en un camping, las familias que pasan ahí todo el mes de julio pueden considerar muy necesario que cada día de 3 a 5 de la tarde, a la hora de la siesta de los mayores, la organización del equipamiento ofrezca para los niños de entre seis y doce años, una serie de actividades lúdicas (juegos, talleres, etc.).

3. Análisis de los Recursos

En esta fase del análisis de la realidad es también muy importante recoger toda la información referente a los recursos humanos, espaciales, materiales y económicos de que dispone la comunidad y que son susceptibles de poder ser utilizados, más adelante, para la ejecución del proyecto. En este momento se trata de hacer un especie de inventario de los recursos existentes. La concreción de los recursos que se van a necesitar se hará en una segunda fase.

Fase de Planificación

Una vez hecho el análisis de la realidad sobre la comunidad, hay que adentrarse en la segunda etapa del proceso: la programación o planificación. Los elementos básicos que componen esta fase son la redacción de los objetivos, la elección de las actividades y la previsión de los recursos.

1. Los Objetivos

Los objetivos son el primer elemento que tendremos que considerar a la hora de elaborar una programación, ya que de ellos saldrá el resto de los elementos que configuran el proyecto. Por este motivo, la redacción de los objetivos es una tarea fundamental para garantizar mínimamente los resultados. Algunos autores definen los objetivos como los enunciados de los resultados esperados o los propósitos que se desea alcanzar.

Características que deberían cumplir los objetivos:

• Ser claros: Enunciados en un lenguaje concreto, preciso y comprensible.
• Ser realistas: Posibles de alcanzar con los recursos disponibles.
• Ser pertinentes: Que tengan relación con el tipo de proyecto que se está diseñando.
• Ser evaluados: Al finalizar las diferentes etapas se debe saber si se han conseguido o no.

A la hora de definir los objetivos hay que ser realistas y no confundir, como sucede a menudo, lo posible con lo deseado. Siempre hay que adecuar lo deseado a lo posible. En este sentido, para que un proyecto sea viable los objetivos deben ser alcanzables.

2. Las Actividades

En la fase de planificación se han de determinar y diseñar las actividades que llevaremos a cabo para alcanzar los objetivos definidos en el proyecto. Nos fijaremos en dos aspectos: la descripción y la temporización.

Selección y Diseño de las Actividades

La ejecución de un proyecto consiste en desarrollar un conjunto de actividades, para lo cual es necesario realizar distintas tareas. En esta fase de la ejecución se trata de indicar de una forma concreta y precisa el conjunto de actividades que hay que llevar a cabo.

Temporalización de las Actividades

La temporalización permite el encadenamiento y la secuenciación de las diferentes actividades. Para facilitar esta ordenación existen muchos recursos de tipo gráfico. El más utilizado es el Diagrama de Gantt o cronograma.

3. Los Recursos

Para que un proyecto sea viable, los objetivos deben ser alcanzables y los recursos adecuados. Se clasifican en:

Recursos Humanos (RRHH)

Para llevar a cabo cada una de las actividades que forman el proyecto, se necesita tener previstas las personas que se ocuparán de las diversas tareas, bien sea de forma remunerada (profesionales) o desinteresada (voluntariado). En cualquier proyecto se deberá precisar la cantidad de personas y la capacitación y/o titulación que se requiere para poder llevar a cabo cada una de las tareas con una cierta garantía de éxito. También se deberá precisar el tiempo que cada persona va a dedicar al proyecto concreto.

Recursos Materiales (RRMM)

Para la ejecución de cualquier proyecto de ocio y tiempo libre se necesitará disponer de algunos materiales e infraestructuras. Se puede hacer una clasificación de los diferentes tipos de materiales necesarios a la hora de planificar las actividades del proyecto:

• Materiales inventariables
• Materiales fungibles
• Las infraestructuras
• Las producciones técnicas

Recursos Económicos (RREE)

Todo proyecto debe contar con una previsión de los gastos y de los ingresos que supondrá su preparación y ejecución. El presupuesto es la elaboración de planes de futuro en materia económica. El apartado de gastos debe contemplar los siguientes conceptos: personal, material, transporte, instalaciones, locales, impuestos. En cuanto a la partida de ingresos hay que tener en cuenta los diferentes sistemas de financiación de un proyecto: subvenciones, esponsorización y patrocinio, mecenazgo, financiación propia. Ambas partidas (ingresos y gastos) se organizarán en un presupuesto.

Evaluación de Proyectos de Ocio y Tiempo Libre

La evaluación en animación sociocultural tiene por objeto comprobar si se ha conseguido lo que uno se había propuesto, es decir, si se han cumplido o se están cumpliendo los objetivos que se habían previsto. La evaluación no debe ser un fin en sí misma, sino un medio para mejorar el proceso y para hacer un uso más adecuado de los recursos humanos y materiales, así como para modificar, si hace falta, el curso de acción.

Indicadores de Evaluación

Los indicadores permiten valorar, delimitar, fijar o medir las cuestiones o dimensiones de aquello que se pretende evaluar. En función de la información que deseamos, los indicadores pueden ser cuantitativos y cualitativos.

Indicadores Cuantitativos

Hacen comprensible la información registrada al expresar resultados estadísticos de cada variable y a partir de estos establecer relaciones entre variables. Algunos ejemplos de indicadores cuantitativos serían: el número de inscritos en unas colonias, el número de visitantes de un parque de atracciones, las entradas vendidas para un concierto, los ingresos obtenidos en el bar.

Indicadores Cualitativos

Nos informan de la calidad de lo evaluado, estimándola en términos de apreciaciones, opiniones o percepciones. Ayudan a identificar aspectos importantes del proyecto que los números no detectan. Son indicadores de este tipo: grado de satisfacción, grado de implicación, habilidades adquiridas, nivel de realización, etc. Los indicadores de evaluación estarán directamente relacionados con los objetivos planteados y se elaborarán con referencia a ellos. Por esta razón es tan importante que los objetivos sean evaluables.

Instrumentos de Evaluación

Para la recogida de datos se emplean diversos instrumentos:

Observación

Este es un método sencillo de utilizar, pero que requiere una cierta preparación por parte de las personas que la llevan a cabo, que, en la mayoría de los casos, son las mismas (monitores/as, animadores/as) que llevan a cabo las actividades. Estos registros pueden ser listas de control o escalas de estimación.

Encuesta

Este instrumento permite conocer la opinión de diferentes personas relacionadas con el proyecto: los participantes en un campo de trabajo, las madres y los padres de los niños de las colonias, los monitores y monitoras del campamento, el público asistente a la representación teatral. La encuesta puede ser oral o por escrito.

Entrevista

Permite obtener una información-opinión muy amplia de las personas entrevistadas. Estas suelen ser personas cualificadas a las que se escoge por su posición respecto al proyecto, o por su capacidad de analizarlo. Así, en colonias de verano puede ser interesante conocer la opinión de la cocinera o de la directora del albergue.

Grupo de Discusión

Consiste en reunir un grupo reducido de personas más o menos vinculadas al proyecto que se ha llevado a cabo. Cada participante expone libremente, sin un criterio ni un orden preestablecido, sus opiniones, sus puntos de vista, sus sugerencias, sus quejas. Los comentarios de cada participante proporcionan al resto del grupo contrastes de opiniones, nuevas informaciones, valoraciones distintas, lo cual hace que sea un proceso muy enriquecedor para el grupo.