Diseño de la Estructura Organizacional: Agrupamiento y Coordinación

Diseño de la Superestructura Organizacional

A través del proceso de agrupar unidades se establece el sistema de autoridad formal y se construye la jerarquía de la organización. El organigrama es la representación gráfica de esta jerarquía.

A partir de las necesidades totales de la organización, se bosquejan las tareas que deben realizarse. Este es un procedimiento de arriba hacia abajo, de necesidades generales a tareas específicas. El próximo paso es construir la superestructura, primero determinando qué tipos y cuántas posiciones deben ser agrupadas en las unidades de primer orden, y luego qué tipos y cuántas unidades deben ser agrupadas en unidades más extensas, hasta que se completa la jerarquía. Este último paso es un procedimiento de abajo hacia arriba, de tareas específicas a la jerarquía total.

Esto sucede solo en teoría, ya que, en la práctica, a medida que cambian las metas y las misiones, el rediseño estructural es iniciado de arriba hacia abajo; a medida que cambia el sistema técnico del grupo operativo, procede de abajo hacia arriba.

Agrupamiento de Unidades

El agrupamiento es un medio fundamental para coordinar el trabajo en la organización.

Efectos de las Agrupaciones

1. Establece un sistema de supervisión común entre posiciones y unidades. Se nombra un gerente para cada unidad, un solo individuo responsable de todas sus acciones. Y es el encadenamiento de todos estos gerentes, en una superestructura, lo que crea el sistema de autoridad formal. Así, el agrupamiento de unidades es el parámetro de diseño por el que el mecanismo coordinador de la supervisión directa es construido dentro de la estructura.
2. Requiere que las posiciones y unidades compartan recursos comunes como ser: presupuesto, instalaciones y equipos.
3. Crea medidas comunes de desempeño. Los costos de las actividades de los miembros o subunidades de una unidad pueden ser medidos en forma conjunta hasta el punto que comparten recursos comunes, animándolos a coordinar sus actividades. Las medidas de desempeño conjunto los animan más a coordinar sus actividades.
4. Alienta la coordinación de ajuste mutuo, dado que por su estrecha proximidad física se crean relaciones informales.

Mecanismos Coordinadores Estimulados por el Agrupamiento

El agrupamiento puede estimular dos importantes mecanismos coordinadores:

• la supervisión directa, y el ajuste mutuo
• formar la base de un tercero, la estandarización de producciones, al proporcionar medidas comunes.

El agrupamiento alienta la fuerte coordinación dentro de una unidad, pero crea problemas de coordinación entre unidades. La comunicación se centra dentro de la unidad, aislando así unos de otros a los miembros de diferentes unidades.

El agrupamiento de unidades alienta la coordinación en el grupo a expensas de la coordinación entre grupos.