Dirección de Proyectos: Procesos Clave y Mejores Prácticas

Dirección de Proyectos

Actividades del Equipo de Dirección de Proyectos

Algunas de las actividades que realiza el equipo de Dirección de Proyecto son:

1. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: Define, prepara, integra y coordina todos los planes subsidiarios. Este plan se convierte en la principal fuente de información para la planificación, ejecución, supervisión, control y cierre del proyecto.
2. Planificación del Alcance: Crea un plan que documenta cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, incluyendo la creación de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
3. Definición del Alcance: Desarrolla un enunciado detallado del alcance del proyecto como base para futuras decisiones.
4. Crear EDT: Subdivide los productos entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y manejables.
5. Definición de las Actividades: Identifica las actividades específicas para producir los productos entregables.
6. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: Identifica y documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.
7. Estimación de Recursos de las Actividades: Estima los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad.
8. Estimación de la Duración de las Actividades: Estima el tiempo necesario para completar cada actividad.

Procesos de Integración de la Dirección de Proyectos

1. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Autoriza formalmente el proyecto o una fase.
2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar): Ofrece una descripción del alcance a alto nivel.
3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: Documenta las acciones para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.
4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Ejecuta el trabajo definido en el plan para lograr los requisitos del proyecto.
5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: Supervisa y controla los procesos para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar el proyecto, cumpliendo los objetivos de rendimiento.
6. Control Integrado de Cambios: Revisa, aprueba y controla los cambios en los productos entregables y activos de la organización.
7. Cerrar Proyecto: Finaliza todas las actividades para cerrar formalmente el proyecto o una fase.

Interacciones entre los Procesos de un Proyecto

(Figura 3.11 - Se requiere la inclusión de la figura)

Procesos de Dirección de Proyectos en la Fase de Ejecución

1. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Dirige las interfaces técnicas y de la organización para ejecutar el trabajo definido en el plan.
2. Realizar Aseguramiento de Calidad: Realiza actividades sistemáticas de calidad para garantizar que el proyecto satisfaga los requisitos.
3. Adquirir el Equipo del Proyecto: Obtiene los recursos humanos necesarios.
4. Desarrollar el Equipo del Proyecto: Mejora las competencias e interacción del equipo para un mejor rendimiento.
5. Distribución de la Información: Proporciona la información necesaria a los interesados.
6. Solicitar Respuestas de Vendedores: Obtiene información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas.
7. Selección de Vendedores: Analiza ofertas, selecciona vendedores y negocia contratos.

Definición de EDT

La EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) es el proceso de subdividir los productos entregables y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y fáciles de gestionar.

Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos

1. Grupo de Procesos de Iniciación: Define y autoriza el proyecto o una fase.
2. Grupo de Procesos de Planificación: Define y refina los objetivos, y planifica el curso de acción para lograrlos.
3. Grupo de Procesos de Ejecución: Integra personas y recursos para ejecutar el plan.
4. Grupo de Procesos de Seguimiento y Control: Mide y supervisa el avance para identificar variaciones y tomar medidas correctivas.
5. Grupo de Procesos de Cierre: Formaliza la aceptación del producto o servicio y termina el proyecto.

Ciclo de Vida y Características de un Proyecto

Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida del proyecto es el conjunto de fases en las que se divide un proyecto para facilitar su gestión. Estas fases se enlazan con las operaciones de la organización.

Características del Ciclo de Vida del Proyecto

• Define el trabajo técnico de cada fase.
• Establece cuándo se generan los productos entregables y cómo se revisan y validan.
• Determina quién participa en cada fase.
• Define cómo controlar y aprobar cada fase.

Características de un Proyecto

• Temporal: Tiene un comienzo y un final definido.
• Productos, servicios o resultados únicos: Crea entregables únicos, ya sean productos, servicios o resultados.
• Elaboración gradual: Se desarrolla en pasos incrementales, coordinados con la definición del alcance.

Comprensión del Entorno del Proyecto

El equipo debe considerar el contexto social, económico y ambiental del proyecto, incluyendo sus impactos. Esto implica comprender:

• Entorno cultural y social: Cómo el proyecto afecta a las personas y viceversa.
• Entorno internacional y político: Leyes, costumbres y clima político.
• Entorno físico: Ecología y geografía física.

Sistemas de Organización

Existen organizaciones basadas en proyectos, que obtienen ingresos de la ejecución de proyectos, y organizaciones no basadas en proyectos. La estructura y los sistemas de la organización influyen en la gestión del proyecto. (Figuras 2.6 a 2.12 - Se requiere la inclusión de las figuras)