Dirección y Organización de Empresas

1. LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA Y SUS FUNCIONES

La dirección se encarga de planificar el futuro de la empresa. Para ello se encarga de coordinar e integrar el conjunto de recursos materiales y humanos que configuran la empresa. Por tanto consiste en conseguir  una actuación conjunta de los componentes de la empresa dándoles objetivos y valores comunes. Para  ello la dirección ha de llevar cabo las funciones de planificación, organización, dirección de RRHH y  control. 

NIVELES DE DIRECCIÓN 

Podemos distinguir tres niveles directivos: 

• Alta dirección: presidente y directivos de más alto nivel, encargados de “pilotar la empresa”, fijar sus  objetivos y las grandes líneas estratégicas (decisiones a L/P) 
• Dirección operativa: directivos en contacto directo con los trabajadores, ocupan el nivel más bajo,  responsables de asignar tareas y supervisar resultados de los trabajadores, tareas rutinarias y  repetitivas (Jefe de almacén, jefe de ventas). 
• Dirección intermedia: Concretar las directrices de la alta dirección en planes y objetivos específicos  para los niveles subordinados. Coordinan y supervisan la dirección operativa. 

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN 

• La planificación: decidir por anticipado qué se quiere conseguir en el futuro, cómo se va a lograr y  cuáles son los recursos que se van a utilizar para lograrlo. Se deben fijar unos objetivos. 
• La organización: definir las actividades y tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo  entre las personas que las van a realizar y determinar las relaciones de autoridad que deben existir  entre ellas, con la intención de cumplir los objetivos previstos. 
• Gestión de recursos humanos: se ocupa de la selección, formación y asignación de personas a los  distintos puestos de trabajo, así como de los sistemas de incentivos que les sirvan de motivación. Se  necesita liderazgo (influencia y poder para conseguir que las personas se identifiquen con los objetivos  del grupo y actúen para lograrlos) 
• El control: verificar que se cumplen los objetivos planificados, identificar las desviaciones si las hubiera  y establecer la forma de corregirlas 

3. DIRECCIÓN PARTICIPATIVA POR OBJETIVOS (DPO) 

Sistema de dirección en el que los objetivos específicos se planifican de forma conjunta entre trabajadores  y directivos y se revisan periódicamente para observar su progreso. De esta forma los trabajadores participan  en la fijación de sus propios objetivos y conocen los factores que se utilizan para valorar su rendimiento, con  el consiguiente efecto motivador. 

Ventajas: favorece la motivación de los trabajadores, mejora su compromiso personal, clarifica la  organización, facilita la dirección, se toman decisiones más objetivas sobre remuneración y promoción. 

Inconvenientes: dificultad para fijar objetivos verificables, centrado en el corto plazo puede descuidar el  largo plazo, conflictos en la negociación de los objetivos. 

4. LA FUNCIÓN DE CONTROL 

Permite regular o ajustar la gestión empresarial. Consiste en observar y comprobar cómo responde la  empresa a los objetivos planificados, detectar las desviaciones y analizar sus causas para corregirlas y  suprimir los obstáculos al funcionamiento óptimo de la empresa. Fases de la función de control: 

1. Establecer estándares de resultados para un periodo de tiempo (metas evaluables para las ventas,  costes, salarios, etc.) 
2. Medir los resultados reales 
3. Comparar los resultados con los estándares 
4. Análisis de las diferencias 
5. Corrección de desviaciones 

5. LA FUNCIÓN DE ORGANIZACIÓN 

La organización consiste en definir las tareas que se van a desarrollar, dividir y distribuir el trabajo entre las  personas que las van a realizar, determinar las relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus  responsabilidades, con la intención de conseguir los objetivos previstos de la forma más eficaz. Principios  organizativos: son pautas de funcionamiento para incrementar la eficiencia organizativa 

• División del trabajo y necesidad de coordinación 
• Principio de autoridad y jerarquía: la empresa se organiza jerárquicamente 
• Principio de unidad de mando: cada persona responde ante un solo responsable 
• Principio de delegación de autoridad: dar libertad y autoridad a los subordinados para realizar las  tareas 
• Centralización y descentralización: centralizar es concentrar la autoridad y descentralizar es delegar.  Estos dos principios se usan en distintos niveles, depende de las responsabilidades de que se trate. 
• Principio de alcance y ámbito de control: número de personas que puede controlar eficazmente un  solo responsable. 
• Principio de motivación y participación: participación de los trabajadores en las decisiones de la  empresa. 

7. CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN 

Es la división y agrupamiento de las actividades y trabajadores de la empresa en unidades específicas  llamadas departamentos. Al agrupar actividades relacionadas se favorece la organización y la coordinación.  Criterios más usados (se pueden combinar varios criterios): 

• Por funciones: marketing, producción, etc 
• Por zonas geográficas: centro, sur, etc. 
• Por productos o servicios: informática, electrodomésticos, etc. 
• Por clientes y canales de distribución: minoristas, mayoristas, etc. 
• Por procesos: carrocería, acabado, etc. 

8. ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL 

Organización Formal es la que está determinada por la dirección (directivos, mandos intermedios, jefes  de departamento, encargados…).  

La organización informal es la que surge espontáneamente de las relaciones entre los miembros de la  empresa (no depende de la dirección y, por ello, no es oficial).

9. LA REPRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN: EL ORGANIGRAMA 

Organigrama: Es el instrumento que representa gráficamente las relaciones entre los distintos  departamentos de la empresa y entres sus miembros. Pueden ser según su representación gráfica:  verticales (más habitual), horizontales, concéntricos y radiales. Según la información que recogen pueden  ser (clases de organigramas): 

• Por su finalidad: los organigramas pueden ser informativos (dan una idea general) o analíticos (detallado) 
• Por su extensión: los organigramas pueden ser generales (toda la empresa) o parciales 
• Por el contenido: los organigramas pueden ser estructurales (sólo figura el nombre del  departamento), funcionales (añaden las funciones que realiza) y personales (añade su encargado). 
• Por su forma: los organigramas pueden ser radiales o concéntricos (circulares, línea jerárquica de  de dentro a fuera), horizontales (la línea jerárquica se representa de izquierda a derecha) y verticales (lo más habitual, la línea jerárquica se representa de arriba abajo). 

10. TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 

La estructura organizativa de la empresa está constituida por: los puestos de trabajo, departamentos, los  niveles de autoridad y jerarquía y los canales de comunicación entre estos elementos. Según estos  elementos y sus formas de conexión existen diversas formas de estructuras organizativas: 

1. Lineal o jerárquica: basada en la autoridad del jefe sobre los subordinados (ej. Ejercito). Ventajas:  claridad y definición de tareas y responsabilidades. Inconvenientes: estructura rígida. 

2. Funcional: los departamentos se dividen por funciones con personal experto. Ventajas: cada trabajador  hace lo que sabe. Inconvenientes: cada trabajador puede tener más de un responsable. 

1. LAS FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN DE RRHH
▪ Motivación a las personas en su puesto de trabajo
▪ Diseño de sistemas de evaluación, de recompensas e incentivos
▪ Estudio del liderazgo, formal e informal
▪ Desarrollo de canales de comunicación adecuados para la necesaria transmisión de información
▪ Selección y formación del personal
▪ Realizar los contratos de trabajo y vigilar su cumplimiento
▪ Resolución de conflictos de intereses, individuales y colectivos
2. LA MOTIVACIÓN HUMANA
Una persona se encuentra motivada para hacer algo cuando ese acto satisface sus necesidades y, por tanto,
está motivada para conseguirlo.
TEORÍA DE MASLOW SOBRE LA MOTIVACIÓN
Para Maslow (1943) la motivación depende de cómo estén satisfechos los cinco tipos de necesidades
humanas. Estas necesidades están jerarquizadas en función de su capacidad para motivar y se pueden
representar en forma de pirámide. Una vez satisfechas las necesidades inferiores se intentan satisfacer las
superiores:
- Fisiológicas: trabajar para cubrir las necesidades más primarias (alimento, vestido, etc.)
- De seguridad: satisfechas las necesidades básicas se trabaja para mantener el empleo
- Sociales: buscar el afecto de los compañeros y la integración en el grupo
- Estima: luego se querrá el reconocimiento y respeto de los compañeros y jefes
- Autorrealización: realización de sí mismo y desarrollo de todo su potencial.

TEORÍA DE HERZBERG SOBRE LA MOTIVACIÓN 

TEORÍA X - TEORÍA Y DE MCGREGOR 

Douglas McGregor desarrolló en "El lado humano de las organizaciones" (1960) las siguientes teorías  referentes al estilo de mando de los directivos: 

TEORÍA X 

1. El ser humano ordinario siente una repugnancia intrínseca hacia el trabajo y lo evitará siempre  que pueda. 

2. Debido a esta tendencia humana al rehuir el trabajo la mayor parte de las personas tiene que ser  obligadas a trabajar por la fuerza, controladas, dirigidas y amenazadas con castigos para que  desarrollen el esfuerzo adecuado a la realización de los objetivos de la organización. 

3. El ser humano común prefiere que lo dirijan quiere soslayar responsabilidades, tiene relativamente  poca ambición y desea más que nada su seguridad. 

TEORÍA Y 

1. El desarrollo del esfuerzo físico y mental en el trabajo es tan natural como el juego o el descanso. Al  ser humano común no le disgusta esencialmente trabajar. 

2. El control externo y la amenaza de castigo no son los únicos medios de encauzar el esfuerzo, el  hombre debe dirigirse y controlarse a sí mismo en servicio de los objetivos a cuya realización se  compromete. 

3. Se compromete a la realización de los objetivos de la empresa por las compensaciones asociadas  con su logro. 

LA TEORÍA Z 

William Ouchi (1982) plantea como debe ser una organización para que sus participantes se sientan  motivados. Proviene de la cultura japonesa. Principios: 

- Espíritu de consenso y de grupo 

- Lealtad y confianza 

- Responsabilidad colectiva 

- Aprender de la experiencia 

3. FACTORES DE MOTIVACIÓN 

Las técnicas de motivación más usadas son: 

- Enriquecimiento del trabajo (hacer atractivo el puesto con variedad de tareas, buscar identificar al  trabajador con su trabajo, que sepa su significado, etc.) 

- Remuneración por rendimiento (premiar económicamente el trabajo realizado: primas por  productividad, comisiones por resultado, participación en beneficios, acciones, etc.) 

- Promoción basada en méritos

- Delegar autoridad y responsabilidad 

- Comunicar a los trabajadores lo que se espera de ellos 

- Reconocer sus méritos 

- Facilitar la participación del trabajador 

- Favorecer la formación y el desarrollo profesional de los trabajadores - Flexibilidad de horarios y conciliación familiar 

4. DIRECCIÓN Y LIDERAZGO 

Fuentes de liderazgo:  

- Poder de recompensa (capacidad para premiar) 

- Poder de coerción (capacidad para castigar) 

- Poder legítimo (reconocimiento de los subordinados) 

- Poder de referencia (identificación de los trabajadores con el líder) - Poder experto (conocimientos especiales) 

Estilos y teorías del liderazgo 

- autoritario o centralizado (dogmaticos y esperan obediencia)  - democrático o descentralizado (facilitan participación de los subordinados) - liberales (apenas intervienen y orientan mínimamente)

5. LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA  

La información es muy importante para la marcha de la empresa. Por ello es necesario que los sistemas de  comunicación sean los más adecuados. Clases de comunicación: 

- Descendente: la comunicación va desde los niveles superiores a los inferiores - Ascendente: se dirige de los subordinados a los directivos 

- Cruzada: comunicación entre personas del mismo nivel jerárquico 

- Diagonal: entre personas de distintos niveles jerárquicos que no dependen directamente unos de  otros 

6. RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y FORMACIÓN DE PERSONAL 

Primero: análisis de los puestos de trabajo necesarios (descripción, especificaciones y elaboración de  un catálogo de puestos disponibles) 

Segundo: reclutamiento (identificar empleados potenciales que cumplan los requisitos que la empresa  necesita) 

Tercero: selección de personal (elegir a los candidatos que cumplen mejor los requisitos del puesto de  trabajo: formación y habilidades, motivación e intereses) 

Cuarto: formación inicial y de adaptación a la empresa y formación continúa para adaptarse a los distintos  cambios que afecten a la empresa y al entorno. 

7. EL CONTRATO DE TRABAJO 

Es un acuerdo de voluntades mediante el cual una persona con capacidad legal para trabajar (trabajador)  se obliga a realizar personal y voluntariamente un trabajo por cuenta ajena, bajo la organización y dirección  de otra (empresario) a cambio de un salario. 

Elementos: consentimiento, objeto (prestación de servicios a cambio de un salario), duración, forma del  contrato (verbal o escrito), tiempo de trabajo y periodo de prueba. 

TIPOS DE CONTRATOS DE TRABAJO 

1. Indefinido: sin límite de duración y a jornada completa 

2. De duración determinada: duración limitada en el tiempo 

3. A tiempo parcial: jornada inferior a la legal (8 horas/día) 

4. Contratos formativos: en prácticas (para formar a una persona con formación académica) o para  la formación (para trabajadores sin estudios) 

DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES 

- Derechos: profesionales (promoción, formación profesional y al salario), de acción colectiva (unirse  para defender sus intereses, sindicatos) y personales (seguridad en el trabajo, respeto a la intimidad) 

- Obligaciones: respeto a las instrucciones del empresario, cumplir con su puesto de trabajo, observar  las medidas de seguridad y contribuir a la mejora de la productividad. 

SALARIO, JORNADA Y VACACIONES 

El salario se justifica con un recibo llamado nómina que refleja los conceptos por los que se paga y las  deducciones (impuestos, seguridad social). La jornada laboral es el número de horas semanales (máximo  40 horas). El calendario laboral fija la distribución anual de días de trabajo correspondiendo 30 días naturales  de vacaciones. 

8. CONFLICTOS DE INTERESES Y VÍAS DE NEGOCIACIÓN 

Los intereses de trabajadores y empresarios pueden diferir, por lo que es habitual la existencia de conflictos.  Por eso existen canales que posibilitan las negociaciones y acuerdos.

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REPRESENTACIÓN DE TRABAJADORES Y EMPRESARIOS 

- Delegados de personal: representantes de los trabajadores en empresas que tienen entre 10 y 50  trabajadores. Si la empresa tiene más de 50 trabajadores se constituye el Comité de Empresa (nº. de  miembros depende del número total). 

- Sindicatos: organizaciones de trabajadores que tratan de defender sus intereses y mejorar sus  condiciones laborales. Son sus portavoces y negociadores ante la patronal y el gobierno. 

- Patronal: representantes de los empresarios que defienden sus intereses de la misma forma que los  sindicatos defienden los de los trabajadores. 

Convenio Colectivo: acuerdo entre los representantes de los trabajadores y de los empresarios para fijar  las condiciones de trabajo en un ámbito laboral determinado y cuyo cumplimiento es obligatorio para ambas  partes (fuerza de ley). Regula tanto aspectos laborales como económicos. 

Conflicto Colectivo: se da cuando empresarios y trabajadores discrepan en la interpretación de una norma  o cuando existe un conflicto de intereses. Se pueden resolver por mediación (el intermediario propone una  solución), arbitraje (el intermediario impone una solución) o conciliación (el intermediario trata de aproximar  a las partes). Si no hay acuerdo los trabajadores pueden recurrir a la huelga y los empresarios al cierre  patronal como medidas de presión.

2. LA FUNCIÓN DE PLANIFICACIÓN 

Consiste en fijar los objetivos o planes (horizonte al que quiere dirigirse la empresa), las acciones que  debe realizar para alcanzarlos, los recursos que necesita y la ejecución o forma de realizar el plan. Los  planes pueden ser estratégicos o corporativos (afectan a toda la empresa y los saca adelante la  dirección), tácticos (se limitan a una división o sucursal de la empresa) y operativos (sólo afectan a un nivel  inferior, generalmente un departamento). También se puede distinguir, según el horizonte temporal entre  planes a largo plazo (3-5 años) y a corto plazo (1-2 años) 

FASES DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 

a. Diagnostico de la situación de partida: situación actual de la empresa y del entorno, toma de  conciencia de las oportunidades y amenazas (análisis DAFO) 

b. Fijación de los objetivos: concreción de objetivos (metas) que se pretenden alcanzar. 

c. Creación de alternativas: estudio de los diferentes caminos que lleven a la empresa a los  objetivos previstos. 

d. Evaluación de alternativas: evaluar y analizar cada una de las líneas de acción (puntos fuertes  y débiles) y elegir la estrategia competitiva de la empresa

e. Implantar la estrategia mediante planes parciales para las distintas áreas o departamentos de  la empresa: fijar objetivos operativos (resultados que se desean obtener), políticas,  procedimientos, reglas y presupuestos. 

f. Control y determinación de desviaciones: seguimiento y correcciones si es necesario.

6. ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ORGANIZATIVO 

- Escuela clásica (Taylor y Fayol) que dice que la estructura de la empresa puede ser totalmente  planificable y funcionar como un mecanismo de precisión (cada trabajador realiza pocas tareas muy 

repetitivas y controladas, como una máuina). Fue criticada por Chaplin en su película “Tiempos  Modernos”. Está en desuso por ser un tanto inhumana.  

- Escuela de las relaciones humanas que toma en cuenta al factor humano incluyendo motivación,  participación y relaciones de grupo. 

3. Lineal-funcional o línea y staff: combina las dos estructuras anteriores combinando la autoridad  directa con las relaciones de consulta y asesoramiento.  

4. En comité: decisiones y responsabilidad compartidas por un grupo de personas (comité).  5. Matricial: combina la departamentalización por funciones con la departamentalización por proyectos.  

6. Multidivisional: propia de grandes empresas donde hay una estructura organizativa para cada división  (unidad independiente encargada de una zona o de una línea de productos). 

7. En trébol: Organización flexible que tiende a la subcontratación. 

8. En red: Organización muy abierta formada por grupos empresariales interconectados por acuerdos.

4. El ser humano ordinario se habitúa a buscar responsabilidades. La falta de ambición y la  insistencia en la seguridad son, generalmente, consecuencias de la misma experiencia y no  características esencialmente humanas. 

5. La capacidad de desarrollar en grado relativamente alto la imaginación, el ingenio y la  capacidad creadora para resolver los problemas de la organización, es característica de grandes  sectores de la población. 

6. En las condiciones actuales de la vida industrial las potencialidades intelectuales del ser humano  están siendo utilizadas sólo en parte. 

¿QUÉ TEORÍA ES MÁS ACERTADA? 

Aunque la Teoría X, está todavía extendida por muchos directivos, se considera una forma de  pensar obsoleta. McGregor propone la adopción de la Teoría Y para aumentar la motivación de los  empleados. Donald Morton sugiere que la Teoría Y es efectiva con trabajadores con ciertos niveles de  conocimientos que los llevan más allá de los dos primeros niveles de la Jerarquía de Maslow, y que  la Teoría X es frecuentemente más efectiva con el personal que realiza trabajos manuales o rutinarios.

SALARIO, JORNADA Y VACACIONES 

El salario se justifica con un recibo llamado nómina que refleja los conceptos por los que se paga y las  deducciones (impuestos, seguridad social). La jornada laboral es el número de horas semanales (máximo  40 horas). El calendario laboral fija la distribución anual de días de trabajo correspondiendo 30 días naturales  de vacaciones. 

8. CONFLICTOS DE INTERESES Y VÍAS DE NEGOCIACIÓN 

Los intereses de trabajadores y empresarios pueden diferir, por lo que es habitual la existencia de conflictos.  Por eso existen canales que posibilitan las negociaciones y acuerdos.

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REPRESENTACIÓN DE TRABAJADORES Y EMPRESARIOS 

- Delegados de personal: representantes de los trabajadores en empresas que tienen entre 10 y 50  trabajadores. Si la empresa tiene más de 50 trabajadores se constituye el Comité de Empresa (nº. de  miembros depende del número total). 

- Sindicatos: organizaciones de trabajadores que tratan de defender sus intereses y mejorar sus  condiciones laborales. Son sus portavoces y negociadores ante la patronal y el gobierno. 

- Patronal: representantes de los empresarios que defienden sus intereses de la misma forma que los  sindicatos defienden los de los trabajadores. 

Convenio Colectivo: acuerdo entre los representantes de los trabajadores y de los empresarios para fijar  las condiciones de trabajo en un ámbito laboral determinado y cuyo cumplimiento es obligatorio para ambas  partes (fuerza de ley). Regula tanto aspectos laborales como económicos. 

Conflicto Colectivo: se da cuando empresarios y trabajadores discrepan en la interpretación de una norma  o cuando existe un conflicto de intereses. Se pueden resolver por mediación (el intermediario propone una  solución), arbitraje (el intermediario impone una solución) o conciliación (el intermediario trata de aproximar  a las partes). Si no hay acuerdo los trabajadores pueden recurrir a la huelga y los empresarios al cierre  patronal como medidas de presión.