Direcció i Organització d'Empreses: Funcions i Estructures

Unitat 3. Direcció i Organització de l'Empresa

1. Procés Administratiu

El procés administratiu és el conjunt de funcions i activitats que duu a terme l'administració de l'empresa, orientades a l'assoliment dels fins i objectius que s'ha fixat. Aquestes responsabilitats s'anomenen funcions de l'administració o funcions administratives.

• Planificació
• Organització
• Gestió o direcció
• Control

Fases del procés administratiu:

• Fase Mecànica: planificació (fins, objectius, pressupost), organització (divisió del treball, jerarquització i departamentalització)
• Fase Dinàmica: Gestió o direcció (comunicació, lideratge, decisions), Control (mesurament, correcció)

2. Funció de Planificació

Consisteix a fixar uns objectius, marcar estratègies per assolir-los, definir les polítiques d'empresa i establir criteris de decisió, sempre amb la intenció d'aconseguir els fins de la companyia.

Per dur a terme una bona planificació cal:

1. Analitzar la situació de partida
2. Marcar l'objectiu i definir diverses alternatives
3. Analitzar els punts forts i febles de cadascuna
4. Controlar i determinar les desviacions que es produeixin

Quan es volen establir objectius, han de ser:

• Realistes
• Prioritzats
• Han d'assolir el menor nombre de conseqüències imprevistes

2.1. Classificació dels Plans

• Segons l'abast o amplitud: fi o missió, objectius, estratègies, polítiques, procediments, regles, pressupostos
• Segons l'àmbit temporal: plans a llarg termini, a mitjà termini, a curt termini
• Segons la funcionalitat: àrea comercial, de producció, d'inversió i finançament, i de recursos humans

3. Funció d'Organització

És la funció que té com a finalitat dissenyar una estructura en la qual queden definides totes les tasques que ha de fer cada persona que forma part de l'empresa, així com la seva responsabilitat i autoritat. A més, té com a objectiu ordenar el conjunt de relacions que puguin sorgir entre les diverses tasques i entre totes les àrees de funcionament de l'empresa.

Per dissenyar un bon sistema d'organització:

A. La Comunicació a l'Empresa

• Vertical: ascendent i descendent
• Horitzontal: (mateix nivell jeràrquic)

3.1. L'Organització del Treball

És un conjunt de normes que tenen com a finalitat coordinar tots els mitjans a disposició de l'empresa perquè, amb els mínims costos i el mínim esforç, s'assoleixin els objectius marcats prèviament.

3.2. La Divisió del Treball

És un concepte fonamental que es desprèn de les teories sobre l'organització del treball. Fa referència al nombre de tasques diferents en les quals es distribueix el treball necessari per produir un bé o un servei, tasques que han de fer diversos treballadors especialitzats en cadascuna d'aquestes feines amb l'objectiu de millorar l'eficiència.

3.3. L'Organització Formal

Es defineix com l'estructura intencional definida i identificada en la qual l'empresa situa al lloc més convenient cadascuna de les persones que en formen part i que cooperen entre si per assolir els objectius predeterminats.

A. S'estructuren segons: per funcions, per zones geogràfiques, per productes, per processos.

Comunicació entre elements de l'empresa: Relacions lineals, de staff o equip assessor, i funcionals.

B. Models d'organització formal:

• Model lineal o jeràrquic
• Model funcional
• Model en línia i d'assessorament (staff)
• Model matricial

C. Els Organigrames:

Són la representació gràfica de l'estructura de l'organització empresarial d'una manera sintètica i simplificada, i en donen a conèixer les característiques principals:

• Diferenciar els elements que componen l'empresa
• Diferenciar els nivells i les posicions d'autoritat
• Ser fàcils de comprendre
• Ser senzills

a) Es classifiquen segons la forma:

• Organigrama vertical
• Organigrama horitzontal
• Organigrama radial

b) Classificació segons la finalitat:

• Organigrames informatius
• Organigrames d'anàlisi

c) Segons l'extensió:

• Organigrames generals
• Organigrames detallats

d) Segons el contingut:

• Organigrames estructurals
• Organigrames de personal
• Organigrames funcionals

3.4. L'Organització Informal

Es pot definir com el conjunt de relacions personals i socials que no estan preestablertes per la direcció o organització de l'empresa, però que sorgeixen espontàniament quan les persones s'associen entre si.

4. Funció de Gestió o Direcció

Gestionar o dirigir consisteix a intentar que les persones que formen l'empresa facin les tasques necessàries per assolir els objectius del mercat.

Nivells de direcció:

• Alta direcció
• Nivell intermedi
• Nivell de gestió

4.1. Funcions del Directiu. Lideratge

És la capacitat o habilitat que té una persona per influir, induir, animar o motivar d'altres a dur a terme uns objectius determinats, amb entusiasme i per voluntat pròpia.

Tipus de lideratge:

• Lideratge autoritari
• Lideratge democràtic
• Lideratge liberal