Direcció d'Empreses: Planificació, Organització, Gestió i Control

El Procés de Direcció de l'Empresa

Dirigir una empresa consisteix a administrar els recursos materials i humans de què es disposa de la millor manera possible per aconseguir els objectius definits. Les funcions de la direcció de l'empresa són: planificar, organitzar, gestionar i controlar.

1. Funció de Planificació

La planificació consisteix a determinar els objectius que es pretenen assolir i establir les estratègies i feines necessàries per aconseguir-los.

Elements del Pla

En general, un pla està format per diversos elements:

• Objectius: Constitueixen el resultat que s'espera obtenir amb el pla. Quan ens referim al resultat final perseguit per l'empresa parlem de metes, i per aconseguir-les ens fixem una sèrie d'objectius (per a tota l'empresa) i subobjectius (per departaments). A l'hora d'establir objectius cal:
  • Que siguin realistes.
  • Que estudiïn i aprofitin les possibilitats de l'entorn.
  • Establir prioritats entre els diferents objectius i subobjectius i triar sempre la millor alternativa (cost d'oportunitat).
  • Que s'obtinguin amb el mínim de conseqüències imprevistes.
  • Que els seus costos, inclosos els socials, siguin mínims.
  • Disposar dels recursos necessaris per aconseguir-los.

Els objectius han de ser coneguts per totes les persones implicades en la seva consecució i cal motivar-les perquè ajudin al procés d'aconseguir-los.

Polítiques: Són les línies generals que vol seguir l'empresa, com ara produir articles de baix preu per al gran consum, o articles d'elevada qualitat i alt preu per a consumidors d'alt poder adquisitiu. Procediments: Concreten les activitats que cal fer per dur a terme una acció. Ex.: passos que cal seguir per a seleccionar els treballadors. Les empreses que tenen bons procediments actuen amb més eficiència. Regles: Indiquen què es pot fer i què no es pot fer en determinades situacions. Ex.: Normes de seguretat que han d'observar els treballadors al taller. Pressupostos: Són la quantificació monetària dels plans, els ingressos i les despeses previstes. Serveixen per donar prioritats a l'hora d'executar-los.

Horitzó Temporal de la Planificació

Hem de distingir entre:

• Planificació a llarg termini: Es fixen els objectius i directrius generals de l'empresa (nivell estratègic).
• Planificació a mig termini: Es fixen subobjectius per departaments (nivell tàctic).
• Planificació a curt termini: Plans immediats i molt concrets (nivell operatiu).

Nivells de Planificació

• Nivell estratègic: Correspon a l'alta direcció.
• Nivell tàctic: Correspon al nivell intermedi de direcció.
• Nivell operatiu: Correspon a la direcció operativa o de gestió.

2. Funció d'Organització

L'organització de l'empresa consisteix a dissenyar una estructura en què quedin definides totes les tasques que ha de realitzar cada persona que compon l'empresa, així com la seva responsabilitat i autoritat. En una empresa integrada per molt poques persones pot ser relativament fàcil coordinar les activitats que s'han de dur a terme. Però a mesura que l'empresa creix, augmenta la complexitat de les tasques a les quals s'ha d'enfrontar. Cal comptar amb persones que sàpiguen gestionar activitats molt diferents: informàtics, comptables, enginyers..., però tots han de treballar en la mateixa direcció. D'altra banda, l'empresa és, en definitiva, un grup humà, per la qual cosa els seus membres poden establir relacions no previstes en l'estructura organitzativa. Per això distingim entre organització formal i organització informal.

Estructura Organitzativa

L'organització formal és l'estructura organitzativa definida per l'empresa. Qualsevol empresa s'ha d'enfrontar a un conjunt de feines més o menys complex, això implica:

• Dividir l'activitat total de l'empresa en grups d'activitats i assignar a cada persona aquelles tasques per a les quals estigui més capacitada (Divisió del treball).
• Assignar a cada grup de persones encarregades de dur a terme les diferents tasques un responsable.
• Establir els mecanismes per tal que hi hagi una bona coordinació entre tots aquests grups d'activitat (Comunicació).

Aquestes divisions en grups d'activitats, en què s'organitza l'empresa, reben el nom de departaments. Es poden definir diversos departaments segons: les funcions, el tipus de producte, els processos productius, els segments de mercat.

Models Organitzatius

Hi ha diversos models d'estructura organitzativa, entre els quals podem destacar:

• Lineal o jeràrquica: Es basa en l'autoritat directa del cap sobre els seus subordinats.
  • Avantatges: Claredat i simplicitat. Responsabilitats ben definides.
  • Inconvenients: Poc democràtic, poca relació entre departaments, direcció no especialitzada.
• Funcional: Tots els nivells inferiors estan connectats a diversos caps i cadascun d'ells és especialista en la funció que desenvolupa.
  • Avantatges: Més especialització, les ordres arriben directament dels especialistes als empleats.
  • Inconvenients: Possibilitat d'ordres contradictòries.
• Matricial: Combina dues estructures organitzatives, normalment la departamentació per funcions (departament de producció, comercial, recursos humans...) amb la departamentació per: productes, projectes, zones geogràfiques...
  • Avantatges: És una estructura organitzativa flexible ja que pot variar segons augmentin o disminueixin els departaments d'una de les estructures.
  • Inconvenients: Doble dependència jeràrquica.

Concepte d'Staff i de Comitè

• Staff: És un òrgan consultiu. Sol ser especialista en temes legals, laborals o financers i fa d'assessor. No té autoritat sobre ningú ni és manat per ningú, només aconsella i ajuda a prendre decisions als directius. És propi d'estructures lineals o jeràrquiques.
• Comitè: Grup de persones, normalment els caps de departament, que prenen decisions conjuntament. És propi d'estructures funcionals.

Els Organigrames

Un organigrama és la representació gràfica de l'estructura formal de l'empresa i de les seves funcions, dels nivells d'autoritat i dels canals de transmissió d'informació. Perquè un organigrama sigui útil, ha de reunir les característiques següents:

• Ser fàcilment comprensible.
• Presentar els elements importants de l'empresa i incloure la denominació de cada unitat que representa.
• Mostrar la jerarquia existent a l'empresa.

Tipus d'Organigrames

• Segons la forma
  • Verticals: Les unitats amb més autoritat se situen en la posició superior.
  • Horitzontals: Les unitats amb més autoritat se situen a l'esquerra.
  • Radials: Destaquen en el centre els nivells més alts de direcció.
• Segons la finalitat
  • Informatius: Presenten únicament les grans unitats de l'empresa. Pretenen donar-ne una visió general.
  • D'anàlisi: Mostren totes les unitats de l'empresa, fins i tot les més petites, i les relacions entre elles. Són molt detallats.
• Segons l'extensió
  • Generals: Mostren tota l'estructura de l'empresa.
  • Detallats: Presenten només una part concreta de l'empresa.
• Segons el contingut
  • Estructurals: Presenten tan sols les diverses unitats que formen l'empresa.
  • De personal: Expliciten el nom i el càrrec de cada persona.
  • Funcionals: Mostren quines són les funcions de cada unitat.

3. Funció de Gestió

Gestionar és aconseguir que cadascuna de les persones implicades dugui a terme en la forma prevista les activitats que li han estat encomanades i les responsabilitats que se li han assignat. Dins l'empresa pot haver-hi diferents nivells de direcció, però la gestió correspon a l'últim nivell on hi ha els directius que assignen als treballadors les tasques que han de fer i els hi transmeten els mètodes i procediments correctes per a fer-les.

Estils de Direcció

Segons si es dirigeix d'una manera o d'una altra, es pot augmentar o disminuir el rendiment de les persones. L'estil de direcció purament autoritari es caracteritza per dirigir amb ordres imperatives. L'estil democràtic tendeix al treball en equip i a la intervenció creativa dels treballadors.

Les Teories X i Y (Douglas McGregor)

Douglas McGregor va elaborar dues teories, X i Y, que descriuen l'estil de direcció segons la visió que els directius tenen dels seus treballadors.

Teoria X	Teoria Y
Les persones se senten escassament motivades per la seva feina. Prefereixen no assumir responsabilitats. No volen canvis, prefereixen mètodes coneguts.	Les persones se senten motivades per la seva feina. Tenen ambició, imaginació i creativitat. Els hi agrada assumir responsabilitats. Es senten responsables dels resultats de la seva feina.

L'adopció de la teoria X implica que el directiu tendirà a ser autoritari. L'adopció de la teoria Y implica que el directiu tendirà a ser democràtic i a delegar les seves responsabilitats. En ocasions, el directiu pot arribar a donar una gran llibertat als treballadors, facilitant únicament informació sobre què cal fer i no intervenint en res més (Laissez faire). La realitat, però, és molt variada. Per aquest motiu, l'estil de direcció s'haurà d'adaptar a les característiques del grup humà existent i al tipus de tasca que s'ha d'executar.

És important motivar els treballadors i per això cal:

• Que els directius puguin delegar responsabilitats i, així, les persones puguin decidir accions que afecten a la seva feina.
• Que els treballadors sàpiguen què s'espera de la seva feina i que els la reconeguin quan la fan ben feta.
• Que els sous siguin adequats a la feina.
• Es donin facilitats per formar-se i reciclar-se.

4. Funció de Control

Controlar consisteix a verificar que tot surti tal com s'havia previst en la planificació. Cal comparar els resultats obtinguts amb els objectius planificats, determinar les desviacions que s'han produït i establir mesures per a corregir les desviacions, bé modificant els procediments perquè no són els adequats, o bé modificant la planificació per la impossibilitat d'obtenir l'estàndard esperat.

Fases del Procés de Control

• Fixar els valors estàndard (normals): com a resultat d'observacions anteriors o per observació d'altres empreses similars.
• Comparar els valors obtinguts amb els valors estàndard.
• Determinar els motius de les possibles diferències.
• Adoptar les mesures necessàries per a corregir les desviacions.

Tècniques de Control

• L'auditoria.
• El control pressupostari.
• Tècniques estadístiques.