Diagramas de Flujo: Representación Gráfica de Procesos

Definición

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso se representa por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso.

Tipos de Diagramas de Flujo

• Diagramas de flujo de documentos: Muestran el flujo de documentos a través de una compañía u organización y entre departamentos internos.
• Diagramas de flujo detallados: Suministran una imagen muy comprensiva del proceso desde el principio hasta el fin al ilustrar cada paso y las actividades adicionales que ocurren a lo largo del camino a través del proceso. Este tipo de diagrama de flujo es utilizado para resolver problemas y cuando las compañías quieren implementar mejores estándares de eficiencia.
• Diagramas de flujo de información: Muestran cómo el flujo de información es controlado a través de un sistema o compañía. Estos diagramas son creados en órdenes lógicos con gráficos o imágenes.
• Diagramas de flujo de alto nivel: También referidos como diagramas de primer nivel o de arriba hacia abajo, muestran los pasos mayores que ocurren en un proceso. El diagrama muestra cada paso y el resultado del mismo, y el producto o servicio que sale de realizar el paso particular en el proceso, como también los pasos adicionales que necesitan ser llevados a cabo por cada proceso realizado.

Reglas y Uso de los Diagramas de Flujo

1. Los diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo o de derecha a izquierda.
2. Los símbolos se unen con líneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la dirección en que fluye la información. Los procesos deben utilizar solamente líneas de flujo horizontal y vertical, nunca en diagonal.
3. Se debe evitar el cruce de líneas, solo se pueden utilizar conectores para esto. Se debe tomar en cuenta que solo cuando sea estrictamente necesario se utilicen conectores.
4. No deben quedar líneas sin conectarse.
5. Todo texto escrito dentro de un símbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.
6. Todos los símbolos no pueden tener más de una línea de salida, a excepción del símbolo final.
7. Solo los símbolos de decisión pueden y deben tener más de una línea de flujo de salida.

Ventajas de los Diagramas de Flujo

• Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.
• Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.
• Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
• Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Desventajas de los Diagramas de Flujo

• Puede ser ineficiente en ciertos casos.
• Puede consumir bastante tiempo de computadora.
• Requiere de muchas lecturas/escrituras en memoria.
• No se elaboran con base en los principios de la programación estructurada, ilustran el flujo del programa, pero no su estructura.
• Puede requerir de un espacio considerable y contar con demasiadas ramificaciones.
• Los símbolos utilizados han sido normalizados por el Instituto Norteamericano de Normalización (ANSI).

Importancia de los Diagramas de Flujo

Los diagramas de flujo son enormemente relevantes en distintas áreas técnicas en donde es necesario dejar asentado de forma comprensible una determinada secuencia de pasos. En efecto, de esta manera es fácilmente esquematizable un determinado proceso lógico que puede ser de utilidad para algún tipo de tarea. Así, actividades como la ingeniería industrial o la programación suelen hacer uso de este tipo de herramientas con cierta recurrencia dada la utilidad que tiene para estos propósitos. Cuando alguien genera una determinada estructura lógica que resuelve un determinado problema, pueden existir trabas a la hora de mostrar a un tercero esta secuencia debido a su complejidad; los diagramas de flujo ayudan a solucionar esta circunstancia.