Diagramas de Flujo y Gantt: Optimización de Procesos y Proyectos

Diagramas de Flujo

Los diagramas de flujo o flujogramas son representaciones gráficas que emplean elementos geométricos para representar secuencias de un proceso. Permiten describir la secuencia y la interacción de las distintas etapas de un procedimiento.

Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos de una actividad dentro de una organización y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y fin del proceso.

Las personas que no están directamente involucradas en los procesos de realización del producto o servicio, tienen imágenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad. Para ello es imprescindible la utilización del diagrama de flujo, una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa está ahora disponible para ser analizado, no sólo por quienes lo llevan a cabo, sino también por todas las partes interesadas que aportarán nuevas ideas para mejorarlo.

Otras Definiciones Importantes

Según Gómez Cejas, Guillermo (1997): "El flujograma es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc."

Según Chiavenato Idalberto (1993): "El flujograma o diagrama de flujo es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de su ejecución."

Según Gómez Rondón Francisco (1995): "El flujograma o diagrama de flujo es la representación simbólica o pictórica de un procedimiento administrativo."

Importancia de los Diagramas de Flujo

Son de suma importancia en las organizaciones, ya sean grandes o pequeñas, porque ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento o parte de este. El diagrama de flujo, como su nombre lo indica, representa el flujo de información de un procedimiento.

En la actualidad, los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas o departamentos como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.

Son importantes en toda organización y departamento, ya que permiten la visualización de las actividades innecesarias y verifican si la distribución del trabajo está equilibrada, es decir, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo para algunas mientras otras trabajan con mucha holgura.

De igual modo, estas representaciones geométricas son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al analista a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, y le ayuda a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración.

Ventajas de los Diagramas de Flujo

1. Ayudan a comprender un proceso o varios simultáneamente a través de un dibujo representado por figuras geométricas. El cerebro humano procesa con facilidad los dibujos. Un buen diagrama de flujo es como un resumen de varias páginas de texto.
2. Permiten identificar con mayor facilidad los problemas y las oportunidades de mejora en cada uno de los procesos representados. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella y los puntos de decisión.
3. Muestran la relación cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.
4. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

Desventajas de los Diagramas de Flujo

1. Los diagramas complejos y detallados suelen ser laboriosos en su planteamiento y diseño.
2. Las acciones a seguir tras la salida de un símbolo de decisión pueden ser difíciles de seguir si existen diferentes caminos.
3. No existen normas fijas para la elaboración de los diagramas de flujo que permitan incluir todos los detalles que el usuario desee introducir.

Símbolos Empleados en los Diagramas de Flujo

Los símbolos tienen significados específicos y se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas.

Los símbolos más comunes son:

a) Acciones: Una acción (etapa del proceso) se representa con un rectángulo dentro del cual se describe breve o sintéticamente el acontecimiento.

b) Traslado o Transporte: Para representar traslado o desplazamiento o señalar el sentido del procedimiento, se utilizará una flecha.

c) Formulario o Documento: Para representar formularios, correspondencia, expedientes, comunicaciones, etc., se utiliza un rectángulo con base cortada por curva semisinoidal, anotando en su interior los rasgos del documento. Si el documento tuviera varias copias, éstas se graficarán en forma escalonada una tras otra, en la parte posterior derecha del original. Distintos documentos con sus respectivas copias en un mismo expedientillo, los rectángulos semisinoidales se graficarán sucesivamente.

d) Inspección o Verificación: Para representar una acción vinculada a una inspección, control o monitoreo, se representa con un cuadrado semicírculo a uno de sus lados horizontales en relación al flujograma en su totalidad.

e) Archivo o Almacenamiento: Para representar el almacenamiento o archivamiento de un documento o de un bien, se grafica con un triángulo con el vértice hacia abajo. Puede haber almacenamientos transitorios o definitivos.

f) Dinero en Efectivo, Cheques: Se utiliza la figura del pabellón de una bandera dentro del cual se anotará el símbolo que corresponda.

g) Decisión: Rombo dentro del cual se describirá la acción a decidirse. En los ángulos se colocarán las alternativas. En el caso que se presenten decisiones en forma escalonada, se graficarán rombos sucesivos.

h) Inicio y Término: Para representar el inicio o término de un diagrama de flujo, se utiliza la figura de un rectángulo con los extremos semicirculares.

i) Conector: De página, para unir o continuar el diagrama de flujo en la página siguiente, se usará un pentágono pequeño. De proceso, se usará un círculo al pie del paso del proceso inicial y otro unido al proceso siguiente, colocando en el interior un número referencial donde fluye el proceso.

j) Bienes, Mercaderías: Las mercaderías, maquinarias, se representarán con la figura de un pequeño cubo dentro del cual se especificarán las características del bien.

Pasos para Construir un Diagrama de Flujo

1. Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
2. Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
3. Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
4. Identificar y listar los puntos de decisión.
5. Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
6. Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

Enfoque Macro y Micro de los Diagramas de Flujo

Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de información requerida por el usuario del mismo.

Probablemente la dirección de la empresa no esté interesada en los detalles y le sea suficiente una descripción genérica del proceso. Este es el caso de un diagrama de flujo a nivel macro.

En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitación de nuevos empleados o la búsqueda de oportunidades de mejora, será necesario disponer de una descripción detallada del proceso; en este caso hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro.

Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de detalles.

Introducción al Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una herramienta que permite modelar la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue inventada por Henry L. Gantt en 1917.

Debido a su relativa facilidad de lectura, esta herramienta es utilizada por casi todos los directores de proyecto en todos los sectores. El diagrama de Gantt permite realizar una representación gráfica del progreso del proyecto, y también es un buen medio de comunicación entre las diversas personas involucradas en el proyecto.

Este tipo de modelo es particularmente fácil de implementar con una simple hoja de cálculo, pero también existen herramientas especializadas, la más conocida es Microsoft Project. También existen equivalentes de este tipo de software que son gratis.

Cómo Crear un Diagrama de Gantt

En un diagrama de Gantt, cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas representan los días, semanas o meses del programa, dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultáneamente.

Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha que desciende de las tareas más importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la más importante.

A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalización. Así, es posible obtener una visión general del progreso del proyecto rastreando una línea vertical a través de las tareas en el nivel de la fecha actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta línea; las tareas que aún no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se están llevando a cabo atraviesan la línea. Si la línea está cubierta en la parte izquierda, ¡la tarea está demorada respecto de la planificación del proyecto!

Idealmente, un diagrama como este no debe incluir más de 15 o 20 tareas para que pueda caber en una sola hoja con formato A4. Si el número de tareas es mayor, es posible crear diagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las tareas principales.

Acontecimientos

Adicionalmente, es posible que los eventos más importantes, que no sean las tareas mismas, se muestren en la planificación como puntos de conexión del proyecto: estos se denominan acontecimientos.

Los acontecimientos permiten que el proyecto se realice en fases claramente identificables, evitando que se prolongue la finalización del mismo. Un acontecimiento podría ser la producción de un documento, la realización de una reunión o el producto final de un proyecto. Los acontecimientos son tareas de duración cero, representadas en el diagrama por un símbolo específico, frecuentemente un triángulo invertido o un diamante.

Recursos

Generalmente es posible (y útil) mostrar referencias en el diagrama, humanas o materiales, para permitir calcular el tiempo restante y tener una idea del costo global.

Para ser más concisos, por lo general sólo serán necesarios las iniciales o los nombres de los responsables.

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

INSTITUTO TÉCNICO LUISA CÁCERES DE ARISMENDI

CARACAS-VENEZUELA

FLUJOGRAMA Y GRÁFICA DE GANTT

BACHILLERES:

ÁNGULO RUBÉN

ARZA MARÍA

HERNÁNDEZ INDRIANA

TONITO MARY

CARACAS, 12 DE AGOSTO DE 2014