Descripciones de Puestos y Perfiles de Competencias: Claves para la Gestión de Talento

La Importancia de la Descripción de Puestos

La descripción de puestos hace referencia a las tareas, deberes y responsabilidades de un cargo, siendo el proceso de estructuración del trabajo y de designación de las actividades laborales concretas de un individuo.

Métodos para la Recopilación de Información

Para elaborar una descripción de puestos precisa y completa, es fundamental recopilar información de diversas fuentes. A continuación, se detallan los métodos más comunes:

• Entrevista (más fiable): La información se obtiene a partir de una entrevista con el titular del puesto. Esta entrevista puede ser individual o colectiva (reunión con un grupo de trabajo).
• Entrevistas al superior jerárquico: En esta técnica, la entrevista no se realiza con el ocupante del puesto, sino con un superior jerárquico de este, quien aporta los datos requeridos.
• Cuestionario (más rápido): Es mucho más económico en cuanto al tiempo de dedicación requerido. Este método implica la elaboración de un documento o formulario de toma de datos, que debe ser remitido y completado por el ocupante del puesto.
• Comités de expertos: Aunque costoso y lento, el método de recabar la opinión de un grupo de expertos reunidos ex profeso para analizar un puesto permite un alto grado de seguridad en el resultado obtenido.
• Observación directa: Un método más lento y no necesariamente muy eficaz, ya que tareas de relevancia pueden realizarse de forma puntual.
• Cuaderno de bitácoras: El trabajador describe su actividad diaria y se contrasta con la de sus compañeros.

El Descriptor de Cargo: Beneficios Clave

Un descriptor de cargo bien elaborado ofrece múltiples beneficios para la organización y sus colaboradores:

Beneficios para Recursos Humanos (RRHH)

1. Define funciones claramente.
2. Reconoce la estructura y jerarquía de los departamentos.
3. Promueve la equidad salarial funcional.
4. Facilita la función del departamento de selección.
5. Detecta necesidades de formación para cada puesto.

Beneficios para el Trabajador

1. Aporta claridad de funciones.
2. Mejora la organización del tiempo y el trabajo.
3. Contribuye a la reducción de efectos psicológicos negativos en el clima laboral.
4. Fomenta el desarrollo de carrera.

Beneficios para Responsables de Área o Línea

1. Define la estructura y distribuye las tareas.
2. Establece los recursos materiales necesarios.
3. Permite identificar el rendimiento y las carencias, determinando planes de formación o estableciendo planes de desarrollo.
4. Establece una estructura salarial jerárquica sin descompensaciones, que pueden generar desmotivación y un mal clima laboral.
5. Permite una evaluación objetiva del desempeño.

Elementos Esenciales de un Descriptor de Puesto

Un descriptor de puesto completo debe incluir los siguientes apartados:

• Denominación del puesto: Conlleva connotaciones de estatus dentro de la organización. Es importante que la denominación del puesto ofrezca alguna indicación de las principales obligaciones que el puesto conlleva y que indique el nivel jerárquico relativo.
• Datos de identificación / Sección: Departamento, sección, etc., donde se ubica el puesto.
• Ubicación en la estructura: Situación jerárquica en el organigrama y dependencia jerárquica.
• Reseña breve: Misión y/u objetivos del cargo. Un resumen conciso del contenido del puesto en muy pocas líneas.
• Tareas y funciones principales: Se trata de lo esencial de la descripción del puesto de trabajo. Normalmente es una lista detallada de funciones y tareas asociadas.

El Perfil de Competencias para un Puesto

El perfil de competencias para un puesto es un listado de las competencias esenciales requeridas, así como los niveles de exigencia de cada una de ellas, para alcanzar un rendimiento óptimo de un trabajador o un profesional en particular.

Procedimientos para Diseñar Perfiles de Competencias

Los procedimientos para diseñar perfiles se pueden resumir en dos tipos, de acuerdo con el grado de profundidad deseado:

• Perfil desarrollado
• Perfil simplificado

Perfil Desarrollado

A través de este proceso, se describe el perfil del puesto según la situación actual en distintos apartados. La recopilación de la información se realiza mediante entrevista con directivos y personas clave de la organización. Se describen y analizan los siguientes aspectos:

• Actividades o funciones
• Formación necesaria: básica, específica, idiomas, experiencia, etc.
• Competencias: conocimientos específicos, aptitudes, habilidades y actitudes.

Este proceso tiene la característica de no requerir necesariamente la definición previa del mapa de competencias, ya que en las entrevistas se puede recabar esta información al mismo tiempo que se diseñan los perfiles profesionales.