Descripción y Organización de Archivos: Claves para la Gestión Documental

La gestión documental efectiva se basa en tres pilares fundamentales: la recopilación de información, la conservación de dicha información y la difusión de la misma. La difusión se lleva a cabo mediante instrumentos de descripción como guías, inventarios y catálogos, siendo la guía o el inventario los primeros en realizarse, seguidos por el catálogo.

Teodoro Schellenberg es reconocido como el autor del término "descripción" en el contexto archivístico. La descripción es la tarea específica que abarca las diversas actividades del archivero para elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos en general y a los documentos en particular.

Beneficios de la Descripción Documental

Las tareas de descripción benefician a:

• La institución productora de los documentos.
• El investigador, al proporcionarle información para acceder a los fondos.
• El archivero, al permitirle conocer el contenido de su fondo.

Antes de realizar la descripción documental, el archivero debe efectuar un análisis del fondo, serie o documentos de archivo con el fin de sintetizar la información y ofrecerla a los interesados. La descripción actúa como un puente entre el documento y los usuarios. Un archivo sin instrumentos de descripción dificulta el acceso a la información para los investigadores.

Características de la Descripción Documental

La descripción debe ser:

• Exacta: El investigador confía en la precisión del archivero.
• Mesurada: Capacidad para resumir la información relevante.
• Oportuna: Facilitar la información en momentos clave, como efemérides o acontecimientos relevantes.

La descripción es el medio empleado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos. Aunque difieren en la práctica, es aconsejable realizar una buena planificación. Es crucial no confundir las tareas de descripción documental con la explotación de datos para la investigación.

Importancia de la Descripción Documental: Opiniones de Expertos

Michel Ducheim: «Sin una descripción adecuada, los archivos son como una ciudad desconocida sin plano, como el cofre de un tesoro sin llave. Un instrumento de descripción erróneo o imperfecto puede engañar gravemente al investigador, sea por falsa interpretación de los datos, sea por falta de informaciones referentes al origen y a la historia de los documentos».

Aurelio Tanodi: «Los archivos son prácticamente incontrolables e inaccesibles o de consulta sumamente difícil, si no cuentan con instrumentos de control, de consulta o de investigación».

Relación entre Descripción y Organización de Fondos

La descripción documental está estrechamente relacionada con la organización de un fondo, condicionada por los diferentes niveles de información: fondo, sección, serie y pieza documental. A cada nivel le corresponde un tipo específico de descripción:

• Archivo → Guía
• Fondo → Guía
• Sección de Archivo → Guía - Inventario
• Sección de Fondo → Guía – Inventario
• Series Documentales → Inventario
• Series Documentales → Catálogo

Junto a estos instrumentos de descripción, se encuentran elementos auxiliares como los índices, que no guardan relación directa con las agrupaciones documentales, sino con los resultados de la descripción.

Organización de Fondos: Principios y Criterios

La organización del fondo consiste en separar la documentación para ordenarla según una serie de criterios, atendiendo a la naturaleza del documento (administrativo, económico, expedientes personales, etc.), así como al Principio de Procedencia.

Pedro López define la organización de fondos como la operación intelectual y mecánica por la que diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información. La clasificación (operación intelectual) debe ser realizada por un archivero profesional, mientras que la ordenación (operación mecánica) puede ser realizada por cualquier persona.

Con estas operaciones se elabora un cuadro de clasificación de fondo, donde cada documento se relaciona con el departamento o institución que lo ha producido. Estas tareas son de suma importancia, ya que es imposible elaborar instrumentos de descripción en un archivo desorganizado. La desorganización conlleva problemas de conservación documental, que es el inicio de la destrucción de documentos y del descontrol para el archivero.