Descripción Archivística Multinivel: Fundamentos y Evolución

La descripción multinivel (I): fundamentos teóricos

1. La evolución del concepto de descripción archivística

Con la clasificación se establece una estructura intelectual para los fondos documentales, una estructura que permite organizar los documentos. Mediante el cuadro de clasificación no es posible encontrar un documento determinado. Para facilitar la búsqueda y localización de documentos concretos es preciso llevar a cabo otra actividad: la descripción archivística.

Se pueden diferenciar dos grandes etapas:

1. La que se extiende hasta principios de los años 90.
2. La que se inicia a partir de los años 90, tras la aparición de las primeras normas internacionales de descripción archivística.

Hasta los años 90 predomina un concepto de descripción más centrado en el resultado que en la actividad (es decir en los instrumentos de descripción). Describir es elaborar instrumentos de descripción. La definición que presenta el Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura es que la descripción es la “fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de archivos”.

Tras la aparición de las primeras normas internacionales de descripción archivística, a principios de los años 90, se produce un cambio en el concepto, y se centra más en la actividad. Describir es elaborar representaciones de unidades de descripción.

Según la Norma ISAD (G), la descripción es la “elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, de las partes que la componen, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, así como su contexto y el sistema que los ha producido”.

Según el proyecto CUSTARD, es “el proceso de captura, colación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los fondos de instituciones archivísticas y el contexto y los sistemas de gestión documental de los que esos fondos fueron seleccionados”.

2. La descripción tradicional: los instrumentos de descripción

Los instrumentos de descripción han sido los medios usados tradicionalmente para facilitar el acceso a los documentos.

2.1. Las guías

Son instrumentos de descripción que tienen la finalidad de orientar al usuario sobre los fondos y colecciones de uno o de varios archivos, proporcionando información general sobre la documentación, los productores, el archivo y los instrumentos de descripción. Persiguen los siguientes fines:

1. Informar a los usuarios sobre los servicios que presta uno o varios archivos.
2. Orientar a los usuarios sobre la documentación conservada.
3. Proporcionar a los usuarios información sobre los instrumentos de descripción disponibles para la consulta de los fondos.

La profundidad de una guía puede variar: existen guías generales, que proporcionan información orientativa de carácter global y existen guías detalladas, que presentan la información de forma pormenorizada.

De acuerdo a su cobertura geográfica existen guías que recogen información de los archivos situados en los distintos niveles de organización administrativa. Estas guías colectivas reciben el nombre de censo-guía. Existen censos de archivos de carácter autonómico.

Existen guías sobre un tema o una materia determinada. Reciben la denominación de guías de fuentes.

2.2. Los inventarios

Son instrumentos que describen las unidades que componen las series de un fondo documental reproduciendo la estructura del cuadro de clasificación, y proporcionando la descripción de la unidad, la fecha y la signatura. Se encuentra estructurado en tres partes: 1) introducción con la historia del productor y el cuadro de clasificación; 2) inventario documental; 3) índices. Presenta las siguientes características:

1. Se ha considerado que el inventario tiene dos funciones:
   • Localizadora y de control (para el archivero). Para saber qué documentación custodia y cómo está organizada.
   • Orientadora (para el investigador). Para informar sobre el contenido de la documentación y su localización.
2. El nivel de detalle de la descripción puede variar. Puede ser muy general, describiendo globalmente las series documentales, o detallado, describiendo cada documento de forma pormenorizada.
3. La elaboración del inventario exige un trabajo previo de organización de la documentación.
4. La elaboración de un inventario exige un estudio en profundidad del productor de los documentos.

Para Carmen Pescador la tipología es variada, diferenciaba los siguientes tipos:

1. Inventario somero. Describe globalmente grandes cantidades de documentos. Presenta los datos: descripción, signatura y fechas.
2. Inventario descriptivo. Dedicado a los fondos documentales que tienen más interés. Presenta un breve resumen de contenido.
3. Inventario analítico. Desciende a la descripción de unidades documentales, proporcionando una descripción detallada que incluye datos de descripción externa.
4. Inventario mixto. Las descripciones se hacen a distintos niveles. Los documentos más importantes son descritos a nivel analítico y el resto a nivel somero o descriptivo.
5. Inventario de documentos especiales. De documentos no textuales.
6. Inventario especial. Inventario de partes de un documento.

En definitiva, la característica que define un inventario es la misma: presenta la información estructurada de acuerdo al esquema del cuadro de clasificación.

2.3. Los catálogos

Son instrumentos que describen unidades documentales, seleccionadas y organizadas libremente por su autor, proporcionando información detallada sobre sus caracteres externos e internos y sobre su localización. Presentan las siguientes características:

1. Describen unidades documentales, bien simples (documentos), bien compuestas (expedientes).
2. Son subjetivos, ya que la selección de los documentos incluidos en el catálogo y su organización interna dependen del criterio del autor, quien puede seleccionar documentos de una misma tipología, sobre un mismo tema, un período determinado.

Dentro del catálogo las descripciones pueden ser organizadas del modo que el autor considere apropiado (cronológicamente, alfabéticamente, en orden jerárquico…).

3. Proporciona los datos de localización (la signatura) de los documentos descritos.

Desde el punto de vista archivístico es el menos recomendable por dos razones:

• Porque su elaboración es larga y costosa.
• Porque no describe los documentos respetando el principio de procedencia, sino según los criterios de la persona que los elabora.

Sólo se recomienda para los siguientes documentos:

1. De especial valor histórico.
2. Raros y curiosos.
3. Especiales (planos, sellos, dibujos, fotografías…).
4. Muy demandados en los archivos.
5. Series desmembradas.
6. Colecciones documentales.
7. Exposiciones.

Deben ser documentos que tengan importancia histórica o administrativa, que tengan un volumen limitado y, relativo a un período cronológico concreto.

3. La descripción multinivel

3.1. Concepto

La descripción multinivel es una técnica de análisis documental consistente en describir un fondo y las partes que lo integran mediante los elementos apropiados para cada nivel, relacionando las descripciones resultantes de manera jerárquica.

Consiste en describir un fondo y los niveles, que se encuentran dentro de él, hasta llegar al nivel de documento.

3.2. Principios

Fueron establecidos por la comisión responsable de la elaboración de las normas de descripción en el año 1992. Es un breve documento que recoge una serie de nociones teóricas de carácter general, para comprender los fundamentos de la aplicación de la norma ISAD (G):

1. Los principios de la descripción se basan en el principio de procedencia.
2. La organización es una actividad previa a la descripción.
3. Se establece el concepto de unidad de descripción. Una unidad de descripción es cualquier entidad archivística organizada.
4. Antes de iniciar la descripción es preciso determinar cuáles son las unidades o entidades que deben ser descritas.
5. El fondo es la unidad de descripción más amplia.
6. Las demás unidades de descripción siempre se tratarán como componentes de un fondo.
7. La presentación de las descripciones debe ser jerárquica. Debe proceder de lo general a lo particular.
8. La elaboración de las descripciones debe ser analítica.
9. El fondo puede ser descrito de forma individual o también pueden ser descritas las partes que lo integran.
10. Información sobre los productores. En la descripción es preciso incluir información sobre la procedencia de los documentos. Es preciso presentar información sobre los productores.

3.3. Niveles

Los diferentes niveles de descripción coinciden con los niveles de organización documental. En el Manual de Descripción Multinivel se distinguen dos tipos de niveles:

1. Niveles intelectuales. Niveles definidos por el archivero en el proceso de organización documental. Son los niveles superiores (fondo, 1º División de fondo, 2º División de fondo, 3º División de fondo, serie y subserie).
2. Niveles físicos. Niveles establecidos desde el punto de vista físico. Son los niveles inferiores (fracción de serie, unidad documental compuesta, unidad documental simple y componente documental), se trata de los siguientes:
   • FRACCIÓN DE SERIE: es una unidad de instalación (caja, legajo, libro, carpeta…).
   • UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA. Es decir expediente.
   • UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE. Es decir documento.
   • COMPONENTE DOCUMENTAL. Parte de un documento.

Dependiendo del nivel que tratemos distinguimos dos tipos de descripciones:

1. Macrodescripciones. Son las descripciones de los niveles intelectuales. De carácter colectivo, que presentan información relativa al nivel objeto de descripción y a los niveles inferiores.
2. Microdescripciones. Son las descripciones de los niveles físicos. Son descripciones individuales, relativas al nivel descrito.

3.4. Reglas de descripción multinivel

La norma ISAD (G) presenta las siguientes reglas teóricas:

1. Regla de descripción de lo general a lo específico. Las descripciones deben presentarse en orden jerárquico descendente, comenzando por el fondo hasta alcanzar el nivel de descripción más detallado que sea preciso.
2. Regla de información pertinente según el nivel de descripción. En cada nivel es preciso proporcionar la información que afecte solamente a ese nivel.
3. Regla de vinculación de las descripciones. Cada descripción debe estar vinculada con el nivel inmediatamente superior.
4. Regla de no repetición de información. Toda información proporcionada en un nivel superior no será repetida en los niveles inferiores. Por esta razón a medida que descendemos en la descripción de niveles inferiores, las descripciones resultantes son también más reducidas.