Desarrollo y Gestión de Colecciones Bibliotecarias en la Era Digital

Introducción, Concepto y Desarrollo Histórico de las Colecciones. Tecnologías de la Información y Comunicación

1. INTRODUCCIÓN

Definir qué es una colección de materiales de una biblioteca es algo complejo que implica dos aspectos iniciales. La colección es un soporte fundamental para los servicios de la biblioteca y centra gran parte del trabajo bibliotecario. A veces nos encontramos con la expresión “fondo bibliográfico” o “colección bibliotecaria”. Las bibliotecas deben contar con una colección coherente, equilibrada y adecuada a las necesidades de la comunidad a la que prestan servicios. Hoy hay que tener presente la colección virtual (nos ahorra problemas de espacio y económicos) y trabajar en un entorno de cooperación. El éxito de la biblioteca depende en parte de la colección, de que esté bien representada en todos los soportes sin que haya ausencia de libros esenciales ni repetitivos.

Concepto de colección bibliotecaria

“El conjunto de recursos que la biblioteca pone a disposición de sus usuarios para que éstos accedan a la información. La suma de los documentos disponibles en la propia biblioteca en los distintos soportes, además de otros a los que la biblioteca facilita el acceso por medio del préstamo interbibliotecario o de recursos electrónicos en línea” --- refleja las características actuales de una colección.

“La colección debe entenderse como un bien de uso orientado al servicio, y no tanto como un bien inventariable y de conservación, salvo en lo que concierne al patrimonio bibliográfico y a la colección local” (Pautas españolas sobre los servicios de bibliotecas públicas, 2002).

“Acumulación de recursos de información desarrollada por profesionales de la información, dirigida a una comunidad de usuarios o a un conjunto de comunidades” (Lee, 2000).

2. DESARROLLO Y GESTIÓN DE LA COLECCIÓN. SUS ELEMENTOS Y COMPONENTES

2.1. Concepto y desarrollo histórico

Existe ambigüedad respecto al uso de las expresiones desarrollo o gestión (aplicado a la colección). Algunos autores consideran que el desarrollo es la disciplina que se dedica a establecer principios y objetivos generales; otros, que la gestión abarca apartados más concretos; y otros, que no existe diferencia entre gestión y desarrollo, ya que abarcarían toda la tarea de la gestión de la información.

Ejemplos de definiciones:

El desarrollo de la colección es el proceso de planificar, construir y mantener los recursos de información de una biblioteca de modo que sea eficiente en su coste y relevante para sus usuarios (Gabriel, 1995).

“Hablamos de gestión o desarrollo de la colección para referirnos a todo lo relacionado con su planificación, formación, evaluación y mantenimiento. Abarca varias actividades como la determinación de los criterios de selección, evaluación de necesidades, procesos de adquisición, estudios del uso de la colección, evaluación, cooperación para compartir recursos, conservación y expurgo” (Gómez Hernández, 2002).

El estudio sistemático y en profundidad de las colecciones se inicia en los años 50 (s. XX) con la “selección y adquisiciones”. Se buscaba determinar las fuentes más adecuadas para elegir los libros y qué procedimientos se llevarían a cabo.

A finales de los años 60 (s. XX) surge un enfoque más amplio, el “desarrollo de colecciones”, que se empieza a dar en las bibliotecas públicas de EE. UU. Se preocupan de definir previamente las unidades de información y existe una mayor preocupación por el tipo de usuario.

En los años 80 (s. XX) aparece la “gestión de la colección” (concepto paraguas), que se mantiene en la actualidad. También se le llama “desarrollo y gestión de colecciones”.

2.2. Elementos y componentes

La gestión de colecciones implica:

• La definición de la fisionomía (peculiaridades/características) documental de una biblioteca.
• La identificación de las fuentes de información a través de las cuales controlar la producción editorial corriente.
• La selección atenta y meditada de los documentos a adquirir.
• El trabajo de tratamiento y medición de los documentos introducidos en la colección.
• El control constante del uso.
• La continua renovación de la oferta, por una parte, a través de la eliminación de todo lo que no sea funcional a la satisfacción de la demanda.

Evans (1995)

Propone los siguientes elementos:

• Análisis de la comunidad: conocer a los usuarios a los que sirve la biblioteca.
• Política de la colección (Normas y estándares).
• Selección.
• Adquisición: todas las rutinas que se han llevado a cabo.
• Expurgo: mantener la colección actualizada y vigente.
• Evaluación: ver qué materias están representadas en la biblioteca y si responden a las guías de las bibliotecas.

2.3. Políticas de la colección

Es necesario programar la fisionomía y el crecimiento de una colección.

Pasos (Futas, 1995):

• Se fija en la tarea del grupo de trabajo encargado de la planificación de la colección. Primero se define ese grupo de trabajo.
• Recogida de datos e informaciones sobre las cuales tomar correctamente las decisiones.
• Elaboración de un documento de policy statement - un tipo de informe que establece cómo debería ser la colección o las políticas.
• Aplicar los contenidos de dicho documento programático.

2.3.1. La carta de colecciones

Una colección orgánica y coherente con los objetivos de la biblioteca no se improvisa --- se necesita una “carta de colecciones”. En ella se explican y se comunican los objetivos de la política de las colecciones, vinculándose a los fines generales de la estructura a todo el personal.

Propuesta de la American Library Association (índice):

• Fines institucionales de la biblioteca.
• Normas y reglamentos que la biblioteca está obligada a respetar con relación a las adquisiciones.
• Sector o sectores que la biblioteca pretende cubrir.
• Perfil de la comunidad a la cual se prestará servicios.
• Tipología de las necesidades que se pretende satisfacer.
• Capacidad óptima de la colección.
• Prioridades a seguir para el reparto de los recursos.
• Estrategias de cooperación.

Importancia de la carta: algunos rasgos generales. Se puede dar a conocer a los usuarios para que den sus sugerencias, se elabora de manera colectiva y en un periodo quincenal, con lenguaje claro y no muy técnico, se puede revisar y actualizar.

Contenido propuesto (Someline, 2010):

• Fines institucionales de las bibliotecas, de los fondos de las bibliotecas y de sus colecciones.
• Perfil de la comunidad. Redactar un apartado donde se explicite.
• Un análisis detallado del distrito de usuario al cual las bibliotecas se dirigen. Explicar la composición social de los usuarios.
• Identificar las diferencias tipológicas de necesidades: expresadas, presentes, latentes.
• Estrategias de servicio.
• Características de las colecciones.
• Cooperación.
• Responsabilidades de decisión y modalidades operativas.

Garder (1981) “estatuto” de las colecciones con las siguientes funciones:

• Incitar a tener presente: fines de bibliotecas, necesidades de usuarios, orden de prioridades en el reparto de los recursos.
• Considerar orgánicamente todos los componentes de la comunidad.
• Selección/expurgo.
• Informar para facilitar la cooperación.
• Operaciones de selección.
• Asegurar la continuidad.
• Parámetro de referencia para valoración.
• Favorecer las relaciones con el público.

2.3.2. Política de desarrollo de colecciones

Esta política se define tras determinar la fisionomía y dimensiones de la colección (carta de colecciones). La incorporación de cualquier obra parte de un plan orgánico. Se concreta en un “plan de desarrollo de las colecciones” (a veces se trata de un documento muy elaborado). Reparto del presupuesto anual.

Fruto de la reflexión previa y de las decisiones finales:

• Presentación de los objetivos prioritarios para el año.
• Cantidad de documentos a adquirir por cada sector.
• Reparto del presupuesto para los diferentes sectores.
• Indicación de sumas para demandas de los usuarios.
• Actitud ante cuestiones particulares.

El plan puede tener necesidad de revisión y modificación durante el año.

3. COMUNICACIÓN

3.1. Consecuencias de los avances tecnológicos

El sector de las colecciones está muy expuesto al viento del cambio cultural y tecnológico.

Se ha hecho notar en la constitución, desarrollo, gestión y difusión de la colección. Aparecen nuevos documentos en nuevos formatos y soportes --- bibliotecas híbridas. Se produce la deslocalización de los documentos. Se facilita la accesibilidad a la información a través de nuevos canales de comunicación. Se da la fragmentación y desarticulación de los contenidos.

Existe la necesidad de incorporación de materiales y documentos electrónicos y digitales debido a la exigencia de los usuarios y a la sobreabundancia de información. Tipos de recursos: documentos digitalizados, en formato electrónico (CD-ROM, DVD, bases de datos, etc.), digitales (documentos de acceso en línea o documentos web). Características de los documentos digitales: computabilidad, virtualidad, capacidad.

Se admite de forma generalizada incluir materiales en cualquier formato o soporte. Se produce una transformación conceptual y funcional de las bibliotecas.

No obstante, no todos son bondades. Problemas: queda en entredicho la plena capacidad de conservación. Obsolescencia tecnológica; fragilidad en los soportes de almacenamiento; manipulación de los sistemas informáticos.

El desarrollo de sistemas y procedimientos de gestión en reservación y almacenamiento.

3.2. Digitalización de la colección

La digitalización de documentos consiste en la reconversión de documentos “analógicos” (papel y similares) en documentos electrónicos o digitales. Técnicamente, convertir un contenido analógico en una secuencia de unos y ceros (código binario de lectura).

Características de los formatos analógicos de la información:

• Estrechamente asociados a un medio físico.
• Temporalidad, limitados a una representación secuencial.
• Las copias de los originales son de fácil deterioro.

Características de la información en formato electrónico o digital:

• Puede ser enlazada a otros materiales y a cualesquiera recursos de información.
• No depende de barreras espaciales o temporales, ni de jerarquía alguna.
• Puede ser almacenada y ofrecida de muy diversas formas.
• Puede ser copiada sin perder consistencia ni calidad.
• Puede ser visualizada rápidamente.
• Puede ser buscada, indizada y recopilada casi instantáneamente.

Internet ha propiciado la proliferación de colecciones de datos y documentos digitales --- bibliotecas digitales.

3.3. Digitalización en bibliotecas

Los proyectos de digitalización de documentos tienen gran utilidad. Beneficios de la digitalización:

• Acceso.
• Apoyo a las actividades de preservación.
• Desarrollo de la colección.
• Beneficios estratégicos e institucionales.
• Investigación y educación.

3.4. La colección e Internet

Hoy en la colección encontramos: materiales tangibles e intangibles; recursos internos y externos; formatos impreso, electrónico y digital. No se limita a lo que tiene la biblioteca --- Internet.

Internet es una gran fuente de información con innumerables recursos.

Los recursos web comerciales pueden interesar para su incorporación en la colección, integrados en el catálogo. Conllevan un coste para la organización.

Los recursos web gratuitos son de una tipología muy variada.

3.5. Conclusión: de la colección material al acceso virtual

Las bibliotecas gestionan información propia o accesible en otros espacios. Existen diferentes fórmulas de “deslocalización”.

En el mundo digital los límites de las colecciones se expanden.

Hay que superar el concepto de la colección basada exclusivamente en la posesión material. Ver las colecciones como un conjunto de oportunidades de acceso. El trabajo bibliográfico debe buscar las mejores fórmulas de acceso al conocimiento propio o externo.

Cada vez hay un abanico más amplio de recursos --- integrarlos de forma complementaria. Los recursos de la red requieren selección, catalogación, organización, etc.

Será diferente el impacto de las tecnologías en los diferentes sectores de la biblioteca. Algunos libros de lectura; libros con texto discontinuo.