Delegación de Tareas y Funciones Gerenciales: Claves para el Éxito

Delegación de Tareas: Claves para la Eficiencia

Dirección por delegación: La delegación se define como la transferencia de jurisdicción de una persona a otra para realizar tareas específicas o conferir representación. Es el proceso que permite asignar a un colaborador la responsabilidad de una tarea, otorgándole la autoridad y libertad necesarias. La delegación implica la obligación de rendir cuentas al superior sobre las tareas asignadas.

Ventajas y Desventajas de la Delegación

Ventajas:

• Directivo: Ahorra tiempo y optimiza la gestión, reduciendo costos al permitir que se enfoque en otras funciones.
• Empleado: Incrementa la participación y la motivación.

Desventajas:

• Frecuente en direcciones autoritarias.
• Una mala delegación puede llevar al fracaso del directivo.

Condiciones para una Delegación Efectiva

Para que la delegación sea efectiva, deben cumplirse las siguientes condiciones:

• Definir claramente la tarea, objetivos, plazos y autoridad asociada.
• Aceptación voluntaria, ya que las tareas delegadas normalmente no forman parte del conjunto de tareas habituales.
• Supervisión de la tarea delegada según su importancia y dificultad.

Obstáculos a la Delegación

Directores:

• Renuncia a ceder autoridad.
• Incapacidad para considerar la delegación como un medio de potenciar el esfuerzo en equipo.
• Restringir la delegación a solo uno o dos subordinados.
• No proporcionar el apoyo suficiente a los subordinados.
• Preferencia por tratar los temas personalmente.
• Falta de confianza en su personal.

Subordinados:

• Renuncia a aceptar responsabilidades adicionales.
• Incapacidad para considerar la delegación como un medio para crecer y aprender.
• Sensación de que solo se delegan los trabajos desagradables.
• Confusión sobre las expectativas del jefe.
• Miedo de incurrir en la cólera del jefe.

Funciones Gerenciales Esenciales

Funciones Gerenciales Generales:

• Planear: Elegir las metas apropiadas para la organización.
• Controlar: Establecer sistemas adecuados de medición y supervisión.
• Organizar: Establecer las relaciones laborales y de mando para que la gente colabore en la consecución de las metas organizacionales.
• Dirigir: Motivar, coordinar y vigorizar a individuos y grupos para alcanzar las metas de la organización.

Funciones Gerenciales Específicas:

Toma de Decisiones:

El gerente debe estar habituado a tomar decisiones importantes de forma continua, siendo proactivo y anticipándose a los problemas futuros.

El gerente buscará dos objetivos básicos:

• Tener un plan para los problemas.
• Conocer las opciones disponibles y elegir la mejor.

Un gerente debe evitar decisiones excesivamente precipitadas.

El proceso de la toma de decisiones incluye:

• Determinar los criterios.
• Establecer los objetivos.
• Asignar prioridades a cada uno de los criterios anteriores.
• Explorar las distintas opciones.

Un buen gerente debe estar acostumbrado a tomar decisiones de responsabilidad con facilidad, requiriendo cualidades como: Experiencia, Creatividad, Sentido común y Proactividad.

Organización y Convocatoria de Reuniones:

Una forma de intercambiar información o tomar decisiones importantes es convocar una reunión con los gerentes de las áreas afectadas. El orden del día debe señalar:

• Objetivo de la reunión.
• Temas de discusión.
• Lugar y fecha.
• Hora de comienzo y de conclusión.
• Asistentes.

Aptitudes Personales Necesarias del Gerente

La excelencia del gerente reside en poseer la habilidad conceptual, que consiste en saber abstraer lo esencial del entorno de la organización. Las aptitudes de todo gerente se enmarcan en los principios básicos de la gestión:

• Definir objetivos, planificar políticas y procedimientos.
• Saber organizar a su personal y motivarles.
• Saber estudiar las situaciones.
• Saber afrontar los cambios.

Aptitudes Básicas del Gerente:

Profundidad creativa, Tacto, Perspectiva, Perseverancia, Concentración y Flexibilidad.