Toma de Decisiones en las Organizaciones: Niveles, Tipos y Sistemas de Apoyo

Niveles de Toma de Decisiones y Grupos de Toma de Decisiones en las Organizaciones

Existen cuatro niveles organizacionales. Estos incluyen los tres niveles gerenciales: alto, medio y de primera línea, más los empleados operativos. Las decisiones en grupo proporcionan información más completa. Hay algo de verdad en el axioma de que dos cabezas piensan más que una. Un grupo proporcionará una gran variedad de experiencias y perspectivas al proceso de decisiones, lo que no sucede con un individuo que actúa solo.

Diferencias entre Decisiones No Estructuradas, Semiestructuradas y Estructuradas

• Decisiones no estructuradas: Son aquellas en las cuales el encargado de la toma de decisiones debe aportar buen juicio, evaluación y entendimiento para solucionar el problema. Cada una de estas decisiones es nueva y no existe un procedimiento para tomarla.
• Decisiones estructuradas: Son representativas y rutinarias, su manejo implica un procedimiento bien definido.
• Decisiones semiestructuradas: Son las que tienen elementos de ambos tipos.

Etapas de la Toma de Decisiones

Las etapas de la toma de decisiones son las siguientes:

1. Inteligencia: Consiste en descubrir, identificar y comprender los problemas que ocurren en la organización.
2. Diseño: Implica identificar y explorar diversas soluciones para el problema.
3. Elección: Consiste en seleccionar alguna de las alternativas de solución.
4. Implementación: Involucra hacer que la alternativa elegida funcione y continuar vigilando qué tan bien se desempeña la solución.

Comparación entre los Modelos Clásico y del Comportamiento en la Administración

• Modelo clásico de la administración: Describe las cinco funciones clásicas de los gerentes como: planeación, organización, coordinación, decisión y control.
• Modelo del comportamiento: Indica que el comportamiento real de los gerentes parece ser menos sistemático, más informal, más reflexivo, más reactivo y menos formalmente organizado.

Roles Administrativos y Sistemas de Información

Los roles administrativos son expectativas de las actividades que los gerentes deben desempeñar en una organización. Se dividen en:

• Rol interpersonal: Los gerentes actúan como representantes de la empresa ante el mundo exterior y realizan tareas simbólicas, como otorgar premios a los empleados.
• Rol informativo: Los gerentes actúan como los centros nerviosos de sus organizaciones, recibiendo la información más concreta y actualizada, y redistribuyéndola a quienes necesitan estar enterados de ella.
• Rol de decisión: Actúan como emprendedores al iniciar nuevos tipos de actividades, toman decisiones.

Diferencias entre un Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS) y un Sistema de Información Gerencial (MIS)

Los DSS ayudan a los gerentes a tomar decisiones combinando datos, modelos analíticos, herramientas sofisticadas y software amigable con el usuario en sistemas poderosos únicos que pueden apoyar la toma de decisiones semiestructurada o no estructurada. Proporcionan a los usuarios conjuntos flexibles de herramientas y capacidades para analizar bloques importantes de datos. Se diferencian de los MIS en que estos proporcionan principalmente información sobre el desempeño de la empresa para ayudar a los gerentes a supervisar y controlar el negocio. Elaboran informes fijos, programados regularmente con base en datos extraídos y resumidos, y el formato se especifica por adelantado. Por ejemplo, un MIS puede mostrar un resumen de ventas mensuales para cada uno de los principales territorios de ventas de una compañía. Los DSS proporcionan nuevos conjuntos de capacidades para la toma de decisiones no rutinarias y el control de usuarios. Los MIS proporcionan a los gerentes informes basados en los flujos rutinarios de datos y los ayudan en el control general de las organizaciones, mientras que los DSS se enfocan en el cambio, la flexibilidad y la respuesta rápida. Con un DSS es menor el esfuerzo de enlazar a los usuarios con los flujos de información estructurada y es mayor el énfasis de los modelos, supuestos, consultas ad hoc y despliegue de gráficos. Los MIS se enfocan principalmente en los problemas estructurados, los DSS apoyan el análisis de los problemas semiestructurados y no estructurados, y están proyectados para ayudar a diseñar y evaluar las alternativas y para monitorear el proceso de adopción o implementación de esas alternativas.

Diferencias entre un DSS Orientado a Datos y uno Orientado a Modelos

• DSS orientados a modelos: Son principalmente sistemas independientes aislados de los principales sistemas de información organizacionales que utilizan algún tipo de modelo para realizar análisis "qué pasaría si" y de otros tipos. Son sistemas principalmente autosuficientes. Ejemplos: los DSS de estimación de viaje, el sistema de planeación y pronóstico de GAP, sistema para la optimización de ingresos por carga de Continental Airlines Inc.
• DSS orientados a datos: Son sistemas que apoyan la toma de decisiones permitiendo a los usuarios extraer y analizar la información útil oculta previamente en grandes bases de datos. Ejemplo: el sistema de WH Smith PLC para ventas en línea y análisis de rentabilidad.

Componentes Básicos de un DSS

Los tres componentes básicos de un DSS son:

1. La base de datos del DSS: Conjunto de datos históricos o actuales de varias aplicaciones o grupos. Por lo general, los datos que se utilizan en las bases de datos de los DSS son extractos o copias de bases de datos funcionales, con el propósito de que el uso de los DSS no interfiera con los sistemas operativos críticos.
2. El sistema de software del DSS: Contiene las herramientas de software que se usan para el análisis de datos. Puede contener varias herramientas OLAP, herramientas de extracción de datos o un conjunto de modelos matemáticos y analíticos que pueden ponerse fácilmente a disposición del usuario de DSS.
3. La interfaz del usuario: Permite la fácil interacción entre los usuarios del sistema y las herramientas de software de los DSS. Una interfaz gráfica de usuario, fácil de usar y flexible, apoya el diálogo entre el usuario y los DSS.

Beneficios de los DSS en la Administración de la Cadena de Suministro y la Relación con el Cliente

En la cadena de abastecimiento, los DSS pueden ayudar a los gerentes a examinar plenamente esta cadena compleja y pueden buscar entre un gran número de alternativas las combinaciones que sean las más eficaces y rentables. La primera meta administrativa podría ser reducir los costos globales al mismo tiempo que se incrementan la velocidad y exactitud del llenado de pedidos. Podrían reducir los niveles de inventarios, pero manteniendo suficiente inventario en la cadena de abastecimiento para responder rápidamente a las demandas del cliente.

Para la administración de las relaciones con el cliente, los DSS emplean la extracción de datos para guiar las decisiones sobre fijación de precios, retención de clientes, participación en el mercado y nuevos flujos de ingresos. Estos sistemas consolidan en enormes almacenes de datos la información del cliente proveniente de varios sistemas y utilizan diversas herramientas analíticas para dividirla en segmentos diminutos para el marketing uno a uno.

Sistemas de Información Geográfica (GIS)

Un Sistema de Información Geográfica (GIS) es un sistema con software que puede analizar y desplegar datos utilizando mapas digitalizados para mejorar la planificación y toma de decisiones.

La visualización de datos es una tecnología para ayudar a los usuarios a ver patrones y relaciones en grandes cantidades de datos presentando los datos en forma gráfica. Estos hacen más fácil la interpretación de los datos, ya que los transforma en tablas, gráficos, mapas, imágenes digitales, etc.

Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones del Cliente (CDSS)

Un Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones del Cliente (CDSS) es un sistema para apoyar el proceso de la toma de decisiones de un cliente existente o potencial. Internet puede ayudar a la toma de decisiones, proporcionando acceso en línea a las diversas bases de datos y concentraciones de información junto con el software para el análisis de datos. Las personas interesadas en comprar un producto pueden usar los motores de búsqueda de Internet, agentes inteligentes, catálogos en línea, directorios web, discusiones de grupos de noticias, correo electrónico y otras herramientas útiles para localizar la información necesaria para apoyar sus decisiones.

Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS)

Los ESS ayudan a los gerentes con problemas no estructurados y semiestructurados al enfocarse en las necesidades de información de la alta dirección. Ayudan a los directores a monitorear el desempeño organizacional, dar seguimiento a las actividades de los competidores, señalar problemas, identificar oportunidades y pronosticar tendencias.

Elementos de un GDSS y Herramientas de Software

Los tres elementos de un GDSS son:

1. Hardware: Se refiere a las instalaciones de la conferencia misma, incluyendo el salón, mesas y sillas. Deben colocarse físicamente de manera que apoyen la colaboración en grupo, incluyendo algún hardware electrónico, equipo audiovisual, de cómputo y de conectividad de redes.
2. Herramientas de software: Diseñadas primeramente para personas que están presentes en una misma sala, pero también pueden utilizarse para reuniones en la red. Estas herramientas incluyen: cuestionarios electrónicos, herramientas electrónicas de lluvia de ideas, organizadores de ideas, herramientas para votar o establecer prioridades, herramientas de análisis e identificación de participantes, herramientas de constitución política y diccionarios de grupos.
3. Personas: Se refiere a los participantes y al facilitador capacitado que apoya la reunión.

Valor de un GDSS para un Negocio

Los estudios muestran que la cantidad de asistentes a la reunión puede aumentar al mismo tiempo que la productividad. Una razón para esto es que los asistentes contribuyen simultáneamente.

Mejoras en la Toma de Decisiones Administrativas con ESS

Los ESS tienen la capacidad de realizar análisis drill-down, moviéndose de una cantidad de datos resumidos hacia niveles de detalle cada vez más bajos. Muchos gerentes tienen acceso a servicios de noticias, bases de datos del mercado financiero, información económica y cualesquiera otros datos públicos que puedan requerir.

Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS)

Un Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS) es un sistema interactivo basado en computadora para facilitar la solución de problemas no estructurados por un conjunto de responsables de toma de decisiones que trabajen juntos como un grupo. La diferencia principal con los DSS es que estos se enfocan principalmente en la toma de decisiones individual, y los GDSS están hechos para apoyar las decisiones en grupo y organizacional.

Los problemas subyacentes en la toma de decisiones en grupo han sido la explosión de reuniones para la toma de decisiones, la duración cada vez más prolongada de esas reuniones y el creciente número de asistentes. Las estimaciones de la cantidad de tiempo de un gerente que se consume en las reuniones van de 35 a 70 %.