Toma de Decisiones Efectivas: Proceso, Tipos y Estrategias

La toma de decisiones es un proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas para resolver un problema actual o futuro, aun cuando no visualicemos que se nos viene a enfrentar un conflicto. La persona hace uso de su razonamiento y su pensamiento para elegir una decisión ante un problema que se le presenta en el área en que se desenvuelve.

Clasificación de las Decisiones

1. Programadas

Aquellas que se toman frecuentemente y se convierten en una rutina tomarlas. Este tipo de problemas se presentan y se resuelven con cierta regularidad, ya que se tiene un método bien establecido para resolverlos y ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas. La persona se rige por lo que se ha seguido anteriormente. Las decisiones programadas se toman de acuerdo con “las políticas, procedimientos, escritos o no”, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes, porque limitan o excluyen alternativas. Las decisiones programadas limitan nuestra libertad porque la persona tiene menos espacio para decidir qué hacer. El propósito es liberarnos, ahorrándonos tiempo.

2. No Programadas

Son decisiones que se toman en situaciones que se presentan con poca frecuencia (excepción) o aquellas que necesitan de un proceso específico para solucionarlas, como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejada como una decisión no programada. Las decisiones más importantes que enfrentará un gerente normalmente requerirán decisiones no programadas.

Contexto Previo a la Toma de Decisiones

Es el conocimiento y control que se tiene sobre las variables que intervienen en el problema, ya que la decisión final que se tome va a estar condicionada por dichas variables.

A. Ambiente de Certeza

Solo se debe pensar en la alternativa que genere mayor beneficio. Ambiente de certeza: cuando la información con la que contamos es completa, conocemos el problema y tenemos la certeza de que solo estas alternativas son las aplicables al caso y los resultados que estas van a provocar son conocidos. Se pueden tomar decisiones basadas en modelos matemáticos, o el analista puede llegar a pronosticar las probabilidades acerca del resultado que se obtendrá. El problema es analizar sobre suposiciones subjetivas que determinan el resultado basándose en opiniones y juicios personales.

B. Ambiente de Incertidumbre

Aquí ocurre que se posee información deficiente para tomar la decisión, y por otra parte, no se tiene ningún control sobre la situación, como tampoco se conoce cómo puede variar o la interacción de las variables del problema. Se pueden plantear diferentes alternativas de solución, pero no se le puede asignar probabilidad a los resultados que arrojen.

Hay dos tipos de incertidumbres:

• Estructurada: No se sabe qué puede pasar entre diferentes alternativas, pero sí se conoce qué puede pasar entre varias posibilidades.
• No estructurada: No se sabe qué es lo que puede ocurrir ni las probabilidades para las posibles soluciones, es decir, no se tiene ni idea acerca de lo que puede llegar a pasar.

Proceso de Toma de Decisiones

La separación del proceso en etapas puede ser tan resumida o tan extensa como se desee, pero se pueden identificar las siguientes:

1. Identificación y Análisis del Problema

Consiste en establecer cuál es realmente el problema, encontrarlo, definirlo, conceptualizarlo, ya que se debe tomar una decisión para llegar a la solución de este.

El problema puede ser actual o puede presentarse en el futuro próximo. Hay que tener una visión muy clara y objetiva del problema y tener la capacidad de escuchar a los demás para oír sus formulaciones de alternativas, ya que colectivamente pueden surgir ideas novedosas acerca de las soluciones.

2. Identificación de los Criterios de Decisión y su Ponderación

Consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisión, es decir, las pautas de las cuales depende la decisión que se tome.

A veces no se explicitan los criterios sobre los cuales se tomarán las decisiones (económico, pocos daños colaterales, con o sin costos políticos, bajas considerables o reducidas, etc.).

La ponderación es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisión que se tomará, ya que, siendo todos importantes, algunos lo son más que otros.

3. Definir la Prioridad para Atender el Problema

De lo que se trata es de ver cuál es la urgencia en atender y resolver el problema. Tenemos que tener presente que cuando estamos atendiendo el problema lo que estamos haciendo es ver “la vulnerabilidad” en la que nos encontramos en caso de no resolver el problema. Cuando hablamos de la urgencia, nos estamos refiriendo al tiempo disponible que se cuenta para evitar o al menos reducir la “vulnerabilidad” en que nos encontramos.

4. Determinar las Alternativas de Solución

Consiste en desarrollar las posibles soluciones al problema.

Si bien no resulta posible en la mayoría de los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para solucionar el problema, cuantas más alternativas se tengan, será mucho más probable encontrar una que resulte satisfactoria.

Sin embargo, el desarrollo de un número exagerado de alternativas puede tornar la elección sumamente dificultosa, por lo cual, tampoco es necesariamente bueno continuar el desarrollo de muchas alternativas en forma indefinida.

Hay que tener en cuenta que para generar una gran cantidad de alternativas es necesario una cuota importante de creatividad. En esta etapa las empresas descubren quién de sus gerentes es un importante genio de creatividad para encontrar soluciones.

5. Evaluar las Alternativas

Consiste en hacer un estudio detallado de cada una de las soluciones que se generaron para el problema, mirar sus ventajas y desventajas, de una en una, con respecto a los “criterios de decisión” (por ejemplo, la que tenga menor “costo político”) y ver cuáles son los daños colaterales que provocará cada una de las alternativas probables. Este análisis para ponderar cada una de las alternativas de solución es muy crítico.

6. Elección de la Mejor Alternativa

En este paso se escoge la alternativa que, según la evaluación, va a obtener mejores resultados para el problema.

Existen métodos matemáticos para escoger alternativas, pero, en definitiva, cualquier alternativa que se escoja, tiene que responder al menos a los siguientes parámetros:

• Maximización de resultados.
• Satisfacción: la alternativa escogida debe realmente dejarnos satisfechos de haber resuelto el problema, sin que inmediatamente se nos presenten dudas respecto a la decisión que tomé.
• Optimización de los recursos humanos y materiales involucrados en la alternativa de solución.

7. Aplicación de la Decisión

Hay que poner en marcha la decisión, dando las órdenes pertinentes, conforme a los procedimientos aceptados generalmente en la empresa y enseguida evaluar si la decisión fue o no acertada. Es probable que la decisión tomada conlleve la toma de decisiones menores que son complementarias que la principal y ellas deben ser adoptadas en los niveles de la organización según corresponda.

8. Evaluación de los Resultados

Después de poner en marcha la decisión es necesario evaluar si se solucionó o no el problema, es decir, controlar que la decisión está teniendo el resultado esperado o no.

Si el resultado no es el que se esperaba se debe mirar si es porque el tiempo dado no fue el suficiente, o si en definitiva la solución no fue la acertada. En este último caso, se debe iniciar de nuevo el proceso para hallar una nueva decisión, teniendo en cuenta ahora los errores que se cometieron y la información que se tuvo en cuenta en la primera más lo que recaudemos ahora.

Los Procesos Mentales Llevados a Cabo en el Razonamiento

Tenemos que considerar que todo el proceso mental llevado a cabo por el gerente general que tuvo que tomar la decisión consistió en las siguientes conexiones de nuestro cerebro:

1. Observación

Que no es precisamente mirar, sino que ver inquisitivamente, escudriñar con inteligencia, con cuidado, aplicar atentamente los sentidos a un fenómeno, atendiéndolo tal como se presenta en la realidad.

2. Comparación

El pensamiento del cerebro hace relaciones de semejanza entre los asuntos tratados, fijando sus similitudes y sus diferencias.

3. Organización

El cerebro dispone con arreglo a un orden o modo, todos los antecedentes disponibles, según su orden de categoría.

4. Clasificación

El ordenamiento se hace más sistemático al pedir que cada cosa vaya en su lugar y cuadre como en un juego de ajedrez, en que las piezas de razonamiento, vayan cada una en la casilla que corresponda.

5. Resolución

Es la conclusión a que se ha llegado después del análisis muy veloz que ha efectuado el cerebro y de lo cual casi no nos damos cuenta, poniendo en marcha el proceso de ejecución, casi sin que voluntariamente hayamos hecho nada: “tomo el metro o el bus; me voy en el metro porque…” Y listo.

6. Evaluación

Es un análisis y reflexión posterior a la ejecución de lo decidido. (Una vez en el metro………..vaya, está lleno de gente; voy apretado…a lo mejor debí irme en el bus).

7. Retroalimentación

Es un proceso continuo de volver a compartir observaciones, antecedentes, sugerencias, para intentar mejorar nuestro propio método de tomar decisiones inteligentes, una y otra vez.