Cuentas Contables y Documentos Comerciales: Funcionamiento y Uso
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Cuentas Contables: Definición y Movimientos
A continuación, se detalla el funcionamiento de las principales cuentas contables, explicando cuándo se debitan y acreditan:
Cuentas Patrimoniales del Activo
- Caja:
- Se debita: Al inicio de actividades y cuando los socios aportan dinero en efectivo.
- Se acredita: Cuando se paga en efectivo por compras o gastos.
- Banco C/C (Cuenta Corriente):
- Se debita: Al depositar dinero o cheques en la cuenta.
- Se acredita: Al pagar con cheque de nuestra firma.
- Valores a Depositar:
- Se debita: Al recibir un cheque.
- Se acredita: Al depositarlo en una cuenta bancaria.
- Mercadería:
- Se debita: Cuando se compra mercadería o ingresa a la empresa.
- Se acredita: Cuando sale del depósito (teniendo en cuenta el costo).
- Materia Prima:
- Se debita: Por las compras.
- Se acredita: Cuando la materia prima ingresa al departamento de producción.
- Rodados, Muebles y Útiles, Instalaciones, Inmuebles, Maquinaria:
- Se debita: Por las compras.
- Se acredita: Por las ventas.
- Documentos a Cobrar:
- Se debita: Al recibir un pagaré a favor de la empresa.
- Se acredita: Al cobrar ese pagaré o si se convierte en moroso.
- Documentos Varios (a cobrar):
- Se debita: Cuando la empresa vende a plazo cualquier bien que no sea mercadería.
- Se acredita: Cuando el cliente paga o se convierte en moroso.
- Deudores por Ventas:
- Se debita: Cuando la empresa vende mercadería en cuenta corriente (C/C).
- Se acredita: Cuando el cliente paga o se convierte en moroso.
Cuentas Patrimoniales del Pasivo
- Proveedores:
- Se acredita: Cuando la empresa compra mercadería en cuenta corriente (C/C).
- Se debita: Cuando la empresa paga o documenta la deuda.
- Acreedores:
- Se acredita: Cuando la empresa compra a plazo cualquier bien que no sea mercadería.
- Se debita: Cuando se pagan esos bienes o se documenta la deuda.
- Documentos a Pagar:
- Se acredita: Cuando se compran mercaderías u otros bienes entregando un pagaré.
- Se debita: Cuando se paga el documento.
Cuentas de Resultado
- Costo de Mercadería Vendida (CMV):
- Se debita: Al calcular el costo de la mercadería vendida.
- Se acredita: Una vez al año en el asiento de refundición.
- Impuestos:
- Se debita: Al pagar en efectivo o con cheque.
- Se acredita: Una vez al año en el asiento de refundición.
- Alquileres Pagados:
- Se debita: Al abonar en efectivo o con cheque.
- Se acredita: Una vez al año en el asiento de refundición.
- Intereses Pagados, Gastos Generales, Descuentos Cedidos:
- Se debita: Cuando se origina la pérdida.
- Se acredita: Una vez al año en época de balance, para su refundición.
- Ventas:
- Se acredita: Cuando se vende mercadería.
- Se debita: Una vez al año en el asiento de refundición.
- Alquileres Cobrados:
- Se acredita: Al cobrar alquileres con efectivo o cheques.
- Se debita: En el asiento de refundición.
- Intereses Cobrados, Descuentos Ganados:
- Se acredita: Cuando se cobran.
- Se debita: Una vez al año en época de balance, para su refundición.
Documentos Comerciales: Tipos y Funciones
Los documentos comerciales son comprobantes que respaldan las operaciones mercantiles. A continuación, se describen algunos de los más importantes:
- Orden de Compra / Nota de Pedido: Documento que emite el comprador para solicitar mercaderías al vendedor.
- Nota de Venta: Es la aceptación del pedido realizado por el cliente.
- Remito: Comprueba la entrega de la mercadería al comprador y la salida de esta del depósito.
- Factura: Detalla la cantidad y las características de las mercaderías, el precio unitario y total, y las formas de pago.
- Nota de Débito: Comunica el aumento de una deuda en cuenta corriente comercial.
- Nota de Crédito: Comunica la disminución de una deuda en una cuenta corriente comercial.
- Resumen de Cuenta: Informa periódicamente al comprador sobre las operaciones efectuadas en la cuenta corriente comercial.