Cómo Crear Informes y Formularios Efectivos en Bases de Datos

Informes en Bases de Datos: Presentación y Diseño

Los informes no guardan información, sino que son una presentación gráfica de los datos contenidos en tablas o hallados en consultas. El diseño puede ser en columnas o en etiquetas, constituyendo una forma efectiva de presentar los datos de forma impresa.

Se puede controlar el tamaño y el aspecto de todos los elementos que aparecen en el mismo, lo que permite determinar con gran exactitud la forma en que se expondrá la información en pantalla o en páginas impresas. Es posible también utilizar informes para crear etiquetas de correo, agregar logotipos o imágenes, agrupar registros en categorías, calcular totales o incluso representar dichos totales en un gráfico.

Creación de un Informe mediante el Asistente

1. Crear una consulta parametrizada utilizando a su vez los campos según las tablas usadas.
2. Ir a la pestaña Crear y, en la sección Informes, buscar y aplicar el Asistente para Informes.
3. Seleccionar la consulta previamente realizada y, de los campos disponibles, seleccionarlos todos.
4. Seleccionar de qué modo deseamos ver los datos.
5. En este menú se determinarán los datos que conformarán el encabezado del informe.
6. Entrar a las Opciones de Resumen, que da la posibilidad de que el informe presente los totales.
7. En cuanto a la distribución, dejar las opciones tal cual aparecen.
8. Elegir el estilo y, en el siguiente menú, proporcionar un nombre al informe y finalizar con el asistente.
9. Poner el informe en Vista Diseño y modificarlo para que se puedan ver todos los campos como corresponden y bien encolumnados.

Formularios en Bases de Datos: Interacción y Control

Un formulario es una herramienta que pertenece al grupo denominado Objetos de Base de Datos y que se utiliza para editar o mostrar datos de una tabla o consulta. Se pueden usar, además, para controlar el acceso a los datos, determinando qué registros se van a mostrar. Esta herramienta permite que se le inserten una serie de elementos gráficos llamados controles, que ayudan en el manejo y visualización de los datos, mejorando la experiencia del usuario con el sistema.

Métodos de Creación de Formularios

Creación mediante Vista Diseño

Se denomina a aquella función en la cual se abre un formulario en blanco y se le van integrando los distintos objetos que se desean que aparezcan en él.

Creación con el Asistente para Formularios

Utiliza una función gráfica y, mediante pasos preestablecidos y confirmaciones por parte del usuario, va creando un formulario.

Creación Automática

Seleccionando en el panel de exploración una consulta o tabla, crea de manera autónoma un formulario simple, casi sin intervención del usuario.

Creación mediante el uso de Gráficos Dinámicos

Seleccionando en el panel de exploración una consulta o tabla, crea de manera autónoma un formulario que representa los datos mediante un gráfico interactivo.

Pasos para Crear un Formulario

1. Ir a la pestaña Crear, luego al grupo "Formularios" y hacer clic en Asistente para formularios.
2. En el menú emergente que se muestra, optar por la tabla o consulta en el menú desplegable. En la ventana izquierda se mostrarán todos los campos que posee.
3. A continuación, pasar a la ventana de la derecha todos los campos deseados (por ejemplo, todos menos el ID) y seguidamente ir al próximo menú.
4. En esta nueva interfaz, aplicar el estilo que más nos guste y pasar al siguiente menú.
5. Aquí se pedirá el nombre del formulario. Dejar sin modificar la opción seleccionada y finalizar el asistente, que de forma automática abrirá el formulario.