Creación de Informes con Asistente en Base de Datos

Creación de Informes Utilizando el Asistente

Una forma rápida de crear informes es desde la ventana Base de Datos, con el objeto Informes seleccionado, haciendo doble clic en la opción Crear un informe utilizando el asistente.

Selección de Campos para el Informe

Aparece la primera ventana del asistente. En esta ventana, se nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Primero, seleccionamos la tabla o consulta de donde se obtendrán los datos en el cuadro 'Tablas/Consultas'. Este será el origen del informe. Si se desean obtener datos de varias tablas, lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir esa consulta como origen del informe.

A continuación, seleccionamos los campos:

• Hacer clic sobre el campo para seleccionarlo y clic sobre el botón > o simplemente doble clic sobre el campo.
• Si nos hemos equivocado de campo, pulsamos el botón < y el campo se quita de la lista de campos.
• Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón >> o deseleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón <<.

A continuación, pulsamos el botón Siguiente >.

Definición de Niveles de Agrupamiento

En la siguiente pantalla, elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos. Para cada concepto, se puede añadir una cabecera y un pie de grupo. En el pie de grupo, normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón > (o directamente hacer doble clic sobre el campo).

En la parte de la derecha, aparece un dibujo que indica la estructura que tendrá el informe. En la zona central, aparecen los campos que se visualizarán para cada registro. En el ejemplo, encima aparece un grupo por población, y encima un grupo por código postal.

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo para seleccionarlo y pulsar el botón <.

Opciones de Agrupamiento y Ordenación

Opciones de Agrupamiento Avanzadas

Si se desea cambiar el orden de los grupos definidos, se utilizan los botones de prioridad. La flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, y la flecha hacia abajo baja el grupo un nivel.

Con el botón Opciones de agrupamiento, se puede refinar el agrupamiento. Al hacer clic en ese botón, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En un cuadro, aparecen los distintos grupos definidos. Por cada grupo, se muestra el campo que lo define en 'Campos de grupo:' y el cuadro 'Intervalos de agrupamiento:'. Desplegando este último, se puede indicar si se utiliza el valor completo contenido en el campo para agrupar, o si se utiliza la primera letra, las dos primeras, etc.

Después de pulsar el botón Aceptar, se vuelve a la ventana anterior.

Una vez definidos los niveles de agrupamiento, hacemos clic en el botón Siguiente > y pasamos a la siguiente ventana.

Ordenación de Registros

En la siguiente pantalla, se pueden ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación.

Seleccionamos el campo por el que se desean ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente. Para elegir una ordenación descendente, hacer clic sobre el botón Ascendente y pasará a ser Descendente.

Se puede elegir un tipo de ordenación diferente en los distintos campos de ordenación.

Adición de Totales y Resúmenes

Esta pantalla permite además añadir totales de forma casi automática. Si se desean añadir líneas de totales, hay que hacer clic sobre el botón Opciones de resumen. Aparecerá el cuadro de diálogo 'Opciones de resumen':