Creación de Empresas: Trámites Legales y Administrativos

Trámites para la Creación de la Empresa

1. ¿Cómo Constituir Legalmente la Empresa?

Trámites Específicos Según la Forma Jurídica:

• Empresario individual: Persona física / DNI del empresario individual
• Comunidad de bienes: DNI de los socios / contrato de constitución
• Sociedades mercantiles: Certificación negativa de denominación social / cuenta bancaria / estatutos / solicitud de calificación del proyecto de estatutos (S. laborales y cooperativas únicamente) / otorgamiento de escritura pública de constitución / pago de impuestos de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados (ITPAJD) / solicitud de código de identificación fiscal / inscripción en registros.

1.1 Trámites de Carácter General para la Puesta en Marcha

• Trámites en el Ministerio de Economía y Hacienda: Declaración de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) / declaración censal / presentación de los libros en Hacienda
• Trámites en el Ayuntamiento: Licencia de actividades o instalaciones / licencia de obras
• Trámites en el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales: Inscripción de la empresa en la Seguridad Social / alta en el régimen de autónomos de la S.S. / comunicación de apertura del centro de trabajo
• Trámites en el Registro Mercantil: Documentación social / documentación contable

2. Adopción de Personalidad Jurídica en las Sociedades Mercantiles

2.1 Certificación Negativa de Denominación Social

• ¿Por qué es necesario?: Porque la normativa prohíbe la coincidencia del nombre entre sociedades.
• ¿Dónde se solicita?: En el Registro Mercantil Central (las S. mercantiles) / la Dirección General del Instituto de Fomento de la Economía Social (las S. cooperativas).
• ¿Qué debe contener la solicitud?: Datos personales del solicitante / hasta 3 nombres diferentes para la sociedad que se va a constituir.
• Requisitos del nombre de la sociedad: Puede estar formado por letras o números / no puede recibir el nombre de una persona sin el consentimiento de esta / el nombre incluirá abreviatura de la forma jurídica adoptada / prohibido nombres contrarios a la ley / prohibido adoptar el nombre de España o comunidades autónomas.
• Plazo: 1 semana / cada 2 meses renovar si no se constituye empresa (4 meses cooperativas) / caduca a los 15 meses.

2.2 Apertura de Cuenta

• ¿Necesario o no?: Sí, para algunas S. es necesario un capital mínimo.
• ¿Quién la puede abrir?: La persona responsable de la S. / si hay más de 1 socio, necesaria la presencia de todos ellos, o bien solo 1 que presente por escrito la cesión de poderes de los demás socios.
• Una vez abierta...: El banco emite un certificado de depósito que se entregará al notario para que se pueda otorgar la escritura.

2.3 Estatutos de la Sociedad

• ¿Qué son?: Establecen las normas que serán de aplicación en la vida de la sociedad.
• ¿Cuándo se redactan?: Cuando la empresa disponga de local social.
• Contenido mínimo: Duración / domicilio y capital social / fecha en que empieza su actividad / denominación de la sociedad...etc.

2.4 Solicitud de Calificación del Proyecto de Estatutos

• ¿Quién debe solicitarla?: S. cooperativas y laborales.
• ¿Dónde deben presentarlo?: Ante la administración central o ante un órgano administrativo en su comunidad.
• ¿Qué documentos debe aportar?: La certificación negativa del nombre, el acta de la asamblea constituyente, el proyecto de estatutos y la relación de promotores.
• Validez del trámite: 15 días a partir de su presentación.

2.5 Otorgamiento de Escritura Pública de Constitución

• ¿Qué es?: Es un acto por el que los socios fundadores proceden a la firma de la escritura pública de constitución de la S.
• Consta de: Identidad del socio o socios, voluntad de constituir una sociedad, aportaciones que cada socio realiza, estatutos...etc.
• Plazo y coste: Máximo y el mínimo determinado por el colegio de notarios, no existe un plazo definido.

2.6 ITPAJD

• ¿Qué graba y cuál es su cuantía?: Este impuesto graba la constitución de una sociedad y su cuantía es del 1%.
• ¿Dónde se abona y cuándo?: En la Consejería de Economía y Hacienda de la comunidad autónoma, se debe abonar posteriormente al otorgamiento de la escritura y antes de 30 días hábiles.
• ¿Qué impreso debe realizarse?: Impreso 600.

2.7 Solicitud del Código de Identificación Fiscal

• ¿Para qué sirve?: Identifica las sociedades a efectos de sus relaciones con Hacienda.
• ¿Dónde se solicita?: En la administración o delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria correspondiente.
• Documentos a aportar: Impreso modelo 036 o 037 / 1 copia de la escritura de constitución y fotocopia del DNI del solicitante / en las cooperativas también la calificación y clasificación fiscal.
• Plazo: 30 días a partir del otorgamiento de la escritura.
• Validez: De 6 meses.

2.8 Inscripción en Registros

• ¿Dónde inscribirse?: En el Registro Mercantil de la provincia.
• Documentos a aportar: Original de la escritura de constitución después de haber pagado el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales.

3. Trámites de Carácter General para la Puesta en Marcha de la Empresa

3.1 Trámites en el Ministerio de Economía y Hacienda

• Declaración de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas: ¿Qué es?: Un tributo local que graba el ejercicio de las actividades empresariales, profesionales o artísticas. Debe efectuarse en un plazo de 10 días hábiles antes del inicio de la actividad. Presentar modelo 840, DNI o CIF en su caso.
• Declaración censal: ¿Qué es?: Es un resumen de la situación y obligaciones fiscales de la empresa. Debe efectuarse antes del inicio de la actividad. Presentar modelo 036 ó 037, DNI o CIF, alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas.
• Presentación de los libros en Hacienda: ¿Qué es?: Reflejan las distintas operaciones empresariales. Únicamente obligatoria para los empresarios individuales.

3.2 Trámites en el Ayuntamiento

• Licencia de actividades e instalaciones: Acredita que las instalaciones cumplen con la normativa urbanística vigente. Presentar alta en el IAE, contrato de arrendamiento o escritura, DNI solicitante o CIF de la sociedad, planos (local, situación), presupuesto, memoria descriptiva de la actividad y del local. Plazo de 6 meses para iniciar la actividad.
• Licencia de Obras: Necesaria si se desean efectuar obras. Presentar presupuesto de obra, plano del estado actual y reformado, memoria descriptiva de las obras, etc. Plazo de 6 meses para iniciar obras.

3.3 Trámites en el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales

• Inscripción en la Seguridad Social: Obligatorio para todo empresario que deba efectuar contrataciones, efectuándose antes del inicio de la actividad.
• Alta en el régimen de autónomos de la S.S.: Obligatorio para empresarios individuales y familiares directos, socios de compañías colectivas y comanditarias, socios de comunidades de bienes, sociedades civiles, socios administradores o miembros de órganos de administración de sociedades mercantiles, opcional para socios de cooperativas. Efectuarse en un plazo de 30 días siguientes al inicio de la actividad. Documentación a aportar: alta en el IAE, DNI del solicitante.
• Alta en el régimen general de la S.S.: Obligatorio para trabajadores por cuenta ajena. Efectuarse antes del inicio de la actividad. Documentos a aportar: fotocopia del DNI del trabajador o documento identificativo en el caso de extranjeros.
• Comunicación de apertura del centro de trabajo: Obligatorio para empresas que abran un centro de trabajo. Efectuarse en un plazo de 30 días siguientes al inicio de la actividad. Documentos: datos de la empresa, del centro de trabajo, de la plantilla y de la actividad que se desarrolla, libro de visitas para su sellado.

3.4 Trámites ante el Registro Mercantil

• Documentación Social:
  • Todas las sociedades: libro de actas.
  • Solo sociedades limitadas: libro de registro de socios o de participaciones.
  • Solo sociedades anónimas: libro de acciones al portador y libro de acciones nominativas.
  • Solo sociedades cooperativas: libro registro de socios, libro registro de asociados, libro registro de aportaciones de capital.
• Documentación Contable: libro diario, libro de inventarios y cuentas anuales.