Convocatòries, actes i llibres de registre: aspectes legals per a empreses

Convocatòries

Anuncis o escrits mitjançant els quals es convoca els membres de la societat a participar en activitats comunes, com ara la Junta General.

Ha d'informar de:

• El lloc

• El dia

• L'hora

• L'orde del dia

• Documents necessaris per al seu funcionament

Actes

• Certifiquen o deixen constància oficial del que s'ha tractat i acordat a la junta.

• El secretari redacta l'acta, donant fe del que s'hi recull.

• Llenguatge formal però senzill.

• Les actes dels òrgans col·legiats de les societats mercantils (Junta i Consell d'Administració) s'han de transcriure en un Llibre d'Actes.

• És obligatori que el Llibre d'actes sigui legalitzat en format electrònic i es presenti per via telemàtica al Registre Mercantil.

Llibres de registre

Llibres exigits per la normativa tributària als empresaris subjectes passius de l'IVA

• Llibre registre de factures emeses.

• Llibre registre de factures rebudes.

• Llibre registre de béns d'inversió.

• Llibre registre d'operacions intracomunitàries.

Protecció de dades de caràcter personal

La documentació generada en el funcionament de les empreses s'elabora a partir de dades que, en molts casos són personals.

Cal que l'empresa protegeixi aquestes dades.

Normativa:

• Carta dels drets fonamentals de la Unió Europea.

• Constitució espanyola.

• Reglament general de protecció de dades, núm. 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016.

• Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de dades personals i garantia dels drets digitals.

Objectiu:

Protegir la intimitat de les persones físiques.

Les dades personals

Una dada de caràcter personal és qualsevol informació numèrica, alfabètica, fotogràfica, acústica o de qualsevol altre tipus que faci referència a persones físiques identificades o identificables.

• Dades d'identificació

• Dades laborals

• Dades patrimonials

• Dades acadèmiques

• Dades ideològiques

• Dades de salut

Dades especialment sensibles:

• Salut

• Origen racial

• Vida sexual

• Ideologia

• Afiliació sindical

• Religió o creences

• Infraccions

• Dades genètiques i biomètriques

Obligacions de les empreses

• Consentiment exprés

• Informació

• Exercici de drets

• Avaluació d'impacte

• Mesures de seguretat

• Registre intern

• Controls

• Delegat de Protecció de Dades

Organismes que vetllen pel compliment de la normativa de protecció de dades.

L'incompliment de les obligacions en matèria de protecció de dades pot ser sancionat per aquestes entitats.

Mesures de seguretat en el tractament de les dades

El responsable dels fitxers haurà d'adoptar les mesures necessàries que garanteixin la seguretat de les dades de caràcter personal i n'evitin l'alteració, pèrdua, tractament o accés no autoritzat.

Normativa de protecció i conservació del medi ambient

• Art. 45 CE:

1. Tothom té el dret a gaudir d'un medi ambient adequat per al desenvolupament de la persona, així com el deure de conservar-lo.

2. Els poders públics vetllaran per la utilització racional de tots els recursos naturals, amb la finalitat de protegir i millorar la qualitat de vida, així com defensar i restaurar el medi ambient (...).

3. Per als que violen el disposat en l'apartat anterior, en els termes que la llei fixi, s'establiran sancions penals o, si és procedent, administratives, així com l'obligació de reparar el dany causat.

• Directiva 2004/35/CE del Parlament europeu i del Consell (de 21 d'abril de 2004), sobre responsabilitat ambiental.

• Llei 26/2007, de 23 d'octubre, de Responsabilitat Mediambiental, que regula la responsabilitat de les empreses de prevenir, evitar i reparar els danys mediambientals.

Objectiu: fomentar la prevenció i evitar o minimitzar els possibles danys ambientals.

Principi inspirador: qui contamina paga.

Afecta a tots els operadors, amb diferent grau d'obligacions administratives i econòmiques.

• Existeixen moltes altres normes ambientals (aigua, aire, residus...).