Convocatòries, Actes i Llibres Empresarials

Convocatòries i Actes

Les convocatòries són anuncis o escrits mitjançant els quals es convoca els membres de la societat a participar en activitats comunes, com ara reunions o juntes ordinàries i extraordinàries.

Les actes són documents que serveixen per certificar o deixar constància oficial de tot el que s'ha tractat i acordat en una junta. Són redactades pels secretaris i transcrites als llibres d'actes.

Estructura de les Actes

• Encapçalament: Títol de l'acta, nom de la societat, reunió a què es refereix, data i, si s'escau.
• Assistents: Llistat dels convocats presents i absents.
• Ordre del dia: Enumeració dels punts que s'hi tractaran.
• Acords: Decisions adoptades.
• Tancament: Hora de finalització de la sessió.
• Peu: Signatura del secretari.

Llibres Empresarials Obligatoris

Llibres Exigits pel Codi de Comerç

• Llibre d'inventaris i comptes anuals: Cal obrir-lo amb el balanç inicial detallat de l'empresa. S'hi han de transcriure trimestralment els balanços de comprovació de sumes i saldos, i anualment l'inventari de tancament de l'exercici i els comptes anuals.
• Llibre diari: Registra dia a dia totes les operacions de l'empresa, si bé és vàlida l'anotació conjunta dels totals de les operacions per períodes no superiors al mes.

Llibres Específics per a Societats Mercantils

• Llibre d'actes: En el qual han de constar-hi tots els acords presos per les juntes generals i especials, i els altres òrgans col·legiats de la societat.
• Llibre de socis: Segons el tipus de societat, cal portar els llibres següents, que s'han de diligenciar al Registre Mercantil abans del seu ús:
  • Llibre registre d'accions nominatives (per a societats anònimes i comanditàries per accions).
  • Llibre registre de socis (per a societats de responsabilitat limitada).

Les empreses han de presentar els llibres obligatoris al Registre Mercantil abans d'utilitzar-los per a la seva legalització.

Llibres Exigits per la Normativa Tributària (IVA)

• Factures emeses: Registra les factures emeses pels subjectes i reflecteix el número, la data, el destinatari, la base imposable o l'import de les operacions, i, si s'escau, el tipus impositiu i la quota tributària.
• Factures rebudes: Registra les factures rebudes corresponents a béns adquirits i als serveis rebuts en l'exercici de la seva activitat, i reflecteix el seu número de recepció, la data, el nom i cognoms o la raó social de l'expedidor, la base imposable, i, si s'escau, el tipus impositiu i la quota tributària.
• Béns d'inversió: Cal registrar-hi individualitzats cadascun dels béns d'inversió, les seves factures, la data de començament de la seva utilització, prorrata i regularització anual, si s'escau, de les deduccions.
• Operacions intracomunitàries: En aquest llibre han de constar l'operació i la data de realització, la descripció dels béns objecte d'aquesta, el destinatari i l'Estat membre d'origen o destí dels béns.