Control interno en sistemas de procesamiento electrónico de datos: estructura organizativa y evaluación

Control Interno en Sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos

Un adecuado control interno en un sistema computarizado debe incluir una apropiada estructura organizativa del departamento de informática, la definición precisa de las actividades de control del computador y la evaluación constante por parte del departamento de auditoría interna.

Estructura Organizativa del Departamento de Informática

Debe existir un gerente de informática con la responsabilidad de formular planes a largo plazo, dirigir el desarrollo de los sistemas y aplicaciones computarizadas y supervisar todas las operaciones del departamento de informática. El gerente de informática debe reportar directamente al gerente general de la empresa y bajo su mando estarán los departamentos de sistemas, operaciones y servicios técnicos.

Departamento de Sistemas

Tendrá la responsabilidad de coordinar y vigilar el funcionamiento de los tres sub-departamentos bajo su mando:

Sub-departamento de Análisis de Sistemas

Los analistas de sistemas se reúnen con los usuarios del sistema y con los auditores internos y externos para considerar las necesidades de los auditores internos y las sugerencias de los auditores externos en cuanto al rastro de auditoría.

Después de considerar los aspectos anteriores y objetivos de la entidad, los analistas determinan las metas del sistema y los mecanismos para lograrlas, elaborando los diagramas de flujos del sistema.

Sub-departamento de Programación de Aplicaciones

Usando las especificaciones proporcionadas por los analistas de sistemas, los programadores elaboran los diagramas de flujo de los programas demandados por el sistema.

Así mismo, codifican los programas en un lenguaje de computador, prueban los programas y realizan las depuraciones necesarias. Finalmente, los programadores preparan la documentación de las aplicaciones necesarias, como las instrucciones del usuario.

Sub-departamento de Administración de Bases de Datos

Diseña, implementa y mantiene la información que constituye la base de datos de la empresa. Controla el uso y acceso a la base de datos.

Departamento de Operaciones

Debe supervisar y organizar las actividades de los sub-departamentos bajo su control.

Sub-departamento de Operación del Computador

Ejecuta y hace seguimiento al computador central de acuerdo a instrucciones estándar. En ocasiones, es necesaria la intervención directa de los operadores para corregir errores. El sistema operativo debe programarse para que queden registradas las intervenciones de los operadores.

De manera de poder hacer una revisión de las intervenciones y determinar la necesidad de las mismas.

Sub-departamento de Biblioteca

Resguarda los programas, archivos maestros y copias de los registros contra pérdida, daño, uso o modificaciones no autorizadas. El bibliotecario recibe, conserva y pone a disposición de los usuarios autorizados los respaldos manteniendo un sistema de verificación formal.

Con los avances tecnológicos algunas de estas funciones son realizadas por el mismo computador.