Control Interno en Entidades Públicas: Sistemas, Monitoreo y Responsabilidades

Sistemas de Información y Comunicación en Entidades Públicas

Los sistemas de información y comunicación se refieren a los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad.

Elementos de un Sistema de Información

• Identificación de información suficiente.
• Información suficiente y relevante.
• Revisión de los sistemas de información.
• Necesidades de información y sistemas de información.

Actividades de Monitoreo

Las actividades de monitoreo constituyen un proceso que evalúa la calidad del financiamiento del control interno en el tiempo y permite al sistema reaccionar de forma dinámica, adaptándose a las circunstancias.

Elementos de Monitoreo

• Monitoreo del rendimiento.
• Revisión de los supuestos que soportan los objetivos del Control Interno.
• Aplicación de procedimientos de seguimiento.
• Evaluación de la calidad del Control Interno.

Responsabilidad Administrativa y Judicial de Funcionarios Públicos

¿Se puede denunciar administrativa y penalmente a un regidor del estado por apropiarse de fondos públicos?

No se puede denunciar funcional administrativamente, pero sí judicial y penalmente.

Control Interno Gerencial

El Control Interno Gerencial comprende un sistema amplio en el plan de organización, políticas, procedimientos y prácticas utilizados para administrar las operaciones en una entidad y asegurar el cumplimiento de las metas establecidas. Incluye el proceso administrativo, la dirección y el control de las operaciones.

Elementos del Control Interno Gerencial

• Determinación de objetivos y metas mensurables, políticas y normas.
• Monitoreo del proceso y de las actividades.
• Evaluación de resultados logrados.
• Acción correctiva en los casos que sean requeridos.

Control Interno Financiero

El Control Interno Financiero comprende un sistema amplio en el plan de organización, los métodos, procedimientos y registros que tienen relación con la custodia de recursos, así como con la exactitud, confiabilidad y oportunidad en la presentación de información financiera, especialmente en los Estados Financieros (EE.FF.).

Estructura Orgánica de la Entidad

Se denomina estructura orgánica a la estructura formal de la entidad, al armazón que define las actividades.

Aspectos de la Estructura Orgánica

• Determinación de funciones y actividades para el cumplimiento de los fines de la entidad.
• Integración de las funciones y actividades.
• Jerarquización de autoridades de manera que los grupos actúen coordinadamente.
• Identificación de las áreas clave y líneas de funcionamiento.

Asignación de Autoridad y Responsabilidad

La dirección o gerencia de la entidad debe definir con claridad las líneas de autoridad y responsabilidad funcional de los servidores que prestan el servicio. La autoridad es la relación existente en cargos organizacionales donde una persona (administrador) tiene responsabilidad.

Segregación de Funciones

La dirección o gerencia de las entidades debe delimitar, dentro de sus unidades, las funciones y responsabilidades. Estas deben distribuirse sistemáticamente a varias personas para asegurar el trabajo en equipo.

Sistema de Autorización y Ejecución de Operaciones

Las operaciones y actos administrativos deben ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que actúan dentro de su campo de competencia funcional. Esto asegura que solo se efectúen operaciones y actos administrativos válidos y de acuerdo con lo previsto por la dirección o gerencia.

Interacción de las Operaciones de Administración Financiera Gubernamental

Se debe promover la integración en una base de datos común y de uso compartido por los usuarios que fortalecen el sistema de Control Interno. En el Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF), se registran ingresos y gastos.

Monitoreo de Controles Internos

La dirección o gerencia debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad, fraude o de actuación contraria a los criterios de economía, eficiencia y efectividad. El monitoreo también implica el adecuado tratamiento de evidencias y recomendaciones de las autoridades con el propósito de determinar las medidas correctivas.

Auditoría Anual en las Entidades Públicas

Las entidades del Estado, ya sean de gobierno regional, central o local, deben someterse a una auditoría anual de sus operaciones y actividades para asegurar una adecuada responsabilidad por la gestión y manejo de los fondos públicos asignados. Se deben seguir las NAGU (Normas de Auditoría Gubernamental) y las NIA (Normas Internacionales de Auditoría).

Responsabilidad

Se entiende por responsabilidad el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes del Estado a su cargo y/o por una misión u objetivo encargado y aceptado.

Control de Calidad y Servicios Brindados

La dirección o gerencia debe promover la aplicación del control de calidad para conocer la calidad de su servicio, el grado de satisfacción por parte del público y el impacto de sus programas y actividades.

Función de Auditoría Interna en las Entidades

La alta dirección de cada entidad debe ser responsable de organizar, mantener y fortalecer la oficina de control institucional como parte de una adecuada estructura de control interno.

Normas de Control Interno para el Área de Tesorería

Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros a través de la Unidad de Tesorería, con la finalidad de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos.

Conciliaciones Bancarias

Los saldos contables de la cuenta "Bancos" deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso de las subcuentas, los movimientos contables deben conciliarse, además, con el órgano central de tesorería.

Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores

Las entidades deben implementar medidas adecuadas para el giro de cheques, custodia de fondos, valores, cartas fianza y otros, así como respecto a la seguridad física de fondos y otros valores bajo custodia.

Mecanismos de Control y Custodia para los Cheques

• Giro de cheques en orden correlativo y cronológico, evitando reservar cheques en blanco para utilizaciones futuras.

Normas de Control Interno para el Área de Personal

Control y Evaluación del Rendimiento Laboral

Se deben establecer mecanismos para el control y la evaluación del rendimiento laboral del personal.