Contabilidad Esencial: Registro de Operaciones y Cuentas Clave del PGC

Registro Contable de Operaciones Empresariales

Gestión de Descuentos y Devoluciones

• Cuando las mercancías llegan con retraso y la empresa obtiene un descuento del proveedor, se registra un débito en la cuenta (400) Proveedores y un crédito en la (608) Descuentos sobre compras por pronto pago y la (472) IVA soportado.
• Cuando se recibe un descuento por pronto pago al saldar una deuda con un proveedor, se registra un débito en la cuenta (400) Proveedores por el importe total de la deuda. El descuento se abona a la cuenta (608) Descuentos sobre compras por pronto pago (sin IVA), el IVA correspondiente se abona a la (472) IVA soportado, y el resto se abona a la (572) Bancos.
• Si la empresa concede un descuento por pronto pago a un cliente, se registra un débito en la cuenta (706) Descuentos sobre ventas por pronto pago (por el importe del descuento sin IVA), un débito en la (477) IVA repercutido (por el IVA del descuento), y un débito en la (572) Bancos (por el importe neto recibido). El total se abona a la cuenta (430) Clientes.
• Cuando las mercancías llegan con retraso y la empresa concede un descuento comercial del 10% al cliente (calculado sobre el importe de la venta anterior sin IVA), se registra un débito en la cuenta (708) Devoluciones de ventas y operaciones similares y en la (477) IVA repercutido. El total se abona a la cuenta (430) Clientes.
• En caso de conceder descuentos comerciales, se utiliza la cuenta (708) Devoluciones de ventas y operaciones similares. Si se reciben descuentos por pronto pago de proveedores, se utiliza la cuenta (608) Descuentos sobre compras por pronto pago.

Contabilización de Servicios y Deudas

• Si una empresa de prestación de servicios realiza una actividad que constituye su objeto social principal, el cobro se registrará en la cuenta (430) Clientes. Si la prestación de servicios es de carácter eventual o no habitual, se utilizará la cuenta (440) Deudores.
• Las retenciones practicadas por la empresa se registran en la cuenta (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas, generalmente con un abono en Bancos (572) o Caja (570) en el Haber. Por otro lado, las retenciones soportadas en cobros se registran en el Debe de la cuenta (473) Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta.
• Los gastos por traslados del personal se contabilizan en la cuenta (629) Otros servicios.
• Los gastos de atenciones a clientes o personal, como invitaciones a comer, se registran en la cuenta (627) Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

Gestión de Nóminas y Seguridad Social

• El pago de nóminas implica el registro de:
  • (640) Sueldos y salarios (por el importe bruto).
  • (476) Organismos de la Seguridad Social, acreedores (por las cuotas de Seguridad Social a cargo del trabajador y de la empresa).
  • (642) Seguridad Social a cargo de la empresa (por la cuota patronal).
  • (4751) Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas (por las retenciones de IRPF sobre las nóminas brutas).
  • El importe neto a pagar al trabajador se abona a la cuenta (572) Bancos.
• Las cuotas de la Seguridad Social a cargo de la empresa también se registran en la cuenta (642) Seguridad Social a cargo de la empresa.

Pérdidas y Ganancias Diversas

• Los préstamos considerados irrecuperables se registran en la cuenta (667) Pérdidas por créditos incobrables.
• Otro tipo de pérdidas en la gestión corriente, como las diferencias de arqueo de caja, se contabilizan en la cuenta (659) Otras pérdidas en gestión corriente.

Operaciones con Inmovilizado

• En la venta de un ordenador (inmovilizado material), se registra un débito en la cuenta (572) Bancos (o (543) Créditos a corto plazo por enajenación de inmovilizado si el cobro es a plazos) por el importe de la venta más su IVA. Se abona la cuenta (217) Equipos para procesos de información por su precio de adquisición original y la (477) IVA repercutido. Si el precio de venta es inferior al valor contable neto (costo menos amortización acumulada), la diferencia se registra como una pérdida en la cuenta (671) Pérdidas procedentes del inmovilizado material.
• Cuando se vende un inmovilizado obteniendo un beneficio sobre su precio de adquisición, se registra un débito en la cuenta (572) Bancos por el importe de la venta más su IVA. El beneficio se abona a la cuenta (771) Beneficios procedentes del inmovilizado material.

Gastos de Transporte y Adquisiciones

• Los gastos de transporte asociados a la adquisición de mercancías (compras) se suman al valor de estas. Cuando los gastos de transporte son por ventas, se registran en un asiento contable aparte.
• La compra de acciones como inversión transitoria (a corto plazo) se registra en la cuenta (540) Inversiones financieras a corto plazo en instrumentos de patrimonio.

Gestión de Créditos y Deudas

• Cuando la empresa considera que un cliente es de difícil cobro, se reclasifica su deuda de la cuenta (430) Clientes a la (436) Clientes de dudoso cobro. Si posteriormente la deuda se considera irrecuperable, se registra una pérdida en la cuenta (667) Pérdidas por créditos incobrables con abono a la (436) Clientes de dudoso cobro.
• Cuando la empresa concede un préstamo, se registra un débito en la cuenta (542) Créditos a corto plazo y un abono en la (572) Bancos. Si dicho préstamo no es devuelto, se registrará una pérdida en la cuenta (667) Pérdidas por créditos incobrables con abono a la (542) Créditos a corto plazo.
• La compra de material de oficina que se consumirá en el ejercicio se registra en la cuenta (629) Otros servicios con abono a Acreedores (410) o Bancos (572).

Anticipos a Proveedores y Gestión del IVA

• Los anticipos a proveedores se registran en el Debe de la cuenta (407) Anticipos a proveedores, incluyendo el IVA si corresponde.
• Cuando se recibe la mercancía y se liquida el anticipo al proveedor, se registra un débito en la cuenta (600) Compras de mercaderías por el valor de la compra (sin IVA) y en la (472) IVA soportado por el IVA total de la compra. Se abona la cuenta (407) Anticipos a proveedores por el importe del anticipo y la diferencia se abona a Bancos (572) o a Proveedores (400) si queda pendiente de pago.
• Cuando un importe incluye IVA, para obtener la base imponible se divide por 1.21 (si el tipo es del 21%).

Gestión de Efectos Comerciales

• La cuenta (4315) se utiliza para Efectos comerciales impagados. La cuenta (436) es para Clientes de dudoso/difícil cobro. Cuando se da por perdido el cobro de un efecto impagado, se registra un débito en la cuenta (650) Pérdidas de créditos comerciales incobrables con abono a la (4315) Efectos comerciales impagados.
• Las letras de cambio en gestión de cobro (4310) representan un derecho de cobro derivado de una operación que ya ha devengado su IVA. Las letras descontadas (4311) son aquellas que se han anticipado en el banco.
• Cuando un cliente no paga una letra de cambio descontada al banco, la deuda con el banco se reclasifica a la cuenta (5208) Deudas por efectos descontados en el Debe, incluyendo los gastos bancarios (intereses y comisiones). El importe total se abona a la cuenta (572) Bancos.
• Si el cliente acepta una nueva letra de cambio que incluye los gastos ocasionados por el impago anterior, se registra un débito en la cuenta (4310) Efectos comerciales en cartera por el nuevo importe total. Se abona la cuenta (4315) Efectos comerciales impagados por el valor original del efecto y la cuenta (769) Otros ingresos financieros por los gastos repercutidos al cliente.

Deudas Bancarias y Envases

• Las deudas a corto plazo con entidades de crédito por préstamos se registran en la cuenta (520) Deudas a corto plazo con entidades de crédito.
• Cuando se venden mercancías y se cargan envases a devolver (ej. 4.000€), se registra un abono en la cuenta (437) Envases y embalajes a devolver por clientes. Si transcurrido el plazo el cliente devuelve una parte (ej. 1.000€), se registra un débito en la (437) por los 1.000€ devueltos y un abono en la (430) Clientes (o (572) Bancos si se devuelve el dinero). Por los envases no devueltos (ej. 3.000€), se registra un débito en la (437) por los 3.000€ y un abono en la (704) Venta de envases y embalajes y en la (477) IVA repercutido.

Reclasificación de Deudas y Créditos

• La reclasificación de deudas o créditos se realiza cuando su vencimiento cambia. Por ejemplo, un crédito a largo plazo por enajenación de inmovilizado (253) que pasa a ser a corto plazo se reclasifica a la cuenta (543) Créditos a corto plazo por enajenación de inmovilizado. De igual forma, una deuda a largo plazo con entidades de crédito (170) que pasa a ser a corto plazo se reclasifica a la cuenta (520) Deudas a corto plazo con entidades de crédito.

Impuesto sobre Beneficios

• El Impuesto sobre Beneficios se calcula sobre el resultado contable antes de impuestos. El importe resultante se registra con un débito en la cuenta (630) Impuesto sobre beneficios. Se abona la cuenta (473) Hacienda Pública, retenciones y pagos a cuenta por los pagos a cuenta ya realizados, y la diferencia se abona a la cuenta (4752) Hacienda Pública, acreedora por Impuesto sobre Sociedades (importe a pagar).