Contabilidad Empresarial: Fundamentos, Tipos y Ámbito Profesional

TRUEQUE: era una manera rudimentaria de intercambio donde lo que se intercambiaba era un producto por otro, ausente en este caso el valor de la moneda como medio de pago. Este proceso ayudó a la especialización de la producción sabiendo que se podía tener lo necesario si se aplicaban esfuerzos en una sola área y luego se aplicaba trueque.

INICIO DE MERCADOS: con el aumento de la especialización se inician los excedentes de productos y ello hace posible la aparición de los primeros mercados locales y por ende se da el inicio del comercio real.

ETAPA MONETARIA: se busca la manera de intercambiar por medio de una forma común ya que el trueque no ofrecía un sistema eficiente y al principio se utilizaron diversos medios comunes hasta la aparición del metal como patrón de valor como el oro, plata, cobre, bronce, hierro, plata, lo que aumentó el auge comercial y las cosas empezaron a funcionar mejor.

CAPITALISMO INCIPIENTE: se inicia el proceso de amasar riquezas gracias a los excedentes cada vez mayores. En este estadio surge el trabajo remunerado, los patronos y se mejoran los mercados al haber mayor oferta de bienes y servicios.

PRODUCCIÓN MASIVA: con el aumento de poblaciones y por ende cada vez mayores necesidades, los descubrimientos, la creación de grandes ciudades y la acumulación de riquezas, entre otros aspectos, nacen las empresas y con ello los grandes capitales.

PROSPERIDAD: se caracteriza por la existencia de muchas personas con grandes riquezas lo que da lugar a las clases económicas y sociales. Es la etapa de desarrollo amplio en el comercio y la industria como un medio capitalista y de distribución desigual de la riqueza ya que los que más tienen más pueden y se marca la diferencia entre el trabajador y el patrono.

Informa, es decir, es un sistema informativo de gran eficiencia como apoyo a la toma de decisiones.

Importancia de la Contabilidad

Su importancia radica en el hecho de que la contabilidad es la historia de las operaciones comerciales que celebra la empresa, facilitando así los medios de control, investigación y fiscalización para evitar errores que puedan amenazar el buen funcionamiento del sistema empresarial.

Tipos de Empresas que Utilizan la Contabilidad

EMPRESAS COMERCIALES: las que comúnmente realizan transacciones de compra y venta de mercadería tangible como el caso de empresas comercializadoras de ropa, artículos de canasta básica, supermercados, ferreterías, etc. Su base es entonces la oferta y demanda de bienes de uso final para el consumidor.

1. EMPRESAS DE SERVICIOS: su medio de operaciones consiste en ofrecer al consumo final servicios (cosas intangibles) que se necesitan para o el caso de una agencia de viajes, asesorías contables y administrativas, salas de belleza, apoyo técnico de reparaciones, etc.
2. EMPRESAS MANUFACTURERAS: son las empresas que obtienen bienes para cambiar en parte o en todo su estado físico y convertirlos en otros.

Lo que obtienen se denomina Materia Prima, la cual mediante un proceso de transformación por medio del agregado de costos como mano de obra, electricidad, energía, combustibles, materiales indirectos, etc. Se convierten en Productos Terminados o finales.

Estas mismas empresas pueden clasificarse genéricamente como:

1. MICROEMPRESAS: aquellas con operaciones de menor cuantía o negocios pequeños.
2. Es común que inicien legalmente dentro de

Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada, como el caso de pulperías, panaderías, salas de belleza, empresas artesanales, etc., y pueden dedicarse al comercio, servicios o manufactura.

1. EMPRESAS PÚBLICAS: Instituciones del gobierno como ministerios, Caja Costarricense de Seguro Social, Bancos del Estado, RECOPE, IMAS, INA, Asignaciones Familiares, ICE, AyA, etc.

1. EMPRESAS PRIVADAS: iniciadas con excedentes de capitales normalmente cuantiosos y que compiten en mercados más grandes como Tiendas La Gloria, El Globo, Bancos Privados, entre otros.

División de la Contabilidad

La contabilidad se divide en tres áreas básicas a saber:

1. CONTABILIDAD FINANCIERA: área de la contabilidad relacionada con la preparación de datos para uso de los gerentes dentro de la organización y su publicación a terceros (accionistas, proveedores, bancos, acreedores, empleados, entes reguladores, clientes, etc.).

Consiste en el conjunto de operaciones contables conocidas comúnmente como contabilidad: registros, criterios de contabilización, formas de presentación, etc.

CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA: es la parte de la contabilidad que se encarga de la preparación de datos para que ayuden a los entes a tomar decisiones.

Es una contabilidad interna en la empresa que tiene como finalidad la preparación de informes y elaboración de medios de control para administrar mejor.

Toma sus datos de la contabilidad financiera y su enfoque es hacia el futuro empresarial.

CONTABILIDAD FISCAL: sistema cuyo objetivo es preparar información para efectos de cumplir con las obligaciones tributarias de la empresa. Genera información requerida por el gobierno.

El Contador y su Ámbito de Acción

El contador es la persona que se encarga de llevar a cabo el proceso contable, o sea, el profesional encargado de registrar, clasificar, resumir, analizar e interpretar las operaciones comerciales de una empresa o persona para que se lleve una historia de estas operaciones y con ello determinar el rumbo que está llevando el negocio.

La contabilidad se manifiesta en diversas actividades a cargo de un contador como por ejemplo: Instalación de sistemas de contabilidad adaptables a la empresa, Mantenimiento de registros adecuados, Preparación de Estados Financieros, Auditorías (revisión y control), Declaraciones de Impuestos, Presupuestación.

Control de gastos e ingresos, Contralorías, etc.

El contador debe poseer no solo conocimientos sino una serie de características sicosociales, sobre todo ante la creación de la Ley de Justicia Tributaria donde se puede enfrentar a una serie de penas legales que le pueden llevar incluso a la cárcel.

Es por ello que un contador necesita ser honesto, responsable y eficiente.
Honesto para que las operaciones que contabiliza sean las que realmente ocurren y no caiga en errores de omisión, malversación, fraudes o cualquier otra situación que ponga en tela de duda su honestidad. Debe ser responsable y eficiente para mantener registros actualizados y con esto la contabilidad podrá reflejar la verdadera situación económica de la empresa.

Las actividades mencionadas con antelación son realizadas de acuerdo al grado profesional que tenga el contador que existe de dos maneras:

1. CONTADOR PRIVADO: profesional de la contabilidad que se dedica a las labores preliminares de esta disciplina pero que no posee fe pública para publicar los resultados de su gestión en las labores de registro, clasificación y resumen de la información comercial.

En Costa Rica existe un Colegio Profesional para ellos y se requiere poseer el título ya sea como Técnico Medio, Diplomado o Bachiller Universitario en Contaduría o en Administración de Empresas con énfasis en Contaduría.

En el caso de los Técnicos Medios, deben presentar una prueba ante el Colegio de Contadores Privados de Costa Rica para demostrar sus conocimientos y los demás títulos solo presentan un seminario especial dirigido a los aspectos de Ética Profesional para colegiarse y obtener la calidad de CPI (Contador Privado Incorporado).

1. CONTADOR PÚBLICO: profesional de mayor nivel académico y que está protegido en Costa Rica por el colegio respectivo y cuyas actividades van más allá de la operatividad del contador privado, incursionando al ámbito de la Auditoría Externa, Asesorías y otras actividades de revisión y control general empresarial.

Puede anotarse que como profesional es uno de los más completos por el dominio que debe tener de las áreas del quehacer empresarial como administración, legislación aplicada, costos, mercadeo, economía, recursos humanos, finanzas, etc.

En Costa Rica, el grado académico mínimo para obtener la calidad de CPA (Contador Público Autorizado) es el de Licenciatura en la rama contable y para ejercer se debe estar afiliado al Colegio de Contadores Públicos.

Por tanto las áreas de trabajo para ambos profesionales se resumen así:

Usuarios de la Contabilidad

Son muchas las personas físicas o jurídicas que necesitan la información contable ya sea para revisiones, toma de decisiones o para conocer la situación financiera de la empresa. Entre ellos podemos anotar los siguientes:

1. SOCIOS: dueños o accionistas de la empresa que precisan conocer las operaciones de la misma desde el punto de vista financiero para saber cómo están las operaciones a un momento dado.
2. GERENCIA: se refiere a los altos niveles de la organización, quienes necesitan estar constantemente informados de lo que la empresa está llevando a cabo y es la contabilidad la que ofrece este tipo de informes.
3. EMPLEADOS: personas que laboran en la empresa y que por sus funciones deben conocer los sucesos financieros como el caso de los vendedores para delimitar sus objetivos de ventas.
4. USUARIOS EXTERNOS: personas que aunque no están directamente relacionados con una empresa, en un momento dado, necesitan saber como avanzan las operaciones financieras como Bancos, entidades financieras, entre otros.

1. EL ESTADO: si fuera del caso, la información financiera debe ser presentada a entidades estatales que puedan estar interesadas en la misma como el caso del Ministerio de Hacienda, ente encargado de recolectar tributos y que por medio de la información contable obtienen datos importantes para verificar los pagos que la empresa debe hacerles regularmente.
2. AUDITORÍA EXTERNA: profesionales independientes que son contratados por la empresa o que recibe oficialmente y que deben evaluar que las operaciones se lleven a cabo de acuerdo a ciertas normas y asimismo apoyan que la información sea correcta.

1. INVERSIONISTAS: se refiere a aquellas personas que están interesadas en formar parte de los socios o dueños de nuestra empresa y por lo tanto es de sumo interés para ellos contar con información que les facilite el conocimiento de lo que somos y hacemos para determinar si su decisión de inversión es correcta o no.
2. INSTITUCIONES BANCARIAS: los bancos e instituciones financieras necesitan de la información contable, específicamente para determinar si somos sujetos de crédito dentro de sus estándares y es por medio de la contabilidad donde se tenemos o no como esa opción.

Otras Generalidades de la Contabilidad

Para conocer mejor lo que la contabilidad es y ofrece, damos a continuación algunos datos Importantes que debe conocer toda persona que se inicia en el estudio de esta apasionante disciplina:

Aspectos Legales de la Contabilidad

La contabilidad está contemplada en dos de nuestros códigos legales como son el Tributario y el Mercantil por lo que no sólo es una necesidad interna de la empresa por el hecho de ser un medio de control, sino que además existen regulaciones gubernamentales que hacen necesario y obligatorio llevar registros contables y mantenerlos al día.

Dentro de estas regulaciones tenemos los siguientes puntos básicos:

Toda empresa debe constituirse legalmente ante Notario Público e inscribirse en el Registro Público Mercantil como alguno de los siguientes tipos de negocios: Sociedad Anónima, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad en Nombre Colectivo (en desuso), Sociedad en Comandita Simple (en desuso), Sociedad Cooperativa o Asociativa, Empresa Individual de Responsabilidad Limitada.

Las anotadas como en desuso, aplican de esta forma ante el hecho de que estas empresas implican que la responsabilidad de los socios no solo es por sus aportes como dueños de la empresa sino que llega hasta por sus bienes personales, o sea que poseen RESPONSABILIDAD ILIMITADA.

Toda empresa debe llevar los siguientes libros contables principales:

Libro Diario: donde se anotan en orden cronológico las transacciones a medida que se van sucediendo a raíz de documentos de soporte como facturas, cheques, letras de cambio, pagarés, etc.

Libro Mayor: desglose específico de cada una de las cuentas que se afectan el diario para controlar sus saldos individuales. Este nos da la oportunidad de conocer por ejemplo cuanto debemos, cuanto tenemos en la cuenta del banco, etc.

Libro de Inventarios y Balances: donde agrupamos las cuentas de Mayor una por una y se lleva a cabo el proceso de saldar las cuentas para determinar la igualdad de débitos y créditos. Implica además el desglose de existencias o inventarios de la empresa.

Las sociedades Anónimas y de Responsabilidad Limitada deben llevar además libros de ACTAS como control de acuerdos y reuniones.

Cualquier empresa que se dedique al comercio internacional debe llevar el libro de CALCULO DE MERCADERÍAS como control de la actividad de importación.

Es obligatorio mantener archivos contables hasta por 4 años después del vencimiento de documentos y libros legales. Este período de vencimiento inicia el 1 de enero del año inmediatamente siguiente al cierre fiscal y finaliza el 31 de diciembre de 4 años adicionales.

Mantener registros fiscales para el cálculo de impuestos de diferentes tipos especialmente en renta, venta, consumos, activos, etc.