Contabilidad de Costes en la Empresa Gráfica: Clasificación, Sistemas y Estimación de Precios

1. La contabilidad de costes

El sistema contable de la empresa constituye un sistema de registro y de medición expresado en unidades monetarias. La contabilidad se delimita en tres áreas: la contabilidad financiera, que tiene como objetivo obtener información de las relaciones de la empresa con el exterior; la contabilidad de gestión, que procesa la información relevante de la empresa para la toma de decisiones; y la contabilidad de costes, que forma parte de la contabilidad de gestión y cuyo objetivo es suministrar información relativa a los costes de los productos y servicios generados por la empresa, con una perspectiva a corto plazo. Sirve de apoyo para el cálculo de costes totales, costes unitarios, costes estándar y cálculo de presupuestos de gestión y del presupuesto industrial, que se han producido durante un tiempo determinado.

Funciones: determinar los costes totales de la empresa o de una parte, determinar el coste de un determinado proceso, subproceso, actividad o tarea, establecer los costes unitarios de un centro de coste, determinar el coste de un producto, valoración de existencias, facilitar el análisis, planificación, control y seguimiento de los costes, ayuda a la toma de decisiones, entre otros.

2. Proceso de asignación de costes

Se identifican todos los costes que genera la empresa y se asignan a productos, clientes, centros de coste, departamentos, etc. Hay que distinguir dos modos de asignación de costes:

2.1. Afectación

El coste de afectación se realiza de forma objetiva, sin necesidad de aplicar criterios de reparto. Por ejemplo: en la impresión de un producto gráfico se asigna el coste de la materia prima, papel, cartón, independientemente del resto de costes.

2.2. Imputación

La asignación de un coste se efectúa a través de un proceso de reparto aplicando determinados criterios. Por ejemplo: el mantenimiento de las instalaciones y de los equipos se asigna a la planta de producción, pero si se quiere determinar el coste de un equipo en concreto, se deberá establecer el criterio de imputación (valor de compra, horas de funcionamiento…).

3. Clasificación de los costes

Atendiendo a los objetivos genéricos de las empresas de producción y de la empresa gráfica en particular, se pueden establecer las siguientes clasificaciones:

3.1. En función de los niveles de proceso

(coste de proceso, coste de subproceso, coste de actividad, coste de tarea)

3.2. Costes según su naturaleza

(materiales, servicios exteriores, personal, amortizaciones, distribución, administrativos, financieros, estructura)

3.3. Costes según los objetivos

(costes de adquisición: permiten la propiedad de un bien. Ejemplo: compra de materias primas; costes de producción: permiten obtener bienes a partir de otros. Ejemplo: energía eléctrica; costes de comercialización: deben a la transferencia de la propiedad de los bienes a terceros. Ejemplo: coste de transportes; costes de administración: deben a la administración del negocio. Ejemplo: sueldos del personal administrativo; costes de financiación: deben al dinero utilizado en el negocio. Ejemplo: intereses de préstamos)

3.4. En función de la identificación con un determinado objeto de coste

(directos: se afectan directamente con el objeto de coste; indirectos: no se pueden identificar con el objeto de coste y para imputarlo hay que establecer un criterio de reparto)

3.5. En función de su afectación temporal

(de período: se identifica con un intervalo de tiempo y no con la producción; de producto: el coste ha contribuido directamente a la fabricación, distribución y comercialización del producto)

3.6. En función de su comportamiento al variar el nivel de actividad

(fijos: son constantes en un nivel de actividad concreto; variables: son cambiantes según la utilización en la actividad; mixtos: se componen de parte fija y variable)

3.7. De acuerdo con el desembolso del coste

(desembolsables: implican la salida de tesorería; de oportunidad: no implican ninguna salida)

3.8. De acuerdo con la calidad

(de no calidad, de inspección)

4. Sistemas de costes

Las empresas del sector gráfico presentan grandes diferencias incluso en organizaciones de la misma especialidad y/o dimensión. La elección de un sistema de costes deberá realizarse a partir de un análisis que tenga en cuenta: la especialidad de la empresa, dimensión e infraestructura, nivel tecnológico y la cultura de gestión, productos producidos y comercializados, comportamiento de los competidores.

4.1. Sistemas de costes en relación con la técnica de valoración

En función de la información de que se dispone, se puede trabajar con datos históricos para realizar los cálculos o bien, si no existen, basándonos en previsiones.

4.2. Sistemas de costes según los métodos de asignación de costes a los productos

Según se decida imputar los costes indirectos de producción, de modo total o parcial al producto, se distinguen dos sistemas:

4.2.1. Sistema de coste completo: todos los costes (materiales, mano de obra directa, mano de obra indirecta y costes indirectos de producción) se imputan al producto. El coste del producto y el de producción son el mismo.

4.2.2. Sistema de coste variable: se asignan una parte de los costes (materiales, mano de obra directa) a los productos. La mano de obra indirecta y los costes indirectos fijos, a la cuenta de resultados.

4.3. Sistemas de costes dependiendo de la acumulación de costes

Se pueden clasificar en:

4.3.1. Costes por procesos: los costes se acumulan por periodos de tiempo y se distribuyen entre los productos fabricados en su espacio.

4.3.2. Costes por pedido: cada pedido es el destinatario de los costes.

4.4. Sistema de costes directos

Es un sistema de costes variables, ya que solo una parte de los costes indirectos se imputan a los productos. Los costes directos en una empresa gráfica son: costes de producción directamente identificables con el producto final, coste de materias primas necesarias para fabricar el pedido, mano de obra directa que interviene en la elaboración del producto, costes directos de la comercialización (comisiones), transportes. Los costes indirectos se transfieren a la cuenta de resultados sin ser asignados a los productos y se consideran costes de período.

4.5. Sistema de costes por pedido

El método se adapta tanto al sistema de costes completos como variables. Hay que distinguir costes de producto y costes de período. Como costes de producto se consideran los costes directos y los indirectos de producción.

• Costes directos: no plantean ningún problema para su asignación.
• Costes indirectos de producción: una parte se consideran de producto y el resto se consideran costes de período. Los costes indirectos que deben asignarse al producto están constituidos por: los costes de energía de la planta de producción, el alquiler de la planta, amortización de equipos e instalaciones de la planta de producción, mantenimiento de los equipos e instalaciones de la planta, etc. Los costes indirectos asignables por período son: los costes de personal no relacionado con la producción, como dirección, oficinas centrales, etc.; determinados costes financieros; determinados costes comerciales, etc.

5. Sistemas de presupuestar

Un sistema de presupuestar es una forma predefinida que posee una empresa gráfica para determinar el precio de un posible trabajo. En ocasiones se combinan las distintas formas en función del producto que se está valorando. El procedimiento a utilizar debe ser lo más simple posible para agilizar los cálculos pero sin perjudicar la fiabilidad del sistema.

• En las empresas familiares es frecuente que el fundador, basándose en su experiencia, realice presupuestos por intuición. Estos cálculos son de dudosa fiabilidad y no se fundamentan en el imprescindible cálculo preciso de los costes que intervienen.
• Los presupuestos que se basan en la relación con el cliente son producto de la negociación de los precios, pero si no se conoce con exactitud el coste del trabajo puede ocurrir que no se cubran los costes. Posterior a la realización del trabajo.
• Es un sistema en el que se precisa una información inmediata y fiable de los tiempos y costes de producción reales, pero existen pocos clientes que aprueban un trabajo sin disponer de un presupuesto previo.
• Partiendo de un coste fácilmente calculable, normalmente el papel, y conociendo los gastos generales de la empresa, se extrapolan los datos al coste del trabajo y se aplica un margen para obtener el precio. Es el sistema de cálculo por ratios, pero no siempre el consumo de papel es suficiente para valorar un trabajo (impresión a color, o a una tinta, encuadernación), por ello solo se aconseja cuando los productos son muy estandarizados.
• La fiabilidad de presupuestar según los precios de la competencia dependerá de hasta qué punto la valoración que están realizando sea la adecuada y de si su estructura se corresponde con la de nuestra propia empresa. Es bueno conocer los precios de mercado para establecer el precio de venta, pero antes hay que tener claro el coste del trabajo. De alguna manera, cuando se presupuesta se suele aplicar el criterio observado en encargos parecidos.
• El método de presupuestar en base a trabajos anteriores aprovecha esa experiencia para realizar la valoración, pero para que el sistema sea eficaz debemos disponer de una información completa de los costes reales contabilizados en los otros trabajos. Esta situación se produce cuando un determinado cliente solicita la reedición de un trabajo.
• Las listas de precios están pensadas para dar una respuesta lo más rápida posible al cliente. Con una buena estructuración y la estimación completa de los costes de cada uno de los productos, se puede conseguir un sistema fiable y de gran agilidad de uso. Lógicamente no se deben adoptar ni copiar tarifas de la competencia, dado que sus costes no tienen por qué coincidir con los nuestros.

De entre todos los sistemas de presupuestar, la estimación de costes, explicada a continuación, es el más exacto.

6. Estimación de costes

Para aplicar este procedimiento se debe estudiar el trabajo e identificar la forma de realizarlo en producción y conocer las distintas posibilidades que existen para llevarlo a cabo. El coste de un producto, de modo simplificado, se compone de 3 conceptos básicos cuya suma nos permitirá conocer el coste total: coste de materias primas, costes de transformación y costes de estructura.

Coste del trabajo = [(tiempo estándar de producción * precio hora)] * (número de operaciones) + coste de los materiales + precio de trabajos externos

6.1. Coste de materias primas

Es la valoración de los materiales que componen el producto final: papel, tintas, películas, fotolitos y planchas principalmente. Para obtener el valor del coste hay que calcular la cantidad y el precio. La cifra a aplicar será la que se consume para conseguir el producto final. Se resume en 2 factores: rendimiento de consumo (es decir, pérdida), precio de la mercancía + los gastos asociados a la compra, como transporte, almacenamiento, seguros, financiación si se da el caso, etc.

6.1.1. El coste de la tinta

Representa un coste entre el 2% y el 5% del total del trabajo, pero no siempre se presta suficiente atención a su consumo.

Variables:

• t = consumo de tinta
• n = número de ejemplares y márgenes
• l = número de caras
• a = área de impresión
• c = porcentaje de cobertura (letra fina sin medios tonos 15%, letra normal sin medios tonos 20%, letra normal con encabezados de párrafos en negrita 25%, textos e ilustraciones 30%, letra gruesa sin medios tonos 35%, composición muy densa 50%, medios tonos 50%, negativos 60 a 90%, sólidas 100%)
• colores de cuatricromía: (magenta y cian 40%, amarillo 50%, negro 20%)
• i = sistema de impresión (tipografía y flexografía 1, huecograbado 0,7, offset 0,5)
• s = soporte de impresión (papel estucado brillo 1,0, estucado mate 1,3, papel offset 1,4, alisado 1,6, papel de periódico 1,8, cartulina absorbente 2,0, cartón 2,2)
• d = densidad de la tinta
• p = porcentaje de desperdicio de tinta
• r = residuo de tinta
• f = factor de consumo de tinta

Si se quieren imprimir 10.000 pliegos y las márgenes estimadas son de un 5%, el valor de n será: 10.000 + 500 = 10.500. El número de caras l determina si se imprime cara y dorso o solo una cara. El área de impresión a considera la superficie en metros cuadrados: la de la forma impresora en impresión a bobina y del formato de la hoja en máquina de pliegos. El porcentaje de cobertura c representa el porcentaje de mancha en relación con el área total de impresión. En caso de existir superficies diferenciadas de distintos tipos de cobertura, se toma la proporción ocupada por cada uno de ellos. La densidad de la tinta d, la facilita el fabricante en el envase, y se expresa en kg/dm3. El porcentaje de desperdicio de tinta p se refiere a la tinta que se desecha durante la limpieza. El residuo de tinta r, debido a los cambios de color. El factor de consumo de tinta f es la superficie en m2 que 1 kg de tinta dada puede cubrir sobre un soporte según el sistema de impresión determinado.

Fórmulas

1º) Se calcula la mancha a imprimir: nº de ejemplares * nº de caras * área de impresión * porcentaje de cobertura de tinta / 100

2º) Después hay que relacionarla con la densidad de la tinta, el soporte, el sistema de impresión y el desperdicio. El factor de consumo f, que aparece en la tabla 1, recoge las variables i, s, d: sistema de impresión, tipo de soporte y densidad de la tinta.

6. Consumo de tinta: (nº de ejemplares * nº de caras * área de impresión * porcentaje de cobertura de tinta * 100) * f (1 + p/100) + r donde (1 + p/100 * f) + r = el porcentaje de desperdicio de tinta + residuos.

6.1.2. El coste del papel

En el momento de presupuestar un trabajo se debe conocer el peso de la cantidad de papel necesario para el trabajo así como su precio. El coste puede representar aproximadamente un 30% del total.

Variables: peso en kg por resma, coste por resma o por kg; dimensiones en ancho y largo, de la hoja o de la bobina; gramaje del papel, expresado en gramos por metro cuadrado; número de hojas, generalmente 500 = resma.

6.2. Coste de transformación

Es el valor que hay que añadir, partiendo de las materias primas, para llegar al producto final que es el que se vende. Este coste está representado por 2 partidas: el tiempo empleado en la producción, que supone la transformación, y el coste de ese tiempo empleado en la producción.

6.2.1. Los costes horarios

Los costes de los materiales y los trabajos externos son fáciles de calcular, pero para valorar la producción interna es preciso conocer los tiempos por operación y los costes horarios para cada una de las secciones que realizan los trabajos. En este cálculo hay que tener en cuenta la forma de aplicar las amortizaciones y los gastos generales de la empresa, tanto los relacionados directamente como los que no.

Con el fin de determinar la incidencia de los distintos departamentos de la empresa en los costes horarios, es importante diferenciar dentro del organigrama 3 espacios:

• Áreas: principalmente el área funcional, cuyos costes no son asignables a un departamento en concreto sino a toda la empresa en general. Área estructural, constituida por los departamentos no productivos, y área de producción que engloba los productivos.
• Centros: dentro del área estructural se encuentran los centros de: administración, comercial, almacén, por ejemplo; y de preimpresión, impresión y postimpresión en el área de producción.
• Subcentros: son aquellas secciones que pueden realizar una tarea propia de manera individual. Por ejemplo: el escáner en el centro de preimpresión, cada una de las máquinas de offset en el centro de impresión o la guillotina en el centro de postimpresión.

Los costes horarios se obtendrán solo para los subcentros productivos.

6.2.2. Obtención de costes horarios por subcentro

En la elección de los criterios de reparto existen diferentes tendencias. En algunos casos se limitan a un reparto proporcional de todos los gastos no asignables directamente a los subcentros, de forma proporcional a los asignados directamente. En otros, dependiendo del gasto que se considere, se aplican índices de productividad hasta superficies ocupadas por cada subcentro.

Para poder realizar un reparto de gastos por imputación se necesita conocer la siguiente información:

• Superficie relativa por subcentro
• Horas efectivas de trabajo por subcentro (efectivas y presenciales)
• Potencia eléctrica instalada
• Coeficiente de potencia consumida
• Índice de productividad
• Para una mayor exactitud en los cálculos puede necesitarse: superficie total imprimible en una pasada por máquina, volumen de trabajo relativo dentro de los centros por subcentro comparable, valores de producción

La operación de multiplicar el tiempo por el coste horario proporcional da el dato del coste de transformación. Para calcular el coste por hora hay que considerar los siguientes elementos que intervienen:

6.2.1. Mano de obra: está constituida por lo que cuesta a la empresa el personal que trabaja. Comprende:

• Mano de obra directa: personal que interviene en el proceso de producción y cuyo trabajo se puede medir de alguna manera.
• Mano de obra indirecta: mandos y mozos de taller que son necesarios pero cuyo trabajo es difícil de medir.

El coste de personal restante: dirección, comerciales, contabilidad, gestión de personal, se carga dentro del apartado denominado estructura.

Tipos de horas e incidencia en el coste horario: los tipos de horas se valorarán solo en el área de producción. Hay que diferenciar las distintas clases que existen en función de la influencia sobre la producción y los costes de los trabajos. Las horas de presencia están constituidas por el tiempo total de presencia del personal de un determinado subcentro. Pueden dividirse en:

• Horas efectivas: el tiempo “productivo”.
• De preparación: ajustes de máquina, por ejemplo; aunque se facturan al cliente no representan producción real.
• De producción: horas dedicadas realmente a la producción del producto.
• Horas no efectivas: no se podrán facturar al cliente, son debidas a ineficiencias o al funcionamiento de la empresa.
• Funcionales: el tiempo destinado al mantenimiento, formación.
• De paros: fallos humanos o de las máquinas.

Cualquier reducción de las horas no efectivas repercutirá en el aumento de las efectivas, así como la disminución del tiempo de preparación mejorará los tiempos de producción generando un coste menor del producto. Es importante recordar que se vende al cliente un producto y no horas.

Salarios: es la retribución económica del personal contratado. En el coste se incluyen las cargas sociales, impuestos, dietas, pagas extraordinarias y los días de vacaciones prorrateados.

6.2.2. Amortizaciones

Cuando se factura un producto también se está vendiendo una parte fraccionada de la máquina y de las instalaciones. El empresario ha realizado una inversión de capital en la adquisición de una máquina, instalaciones, edificio, mobiliario y tiene que recuperar la inversión en un plazo de tiempo que equivale a la vida técnica del equipamiento adquirido. En la compra de equipos, la inversión conlleva otra serie de gastos que deben incluirse. El coste total comprende:

• Coste del equipo y accesorios
• Adecuación de la zona
• Instalación
• Aprendizaje
• Tiempo hasta obtener el nivel de productividad esperado
• Adecuación de otros equipos

La cuantía de la amortización se puede plantear de distintos modos:

• Amortización del precio de adquisición.
• Amortización al precio de adquisición + el importe estimado de la inflación, devaluación, etc., que supondría adquirir el mismo bien una vez transcurrido el tiempo de amortización total.
• Amortización al precio de adquisición de un nuevo equipo, en la suposición de que tendrá un precio mayor debido a la obsolescencia tecnológica.

El coste de la amortización a aplicar es = el importe total de la cifra a amortizar / nº de horas de vida técnica

Tipos de amortización

• Oficial: se toma como valor de compra del equipo y se divide en el período en años que regula la ley para ese equipo. Se utiliza generalmente en la contabilidad de empresas. No se tiene en cuenta el valor del equipo al finalizar el período de amortización.
• Real: se diferencia el valor de mercado desde el inicio y el final de un período considerado, y se divide por el número de horas de utilización. Por ejemplo, un equipo tiene un valor de mercado de 12.000 euros y se prevé que su valor al final del período, considerado de 1 año, será de 9.000 euros, con una utilización de 1.900 horas facturables. La depreciación será de 3.000 euros, dividido por 1.900 horas de uso resulta 1,57 euros por hora en concepto de amortización.
• Lineal: durante la vida real se considera el coste total de la inversión menos el valor residual, y se divide entre el período de amortización fijado en base a la vida útil del equipo. No se tienen en cuenta las horas de utilización durante cada uno de los periodos considerados de la vida útil del equipo.
• Proporcional: como en el caso anterior, pero se tienen en cuenta las horas de uso en cada uno de los periodos. Por ejemplo, cuando existen distintos turnos la depreciación es diferente.
• Actualizado: es una variante de las anteriores que incluye la actualización periódica del valor del equipo en base a los criterios del mercado.
• Preferible: los valores se actualizan anualmente (o en el período establecido) y se evalúa de nuevo el tiempo restante de amortización.

6.2.3. Costes varios por hora de trabajo

Se incluyen los gastos originados por:

• Gastos de energía
• Gastos de productos químicos empleados en el proceso gráfico
• Conservación y mantenimiento de las máquinas y equipos
• Materiales auxiliares (trapos, disolventes)

La suma total de estos conceptos se relaciona con el número de horas de trabajo y nos proporciona el coste por hora. En el cálculo del número de horas al año se tendrá en cuenta:

• Días laborables (naturales – festivos, vacaciones, absentismo)
• Número de turnos de trabajo al día
• Rendimiento ocupacional de la máquina, es decir, porcentaje de horas máquina producidas respecto a las horas de ocupación.

Cálculo de horas productivas al año: para el cálculo de días laborables trabajados se parte de un total de 11 meses. Dentro del horario de trabajo hay que desglosar los tiempos efectivos y los no efectivos que se deberán cubrir con los costes de las horas efectivas. En el cómputo anual se contabilizan así: 1 mes de vacaciones, sábados y domingos en 1 año: 104 días; fiestas locales en 1 año: 12 días; total a descontar: 146 días del año sobre el horario de 1 oficial. Por ejemplo, se estima que la jornada de 8 horas se divide en 6 horas productivas y 2 horas no productivas. 6 horas x 219 días laborables suman 1.314 horas productivas al año.

El coste general de la hora de la empresa es suma de gastos / horas al año = coste de la hora

6.3. Coste de estructura

Este coste es lo que supone la estructura de la empresa: dirección, administración, comercial, personal, así como los impuestos, cargas financieras, seguros, etc. La valoración de la estructura se suele realizar aplicando un porcentaje sobre el coste de transformación. La suma de las 3 partidas: coste de materias primas, coste de transformación y coste de estructura, determinará el coste total, al que habrá que añadir la cantidad que corresponde al beneficio, y se llegará al precio de venta del producto. Hay 2 fórmulas que calculan el precio en función del porcentaje sobre el coste o sobre las ventas.

Precio margen sobre el coste: coste * (1 + porcentaje sobre costes / 100) = precio final del producto

Precio margen real sobre ventas: coste / (1 - porcentaje sobre ventas / 100) = precio final del producto

Existen además otros posibles márgenes a cargar:

• Margen de beneficio: el que establezca la empresa para ese trabajo.
• Comisiones: a percibir por el vendedor que se encarga del cliente.
• Margen para gastos generales: cuando no se han aplicado los gastos generales sobre el cálculo de los costes horarios.