Contabilidad: Conceptos, Cuentas y Ecuaciones para la Gestión Empresarial

Conceptos Básicos de Contabilidad

Definición de Cuentas

Podemos definir las cuentas como el conjunto de hechos y actos económicos homogéneos debidamente cuantificados. Es apreciable que todo el sistema contable se mueve sobre la base de cuentas. Las cuentas están formadas por:

• Sujeto: la persona respecto de la cual la cosa se considera.
• Objeto: el elemento material o inmaterial que es motivo de hecho económico.
• Valor: la expresión numérica de ese hecho económico.

Estructura de una Cuenta

Podemos representar una cuenta con una "T" que posee dos partes:

• Izquierda: Debe
• Derecha: Haber

Cuando registramos en el Debe estamos debitando. Cuando registramos en el Haber estamos acreditando. Cuando los débitos son mayores que los créditos, la cuenta tiene saldo deudor. Cuando los créditos son mayores que los débitos, la cuenta tiene saldo acreedor.

Clasificación de las Cuentas

Cuentas Patrimoniales

• Patrimoniales Activas: representan aspectos positivos del patrimonio. Los aumentos se anotan en el debe y las disminuciones en el haber. Tienen saldo deudor y se denominan cuentas de activo.
• Patrimoniales Pasivas: representan lo que se debe, aspectos negativos del patrimonio. Los aumentos se anotan en el haber y las disminuciones en el debe. Tienen saldo acreedor y se denominan cuentas de pasivo.
• Patrimoniales de Patrimonio Neto: representan derechos que poseen los socios sobre el activo. Los aumentos se anotan en el haber y las disminuciones en el debe. Tienen saldo acreedor y se denominan cuentas de patrimonio neto.

Las cuentas patrimoniales se dividen en:

• Objetivas o materiales: representan bienes.
• Subjetivas o personales: representan personas.

Cuentas de Resultado

Las ganancias o pérdidas que arrojen finalmente las cuentas de resultado constituyen un incremento o disminución del patrimonio neto de la empresa.

• Cuentas de Pérdida: representan una disminución en el patrimonio neto. Los movimientos que reflejan una pérdida se anotan en el debe y siempre tienen saldo deudor.
• Cuentas de Ganancias: representan un aumento del patrimonio neto. Los movimientos que reflejan una ganancia se anotan en el haber y tienen siempre saldo acreedor.

Cuentas por su Contenido

• Analíticas o simples: son cuentas que responden a características similares y en su conjunto configuran a un determinado rubro. Pueden ser de saldo deudor o de saldo acreedor.
• Sintéticas o colectivas: son aquellas que agrupan a una determinada cantidad de cuentas analíticas o simples de características homogéneas. Pueden ser de saldo deudor o acreedor.

Ecuaciones Contables

Ecuación Contable Básica

Activo - Pasivo = Patrimonio Neto

El patrimonio es el conjunto de bienes económicos pertenecientes a una persona. El patrimonio neto es la diferencia entre los aspectos positivos (activo) y negativos (pasivo) del patrimonio.

Ecuación Dinámica

Activo - Pasivo = Capital + Ganancias - Pérdidas

Ecuación Estática

Pueden efectuarse los siguientes aportes por parte de los propietarios:

• En efectivo.
• En otros bienes.
• Una combinación de ambos y, a su vez, con deuda.

Aportes en efectivo:

Activo - Pasivo = Patrimonio Neto

Variaciones Patrimoniales

Las variaciones patrimoniales se registran a través de la partida doble.

• Variaciones Patrimoniales Permutativas: también llamadas neutras, son operaciones que hacen variar al patrimonio en forma cualitativa, es decir, en la calidad de sus elementos componentes, sin alterar cuantitativamente al mismo.
• Variaciones Patrimoniales Modificativas: hacen variar al patrimonio neto en forma cuantitativa. Deben producirse hechos económicos que generen resultados.
  • Variaciones modificativas positivas: por ejemplo, se cobran intereses por el efectivo.
  • Variaciones modificativas negativas: se trata de gastos permanentes como sueldos y alquileres.
• Variaciones Patrimoniales Mixtas: hacen variar al patrimonio en forma cualitativa y cuantitativa. Por ejemplo: las acciones de una empresa, inversiones, deudas, etc.

Análisis de Cuentas

• ¿Qué representa la cuenta? Se debe comprender el concepto y su aplicación en registraciones contables.
• ¿Cuál es su saldo? Determinar en base a lo que representa si su saldo es deudor o acreedor.
• ¿Cuándo se debita? Identificar las oportunidades en las que debe producirse un débito en la cuenta analizada.
• ¿Cuándo se acredita? Identificar las oportunidades en que debe realizarse un crédito en la cuenta utilizada.

Ejemplos de Cuentas

Activo

Bienes y derechos pertenecientes al titular o sociedad.

Caja y Bancos

• Caja: representa dinero en efectivo.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: cuando ingresa dinero a la empresa, ya sea por venta de mercaderías o servicios, cobros de alquileres, intereses, etc.
  • Se acredita: cuando por algún concepto se efectúan pagos en efectivo o a través de bancos.
• Valores a Depositar: representa los cheques recibidos como pago por determinadas operaciones. Dichos cheques se encuentran pendientes de cobro hasta tanto se depositen.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al recibir cheques como instrumento de pago por determinadas operaciones.
  • Se acredita: al efectuar el depósito de los cheques en el banco, al endosarlos y entregarlos como pago a proveedores, etc.
• Banco XX Cuenta Corriente: representa los fondos que posee la empresa en la cuenta corriente bancaria.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: cuando se depositan fondos en la cuenta corriente o bien cuando el banco efectúa algún crédito interno.
  • Se acredita: cuando se emiten cheques contra esa cuenta corriente o bien cuando el banco efectúa algún débito interno.
• Fondo Fijo: representa fondos que la empresa destina a atender gastos de menor cuantidad.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al constituirse el fondo fijo y al reponerse el saldo del mismo.
  • Se acredita: al registrar los pagos efectuados con el fondo fijo si ese fuera el criterio de registración de la empresa.
• Moneda Extranjera: representa las disponibilidades en moneda extranjera que posee la empresa.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al ingresar la moneda extranjera en el activo.
  • Se acredita: al entregar la moneda extranjera como pago, por ejemplo, a un proveedor del exterior.
• Banco XX Caja de Ahorros: representa los fondos depositados en un banco bajo la forma de caja de ahorros.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: cuando se efectúan depósitos y cuando el banco realiza algún crédito interno (intereses devengados).
  • Se acredita: cuando se realizan extracciones de la caja de ahorros y cuando el banco realiza un débito interno.
• Acciones con Cotización: representa la inversión efectuada en acciones de una sociedad que cotiza en bolsa.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al adquirirse las acciones, por su valor de costo.
  • Se acredita: al venderse las acciones total o parcialmente.

Créditos

• Deudores por Ventas: representa todos aquellos deudores en cuenta corriente que posee la empresa con motivo de la compra de mercaderías.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al efectuarse ventas de mercaderías o servicios en cuenta corriente.
  • Se acredita:
    • Al cancelar los deudores, total o parcialmente su deuda.
    • Al considerarse (por haberse excedido en el plazo de pago) deudor moroso o en gestión.
    • Se lo considera deudor incobrable.
• Deudores Morosos: deudores que se han excedido en el plazo de pago determinado previamente por la empresa.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: cuando un deudor de la empresa (por ejemplo, deudores por ventas) se excede en el plazo prefijado para abonar su deuda.
  • Se acredita:
    • Al cancelar total o parcialmente su deuda.
    • Al transformarse en deudores en gestión.
    • Al ser considerado deudor incobrable.
• Deudores en Gestión Judicial: deudores de la empresa a los cuales se les inicia juicio con el fin de cobrar el respectivo crédito.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al iniciarse juicio al respectivo deudor, como un deudor moroso.
  • Se acredita:
    • Al cobrar el crédito total o parcial.
    • Al considerar incobrable por su resultado desfavorable el juicio.
• Documentos a Cobrar: créditos documentados a fecha cierta que posee la empresa.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al recibir un documento como medio de pago de ventas efectuadas, préstamos, etc.
  • Se acredita:
    • Al cancelarse el documento.
    • Al iniciar el juicio al deudor.
    • Al ser considerado incobrable.
    • Al descontar el documento en una institución bancaria o financiera.

Bienes de Cambio

• Mercadería de Reventa: mercaderías de la empresa con objetivo de comercializarlas.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita:
    • Al adquirirse las mercaderías.
    • Ante devoluciones de mercaderías vendidas.
    • Al entregarlas en consignación.
  • Se acredita: al venderse la mercadería.
• Materias Primas: son las materias primas que posee la empresa con el objetivo de incorporarlas al proceso de los bienes cuya comercialización constituye la operativa habitual de la misma.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al adquirir las materias primas y por ajustes al cierre de ejercicio por diferencias de inventario.
  • Se acredita: al incorporar las materias primas al proceso productivo, al cierre de ejercicio ante ajustes por diferencias de inventario y por devoluciones de compras.
• Productos en Proceso: son aquellos que se encuentran en proceso de elaboración y están configurados por los costos de materia prima, mano de obra y gastos de fabricación.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al computarse las materias primas, mano de obra y gastos de fabricación en el proceso productivo.
  • Se acredita: al transformarse en productos terminados.
• Productos Terminados: producto que, finalizado el ciclo productivo, tiene como objetivo su comercialización.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita:
    • Al transformarse los productos en proceso en productos terminados una vez concluido el ciclo productivo.
    • Por devoluciones de venta efectuadas.
    • Por ajustes al cierre de ejercicios por diferencias de inventarios.
  • Se acredita:
    • Al venderse los productos.
    • Por ajustes al cierre de ejercicios por diferencias de inventario.
    • Al entregarlos en consignación.
• Compras: refleja las compras de mercaderías durante el ejercicio cuando la empresa utiliza el sistema de diferencia de inventario para valuar su stock.
  • Saldo: cuenta de movimiento, saldo deudor.
  • Se debita: al adquirirse las mercaderías.
  • Se acredita: al cierre del periodo, contra la cuenta de mercadería.

Bienes de Uso

Son bienes que se utilizan en la actividad de la sociedad, cuya vida útil es superior a un año y no están destinados a la venta.

• Edificios: inmuebles que la empresa tiene destinados a su explotación comercial.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al adquirirse el bien, al incrementarse su costo con motivo de mejoras efectuadas o por aplicación de revalúo contable.
  • Se acredita: al venderse el bien o ante la destrucción total o parcial del mismo.
• Terrenos: terrenos que la empresa tiene destinados a su explotación comercial.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al adquirirse el bien, al incrementar su costo con motivo de mejoras.
  • Se acredita: al venderse el terreno.
• Rodados: rodados que pertenecen a la empresa.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al adquirirse el bien, al incrementarse su costo con motivo de mejoras efectuadas o por aplicación del revalúo contable.
  • Se acredita: al venderse el bien, ante la destrucción total o parcial del mismo.
• Maquinarias: se utilizan en la explotación habitual.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al adquirirse el bien, al incrementarse el costo con motivo de mejoras efectuadas.
  • Se acredita: al venderse el bien, ante la destrucción total o parcial del mismo.
• Muebles, Útiles e Instalaciones: instalaciones y elementos de oficina utilizados por la empresa.
  • Saldo: patrimonial del activo, saldo deudor.
  • Se debita: al adquirirse el bien o por aplicación del revalúo contable.
  • Se acredita: por la venta del bien o ante destrucción total o parcial del mismo.

Pasivo

Son obligaciones ciertas, determinadas o determinables.

• Proveedores: deudas por adquisición en cuenta corriente o servicios que hacen el giro habitual de la empresa.
  • Saldo: patrimonial del pasivo, saldo acreedor.
  • Se acredita: al efectuarse compras de mercaderías en cuenta corriente.
  • Se debita:
    • Al cancelar la obligación total o parcial.
    • Al documentar la deuda.
• Documentos a Pagar: representa todas aquellas deudas documentadas a fecha cierta que posee la empresa.
  • Saldo: patrimonial del pasivo, saldo acreedor.
  • Se acredita: al entregar los documentos como medio de pago de compras efectuadas, préstamos recibidos o por algún concepto de similares características.
  • Se debita: al cancelar el documento.
• Acreedores Varios: son aquellos acreedores de la empresa por otros conceptos que no responden a provisión de mercaderías, materia prima o servicios, cuyo monto no es muy significativo.
  • Saldo: patrimonial del pasivo, saldo acreedor.
  • Se acredita: al nacer la obligación (préstamo).
  • Se debita:
    • Al cancelar total o parcialmente la deuda.
    • Al documentar la misma.

Patrimonio Neto

Resulta del exceso del activo sobre el pasivo y representa los derechos sobre los recursos económicos.

• Capital Suscripto: reúne las condiciones requeridas por la ley 19.550 de acuerdo con la tipificación jurídica de la sociedad (acciones, capital, etc.).
• Ganancias Reservadas: ganancias retenidas en la empresa por la expresa voluntad social o disposición legal.
• Resultados no Asignados: ganancias o pérdidas acumuladas sin asignación.
• Reservas: es una extensión cierta del capital accionario. Son ganancias de la empresa retenidas para su distribución.
• Pérdidas: inciden en el patrimonio neto disminuyéndolo.

Cuentas de Resultado

• Costo de la Mercadería Vendida: representa el costo de la mercadería que se ha comercializado en función de la operativa habitual.
  • Saldo: negativo, saldo deudor.
  • Se debita: al venderse las mercaderías.
  • Se acredita: ante devoluciones de ventas ya efectuadas.
• Devolución de Ventas: representa la devolución que efectúan los clientes de ventas ya realizadas.
  • Saldo: deudor. Se lo puede considerar como un saldo negativo o regulador de cuentas.
  • Se debita: al recibir en devolución, por distintos motivos, unidades oportunamente realizadas.
  • Se acredita: no se acredita.
• Deudores Incobrables: son aquellos que la empresa estima por diversos factores que no abonarán la deuda que poseen con la misma.
  • Saldo: resultado negativo, saldo deudor.
  • Se debita:
    • Al constituir la previsión para deudores incobrables.
    • Al producirse un incobrable y no tener constituida la prevención.
    • Al producirse un incobrable y la previsión constituida no es suficiente.
  • Se acredita: no se acredita.
• Intereses Pagados: representa las erogaciones efectuadas en el ejercicio en concepto de intereses.
  • Saldo: resultado negativo, saldo deudor.
  • Se debita: al abonarse los intereses.
  • Se acredita: no se acredita.
• Alquileres Pagados: representan las erogaciones en concepto de alquiler.
  • Saldo: resultado negativo.
  • Se debita: al abonarse alquileres.
  • Se acredita: no se acredita.
• Sueldos: remuneración que la empresa abona a su personal.
  • Saldo: resultado negativo, saldo acreedor.
  • Se debita: al devengarse el salario.
  • Se acredita: usualmente no se acredita.
• Gastos de Publicidad y Propaganda: habitualmente estos gastos deben incurrir en la empresa.
  • Saldo: resultado negativo, saldo deudor.
  • Se debita: al efectuarse los gastos publicitarios.
  • Se acredita: no se acredita.

Ganancias

Son aquellas que inciden en el patrimonio neto de la empresa aumentando.

• Ventas: mercaderías que realizan una gira habitual en la empresa.
  • Saldo: resultado positivo, saldo acreedor.
  • Se acredita: al efectuarse las ventas de mercaderías.
  • Se debita: no se debita.
• Descuentos Obtenidos: representan descuentos a la empresa por pronto pago o pago al contado.
  • Saldo: resultado positivo, saldo acreedor.
  • Se acredita: al obtener un descuento.
  • Se debita: usualmente no se debita.