Cómo Constituir y Legalizar una Empresa: Pasos y Trámites Esenciales

1. Constitución Legal de la Empresa

1.1. Tramitación Mediante Ventanilla Única

La ventanilla única es una iniciativa de las Administraciones Públicas y de las Cámaras de Comercio para evitar inconvenientes, agilizar trámites y fomentar la creación de nuevas empresas.

2. Adopción de Personalidad Jurídica en las Sociedades Mercantiles

2.1. Certificación Negativa de Denominación Social

• Necesaria: porque la normativa mercantil prohíbe la coincidencia de nombres de empresa.
• Dónde se solicita: En el Registro Mercantil Central (Sociedades Mercantiles) o en la Dirección General del Instituto de Fomento de la Economía Social (Cooperativas).
• Datos necesarios: datos personales y 3 nombres diferentes para la empresa.
• Requisitos: Letras del alfabeto y números / No llevar el nombre de una persona sin su consentimiento / Abreviatura del tipo de sociedad / No nombres contrarios a la ley / No nombres de España o provincias exclusivamente / No denominaciones que puedan inducir a error.
• Plazo: Es emitido por el Registro en una semana y se debe renovar cada 2 meses hasta constituir la sociedad.

2.2. Apertura de la Cuenta Bancaria

• Necesaria: Para depositar el capital mínimo.
• La puede abrir: los responsables de la sociedad / si son más de un socio, todos ellos o presentando por escrito la cesión de poderes de los socios a un representante.
• Después de abierta: el banco emite un certificado de depósito que se entrega al notario para poder otorgar la escritura.

2.3. Estatutos de la Sociedad

• Qué son: son la parte de la escritura en las que se establecen las normas a adoptar durante la vida de la sociedad.
• Contenido mínimo: Denominación de la sociedad / Objeto social / Duración / Fecha de inicio de actividad / Domicilio social / Capital social / Forma de división del capital / Modo de organización de la administración.

2.4. Solicitud de Calificación del Proyecto de Estatutos

• Debe solicitarla: las sociedades laborales y cooperativas.
• Deben presentarse: ante la administración central o el órgano administrativo de la Comunidad Autónoma.
• Documentos: Certificación negativa de denominación social / acta de asamblea constituyente / proyecto de estatutos / relación de promotores.
• Validez: 15 días a partir de su presentación.

2.5. Otorgamiento de Escritura Pública de Constitución

• Qué es: Un acto por el que los socios fundadores proceden a la firma de la Escritura Pública de Constitución de la Sociedad.
• De qué consta: Identidad de los socios / Voluntad de constituir una sociedad / Aportaciones de los socios / Estatutos / Determinación del modo de administración / Identidad de los administradores y representantes sociales / Pactos y condiciones de los socios (sin oponerse a las leyes).
• Plazo y coste: coste del notario y plazo no determinado.

2.6. Pago del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITPAJD)

• Qué grava y cuantía: Grava la constitución de una sociedad y es el 1% sobre el capital social.
• Dónde se abona y cuándo: Se abona en la Consejería de Economía y Hacienda de la Comunidad Autónoma los 30 días posteriores al otorgamiento de la escritura.
• Impreso a formalizar: Modelo 600.

2.7. Solicitud del Código de Identificación Fiscal (CIF)

• Para qué sirve: Identifica a la sociedad a efectos de sus relaciones con Hacienda.
• Dónde se solicita: En la administración o delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria correspondiente.
• Documentación a aportar: Impreso modelo 036 o 037 / Copia de la Escritura de constitución y fotocopia del DNI del solicitante / Cooperativas, además, solicitud de la calificación-clasificación fiscal.
• Plazo: 30 días a partir de la obtención de la escritura.
• Validez: 6 meses hasta que se retira la tarjeta de identificación fiscal definitiva.

2.8. Inscripción en Registros

• Dónde inscribirse: en el Registro Mercantil de la provincia.
• Documentación a aportar: Escritura de constitución después de pagar ITPAJD / Cooperativas: 3 copias de las escrituras y declaración de la actividad / SAL y SLL han de efectuar la inscripción en el Registro Administrativo de Sociedades Laborales de la Comunidad Autónoma o de la Administración Central.
• Una vez efectuado: Se entrega la escritura donde constan el tomo, folio y hoja donde ha quedado inscrita la sociedad.
• Plazo y coste: Dentro del mes siguiente al otorgamiento de la escritura, excepto SL y cooperativas, en 2 meses / Pago de los honorarios del registrador y de publicidad en el Boletín Oficial del Registro Mercantil.

3. Trámites de Carácter General para la Puesta en Marcha

3.1. Trámites en el Ministerio de Economía y Hacienda

3.1.1. Declaración de Alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)

• Qué es: Tributo local que grava el ejercicio de las actividades empresariales, profesionales o artísticas.
• Debe efectuarse en un plazo de 10 días hábiles antes del inicio de la actividad y es válida por un año.
• Documentación a aportar: Modelo 840 / DNI o CIF.

3.1.2. Declaración Censal

• Qué es: un resumen de la situación y obligaciones fiscales de la empresa. Debe presentarse con ocasión del inicio, modificación o cese de la actividad.
• Plazo: Antes del inicio de la actividad.
• Documentación a aportar: Modelo 036 o 037 / Fotocopia DNI o CIF / Alta en IAE.

3.1.3. Presentación de los Libros en Hacienda

• Qué es: Presentación de los libros que reflejan las distintas operaciones de la empresa. Obligatorio para empresarios individuales en régimen de estimación directa simplificada y para los profesionales.
• Plazo: Entre el cierre del periodo impositivo y la finalización del plazo de presentación del IRPF.
• Documentación a aportar: Comunicación según el modelo existente, no es obligatorio presentar físicamente los libros.

3.2. Trámites en el Ayuntamiento

3.2.1. Licencia de Actividades e Instalaciones

• Descripción: Acredita que las instalaciones de la empresa cumplen con la normativa y reglamentos.
• Documentación a presentar para Licencia de Actividades e Instalaciones Inocuas:
  • Alta en IAE.
  • Contrato de arrendamiento o escritura de propiedad del local.
  • DNI y CIF.
  • Memoria descriptiva.
  • Planos.
  • Plano de situación del local.
  • Presupuesto de instalaciones.
• Documentación a presentar para Licencia de Actividades e Instalaciones Calificadas: Proyecto de las instalaciones firmado por un técnico competente que incluya planos, presupuesto y memoria / Relación de vecinos colindantes y afectados.
• Plazo de validez: se dispone de 6 meses para iniciar la actividad.

3.2.2. Licencia de Obras

• Descripción: Es necesaria en caso de que haya que efectuar obras en el local.
• Documentación a aportar: Presupuesto de las obras / Plano del estado actual y del reformado / Memoria descriptiva de las obras / Plano parcelario de la finca donde se halle el local / Si afectan a la estructura, habrá que presentar un proyecto visado.
• Plazo de validez: 6 meses para iniciar las obras.

3.3. Trámites en el Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales

3.3.1. Inscripción de la Empresa en la Seguridad Social

• Obligatorio para: todos.
• Plazo: Antes del inicio de la actividad.
• Documentación a aportar: Alta de los trabajadores en la Seguridad Social / Alta en IAE / Contrato de asociación a una mutua o póliza de accidentes / Sociedades mercantiles: copia de escritura de constitución y fotocopia DNI / Empresario individual: DNI / Cooperativas: Certificado del registro general de cooperativas y DNI del representante.

3.3.2. Alta en el Régimen de Autónomos

• Obligatorio para: Empresarios individuales y familiares directos / Socios de compañías colectivas y comanditarias / Socios de comunidades de bienes y sociedades civiles / Socios administradores o miembros de órganos administrativos de sociedades mercantiles.
• Plazo: dentro de los 30 días posteriores al inicio de la actividad.
• Documentación a aportar: Alta en IAE / DNI del solicitante / Autónomos de la agricultura: certificado de la cámara agraria / Profesionales: Certificado del colegio profesional / Sociedades civiles y comunidades de bienes: CIF y contrato de constitución / Sociedades mercantiles: Escritura pública y CIF / Cooperativas: Certificado del registro general de cooperativas.

3.3.3. Alta en Régimen General de la Seguridad Social

• Obligatorio para: trabajadores por cuenta ajena.
• Plazo: antes del inicio de la actividad.
• Documentación a aportar: fotocopia DNI del trabajador o documento identificativo (extranjeros).

3.3.4. Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo

• Obligatorio para: empresas que abran un nuevo centro de trabajo.
• Plazo: 30 días siguientes al inicio de la actividad.
• Documentación a aportar: Datos de la empresa, centro de trabajo, plantilla y actividad / Libro de Visitas para sellar.

3.4. Trámites ante el Registro Mercantil

3.4.1. Documentación Social

1. Todas las sociedades: Libro de Actas: deben constar los acuerdos de las Juntas Generales y del resto de órganos sociales con un resumen de los asuntos debatidos, intervenciones y resultados de votaciones.
2. Sociedades Limitadas: Libro de Registro de Socios o Participaciones: constan la titularidad de las participaciones y las transmisiones. Se indicará la identidad y domicilio del titular.
3. Sociedades Anónimas: Libro de Acciones al portador: indican las acciones emitidas de las que no se conoce el titular / Libro de Acciones Nominativas: con la identidad y domicilio de los titulares.
4. Cooperativas: Libro de Registro de Socios / Libro Registro de asociados / Libro registro de aportaciones de capital.

3.4.2. Documentación Contable

1. Libro diario: se anotarán las operaciones contables de la sociedad en orden cronológico de acuerdo con el Plan General de Contabilidad (PGC) y el resto de las normas que afecten a la contabilidad.
2. Libro de inventarios y cuentas anuales: Figura el Balance Inicial detallado y se transcribirán trimestralmente las sumas y saldos de los balances de comprobación. También se transcribirá el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.