Constitución de Sociedades: Pasos y Requisitos Legales

Trámites para la Constitución y Puesta en Marcha de una Sociedad

A continuación, se detallan los pasos y requisitos necesarios para la constitución y puesta en marcha de una sociedad:

a) Redacción de la Escritura de Constitución

La escritura de constitución de la sociedad consta de dos partes fundamentales:

• Los acuerdos de constitución adoptados por los socios.
• Los estatutos de la sociedad, que regulan su funcionamiento general.

b) Otorgamiento de Escritura Pública

Este es el acto por el cual los socios fundadores firman la escritura de constitución de la sociedad ante notario, de acuerdo con lo establecido en los estatutos.

c) Inscripción en el Registro Mercantil

• Certificación Negativa del Nombre en el Registro Mercantil: Es la certificación que acredita que el nombre elegido por la sociedad no coincide con el de otra ya existente.
• Inscripción en el Registro Mercantil: Es obligatoria para todas las sociedades mercantiles y voluntaria para los empresarios individuales. Se realiza en el Registro Mercantil. Para las Cooperativas, la inscripción se realiza en el Registro de Cooperativas, y para las sociedades laborales, en el Registro de Sociedades Laborales.
• Legalización de los Libros de Comercio: El Código de Comercio y otras disposiciones complementarias obligan a los empresarios a registrar su actividad económica a través de unos libros contables:
  • El Diario: Recoge cronológicamente todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
  • El Libro de Inventario y Cuentas anuales: Recoge de forma periódica la situación patrimonial de la empresa.
  • Libro de Actas de la Junta General de socios: Recoge los acuerdos tomados en las reuniones de dicho órgano.
  • Libro de Socios: Recoge la titularidad de las participaciones o acciones de la sociedad.

Como complemento a estas obligaciones registrales, el empresario deberá depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

d) Trámites ante el Ministerio de Hacienda (Agencia Tributaria)

• Pago del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentales (ITP y AJD): Es un impuesto que grava, entre otras cosas, la constitución de una sociedad. El empresario individual no está sujeto a este impuesto. Se gestiona a través de la Agencia Tributaria.
• Declaración censal y Código de Identificación Fiscal (CIF/NIF): Es la declaración del inicio de actividad y la solicitud del código de identificación fiscal (CIF para las empresas, NIF para las personas físicas) para relacionarse con la Administración Pública.
• Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Es un tributo local que grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas. Debe presentarse por el empresario o un representante legal de la sociedad, dentro de los diez días anteriores a la puesta en marcha de la empresa, en la Administración de Hacienda.

e) Trámites ante el Ministerio de Trabajo e Inmigración

• Libro de visitas: Debe llevarse por cada centro de trabajo. Sirve para que la Inspección controle el cumplimiento de las obligaciones laborales por parte de las empresas.

f) Trámites ante la Tesorería General de la Seguridad Social

• Inscripción de la empresa en la Seguridad Social: Es obligatorio para toda empresa y permite obtener un número para su identificación, que se considera el Código de Cuenta de Cotización.
• Afiliación y Alta del empresario en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): El empresario debe comunicar a la Administración de la Seguridad Social las altas de los trabajadores que ingresen a su servicio. También tiene la obligación de solicitar la afiliación de aquellos trabajadores que no lo estuvieran con anterioridad.

g) Trámites ante el Ayuntamiento

• Licencia de obras: Es una licencia municipal necesaria para efectuar cualquier tipo de obras en un local, nave o establecimiento. Se solicita en el Ayuntamiento.
• Licencia de Apertura: Es necesaria para abrir por primera vez el establecimiento en que se desarrollará la actividad empresarial. Es una licencia municipal y se tramita en el Ayuntamiento.

h) Otros Registros

• Registro de Sociedades Laborales.
• Registro de Cooperativas.
• Registro de la Propiedad Industrial: Para proteger la propiedad de patentes, marcas, signos distintivos, etc.
• Registro de la Propiedad Inmobiliaria: En él se inscriben los bienes inmuebles aportados a la sociedad.