Constitución de Empresas en España: Trámites Administrativos, Fiscales y Laborales para Sociedades Anónimas y Limitadas

Constitución de Empresas en España: Trámites Administrativos, Laborales y Fiscales para Sociedades Anónimas y Limitadas

La creación de una empresa, ya sea una Sociedad Anónima (S.A.) o una Sociedad Limitada (S.L.), implica una serie de pasos y obligaciones legales, administrativas, fiscales y laborales. Este documento detalla los trámites esenciales para la puesta en marcha de su negocio en España.

1. Trámites Detallados de Constitución de la Sociedad

Estos son los pasos iniciales e imprescindibles para formalizar la existencia legal de su empresa:

• 1.1. Certificación Negativa del Nombre

  Certificación que acredita que no existe ninguna otra sociedad con el mismo nombre que el propuesto. Es un requisito previo fundamental.

  • Plazo: Antes del otorgamiento de la escritura pública.
  • Lugar: Registro Mercantil Central.

• 1.2. Escritura Pública ante Notario

  Acto formal donde los socios fundadores aprueban los estatutos sociales, que formarán parte del texto de la escritura de constitución de la sociedad. La firma debe realizarse ante notario por todos los socios fundadores.

  • Documentación necesaria:
    • Certificación negativa del nombre (punto 1.1).
    • DNI/NIE y NIF de todos los socios fundadores.
    • Estatutos de la sociedad.
    • Certificado bancario que acredita las aportaciones monetarias de los socios (capital social).
    • Datos de la sociedad (capital social, domicilio social, objeto social, etc.).
  • Plazo: Antes del inicio de la actividad y en un plazo máximo de 3 meses desde la obtención de la certificación negativa del nombre.
  • Lugar: Notaría.

• 1.3. Obtención del Código de Identificación Fiscal (CIF)

  La sociedad queda plenamente identificada fiscalmente, con independencia de las modificaciones que experimente.

  • Plazo: 30 días a partir del otorgamiento de la escritura.
  • Validez: El CIF provisional tiene una validez de 6 meses para solicitar el CIF definitivo.
  • Lugar: Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT).

• 1.4. Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD)

  Este impuesto grava el capital escriturado (históricamente, el 1% sobre el capital social, aunque actualmente la constitución de sociedades está exenta de este gravamen).

  • Plazo: 30 días hábiles desde el otorgamiento de la escritura.
  • Lugar: Delegación Territorial de Hacienda de la Comunidad Autónoma correspondiente.

• 1.5. Inscripción en el Registro Mercantil

  Paso obligatorio para las sociedades mercantiles, que les otorga plena personalidad jurídica. Incluye la legalización de los libros de los empresarios y el depósito y publicidad de los documentos contables.

  • Plazo: Un mes después del otorgamiento de la escritura pública.
  • Lugar: Registro Mercantil Provincial.

2. Trámites Necesarios ante Hacienda para Poner en Marcha la Actividad

Una vez constituida la sociedad, es fundamental cumplir con las obligaciones fiscales para el inicio de la actividad:

• 2.1. Declaración de Alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE)

  Se debe dar de alta en el epígrafe que le corresponda en función de su actividad. El importe a satisfacer varía según la actividad, el municipio y otros elementos tributarios.

  • Plazo: 10 días antes del inicio de la actividad.
  • Lugar: Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT).

• 2.2. Declaración Censal de Alta de Obligaciones Tributarias (Modelo 036/037)

  Al presentar el modelo 036 para obtener el CIF provisional, en el mismo documento se pueden comunicar las obligaciones fiscales y el alta en el IAE.

  • Plazo: Antes del inicio de la actividad.
  • Lugar: Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT).

3. Trámites Laborales

Para la contratación de personal y el cumplimiento de las obligaciones con la Seguridad Social:

• 3.1. Inscripción de la Empresa en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y Obtención del Número de Patronal (Código de Cuenta de Cotización)

• 3.2. Alta y Afiliación de los Trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social

• 3.3. Alta del Empresario en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social

  Obligatorio para empresarios individuales y profesionales. La inclusión en este régimen no excluye que el interesado pueda estar incluido en otros regímenes de la Seguridad Social.

• 3.4. Alta de Cobertura de Riesgos de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales (AT y EP)

• 3.5. Formalización de los Contratos de Trabajo

• 3.6. Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo

• 3.7. Calendario Laboral

Plazo general para trámites laborales (3.1 a 3.3): 30 días siguientes al inicio de la actividad.

Lugar general para trámites laborales (3.1 a 3.3): Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS).

4. Trámites Locales

Relacionados con el lugar físico donde se desarrollará la actividad:

• Solicitud de Licencia de Actividad (o Licencia de Apertura).
• Solicitud de Licencia Municipal de Obras (si aplica).
• Liquidación del Impuesto sobre Construcciones, Instalaciones y Obras (ICIO) (si aplica).

5. Inscripción de la Actividad en el Registro Industrial

Obligatorio para determinadas actividades industriales, según la normativa sectorial.

6. Inscripción en Determinados Casos del Local, Finca o Inmueble donde se Realiza la Actividad en el Registro de la Propiedad

Este trámite es relevante si la empresa adquiere o es propietaria del inmueble donde opera, o si se establecen derechos reales sobre el mismo.

7. Patentes y Marcas

Registro de la propiedad industrial para proteger invenciones, diseños y signos distintivos de la empresa. Se realiza ante la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM).

8. Obligaciones Contables más Importantes

La empresa debe llevar una contabilidad ordenada y ajustada a la normativa vigente:

• 8.1. Libros Sociales

  • Libro de Actas.
  • Libro Registro de Socios.
  • Para las sociedades unipersonales, es obligatorio confeccionar un libro registro que recoja los acuerdos entre el socio único y la sociedad.

• 8.2. Libros Contables

  • Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
  • Libro Diario.

9. Obligaciones Fiscales más Importantes

Cumplimiento de las principales responsabilidades tributarias:

• 9.1. Impuesto sobre Sociedades (IS)

  Los beneficios obtenidos por las sociedades están sujetos al Impuesto sobre Sociedades. Para las de pequeño tamaño, con una cifra de negocios inferior a 8.000.000 €, se tributará a un gravamen del 25%, mientras que el resto, al 30%.

• 9.2. Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

  Empresarios o profesionales, sujetos pasivos en el IVA. Deberán llevar los siguientes libros registro: de facturas emitidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de determinadas operaciones intracomunitarias. Deberán llevarlos al día, pero no es necesario legalizarlos en el Registro Mercantil.

• 9.3. Retenciones sobre Determinados Rendimientos

  Aplicación de retenciones sobre rendimientos del trabajo, capital mobiliario, actividades profesionales, etc., y su posterior ingreso en Hacienda.