Consejos para Videoconferencias y Comunicación Telefónica

La videoconferencia:

Es una comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, que nos permite mantener la comunicación con personas o grupos, y estos entre sí, que están en lugares alejados.

Cómo preparar:

• Establecer los objetivos de la reunión.
• Fijar la agenda: duración estimada, si habrá descansos, preparar horario que sirva para todos los participantes.
• Adaptar la sala: piensa desde dónde se realizará la videoconferencia.
• Llamar o enviar correo electrónico al grupo para dar detalle de la hora, avisa si la asistencia es obligatoria u opcional, envía código de videoconferencia y comparte archivos o información antes de la reunión, si crees que es importante.
• Preparar el equipo que se necesita, asegundo de que la sala de conferencia tiene pantalla, proyector y funcionan correctamente.
• Prueba tu presentación antes, ponte en el lugar de la audiencia, piensa cómo satisfacer sus necesidades y qué objetivos desea alcanzar.

Cómo estar:

• Todos los participantes se deben presentar al comienzo de la reunión.
• El tono de voz debe ser moderado, hablando de forma clara y pausada.
• El turno de palabra tiene que ser respetado.
• Los gestos y movimientos del cuerpo deben ser moderados.
• Si es necesario mostrar algún documento o material gráfico, este debe acercarse lo máximo posible a la pantalla, o compartir el documento, la calidad de la imagen debe ser buena y debe haber suficiente luz.
• La imagen personal debe ser acorde a la situación.
• Al finalizar, el cierre es igual que en cualquier otro tipo de reunión, despidiéndose y dando las gracias por la participación.

Comunicación telefónica:

Es un tipo de comunicación oral no presencial que se realiza mediante dispositivos que permiten la transmisión a distancia de las palabras y de toda clase de sonidos. Se trata de establecer una relación entre la empresa y proveedores, clientes y otros actores a través del teléfono.

Habilidades:

• Preparar la llamada antes de realizarla: hacer una lista de puntos que queremos tratar.
• Si la llamada es recibida: tomar nota de la información importante.
• Saludar de acuerdo con el protocolo de la empresa: decir nuestro nombre y cargo, desear buenos días o tardes, etc.
• Utilizar la escucha activa.
• Despedirse de forma cordial y agradable.

Debemos ser/protocolos:

• Respetuosos: saludando al inicio y despidiéndonos al final.
• Concisos: Siendo directos y breves.
• Claros: Utilizando un lenguaje que dominemos, con frases cortas.
• Coherentes: nuestra conversación debe seguir una estructura lógica.
• Motivadores: captar la atención y el interés del receptor

Silencios en las llamadas telefónicas:

Los silencios telefónicos los utilizamos como herramientas, nos servirá para subrayar la importancia de las palabras principales del mensaje, aislándolas, y para escuchar el interlocutor.

La sonrisa telefónica:

La sonrisa se percibe por teléfono. La mejor manera de asegurarse de que tu voz suena agradable al otro extremo del hilo es sonreír mientras hablas.

Al atender la llamada no eres tú solo el que va a contestar: es toda la empresa quien mantendrá esa conversación telefónica.

Instancia: Documento que se realiza para solicitar o pedir algo a entidad pública o privada o a una persona que por su cargo puede conceder o denegar algo. SOLICITA Y EXPONE

El certificado es el documento en que se acredita la veracidad de un hecho a los efectos oportunos, responsabilizándose quien firma el escrito.

Informe: Las empresas necesitan recoger información sobre determinados temas para poder ejercer una acción o tomar alguna decisión en base a dichas informaciones, recogidas en este tipo de escritos.

Acta: Documentos que hacen constar un hecho y lo que se ha tratado durante el mismo. Suele utilizarse para plasmar el contenido de una reunión.

Convocatoria: La convocatoria documento que se utiliza para solicitar la presencia de alguien en un lugar, fecha y hora determinada para participar en una reunión.