Conceptos Fundamentales de Software de Oficina: Procesadores, Hojas de Cálculo y Bases de Datos

Introducción a las Aplicaciones Informáticas Esenciales

A continuación, se detallan las funcionalidades y características principales de las aplicaciones de software de oficina más utilizadas en el ámbito profesional y educativo.

Procesadores de Texto

Un procesador de texto es una aplicación destinada a la creación y el tratamiento de documentos. Los más utilizados son:

• Word (Microsoft)
• Writer (disponible en LibreOffice y OpenOffice)
• WordPerfect (Corel)
• NotePad
• WordPad
• PDF Write (Adobe)

Presentaciones Digitales

Una presentación es una secuencia de diapositivas dirigidas a expresar y comunicar un tema, un proyecto o una idea de forma estructurada y con una duración determinada.

Elementos Clave en Presentaciones

• Presentación portátil: Presentación con figuras y textos móviles.
• Animación: PowerPoint asigna una animación a cada uno de los elementos de una diapositiva.
• Transición: Son efectos visuales que tienen lugar en una presentación cuando se pasa de una diapositiva a otra.

Normas Básicas para una Presentación Efectiva

Se recomienda seguir las siguientes pautas para asegurar la calidad del material presentado:

1. Debe ser sencilla (no debe haber ninguna información superflua).
2. Se conviene no usar plantillas ni *clips* (gráficos predefinidos).
3. La presentación debe estar personalizada.
4. Debe ser muy visual (gran cantidad de imágenes).
5. Hay que ser moderados y juiciosos con el uso de animaciones y transiciones.
6. Hay que limitar una idea a una diapositiva, pero sin saturarla.

Hojas de Cálculo

Una hoja de cálculo es una aplicación informática diseñada para trabajar con datos numéricos, realizar cálculos complejos mediante fórmulas y funciones, y confeccionar gráficos.

Terminología de Hojas de Cálculo

• Los archivos de una hoja de cálculo se denominan libros de trabajo y están formados por hojas.
• ¿Cómo se llaman los archivos de una hoja de cálculo? Se denominan libros de trabajo, y están divididos por hojas.

Operaciones y Errores Comunes en Hojas de Cálculo (Ej. Excel)

• Salto de línea en Excel: Se selecciona la celda, luego la celda donde se quiere el salto, y finalmente se pulsa Alt + Enter. (En Calc se introduce Ctrl + Intro).
• Mensajes de error de Excel:
  • ######: Indica que el ancho de la celda no permite mostrar el contenido, a menudo porque se ha introducido algún valor negativo o el formato no es adecuado.
  • #DIV/0!: Se produce cuando se intenta dividir por cero.

Bases de Datos

Una base de datos es un conjunto de datos sobre un tema determinado, organizados y relacionados entre sí. Los programas informáticos destinados a manejar bases se denominan gestores de bases de datos.

Elementos Principales de las Bases de Datos

Los elementos principales de las bases de datos son:

• Las tablas
• Las consultas
• Los formularios
• Los informes

Definiciones de Componentes de Base de Datos

Definición de los componentes clave:

• Tabla: Almacena la información; está formada por filas y columnas. Las filas son registros y las columnas son campos.
• Formulario: Formato de pantalla que sirve para introducir información en las tablas con un diseño más atractivo y más posibilidades.
• Consultas: Permiten obtener de forma selectiva parte de la información almacenada en una tabla o en varias relacionadas entre sí.
• Informes: Sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos.

Diferenciación de Conceptos en Bases de Datos

• Registro: Contiene la información completa del sujeto o del elemento (una fila completa).
• Campo: Es una categoría común a todos los registros (una columna).
• Utilidad de un campo clave: Es un campo único que no se repite y nos permite encontrar un registro específico.

Diferencia Fundamental entre Hoja de Cálculo y Base de Datos

Una hoja de cálculo nos permite hacer operaciones matemáticas y trabajar con datos numéricos, mientras que una base de datos es un conjunto de datos estructurados y relacionados entre sí, optimizada para la gestión de grandes volúmenes de información interconectada.

Interfaz de Microsoft Office y Atajos de Teclado

La Cinta de Opciones de Microsoft Office

La ventana de Microsoft Office tiene una cinta de opciones con fichas personalizadas. Dentro de cada ficha, las distintas opciones se encuentran organizadas en grupos afines.

Atajos de Teclado Comunes

El uso de atajos de teclado (teclas de acceso rápido) mejora significativamente la eficiencia:

¿Qué es un atajo de teclado?

Es una tecla de acceso rápido que efectúa una acción determinada.

Atajos de Edición y Selección

• Ctrl + C: Copiar
• Ctrl + X: Cortar
• Ctrl + V: Pegar
• Ctrl + Z: Deshacer
• Ctrl + B: Buscar
• Shift + F3: Cambiar a mayúsculas/minúsculas
• Ctrl + clic: Selección de elementos uno por uno
• Shift + clic: Selección de un rango

Utilidad de Otras Teclas de Acceso Rápido

• Tabulación: Se usa para alinear el texto.
• Tabla de contenidos: (Función específica en procesadores de texto).
• Letra capital: Es la primera letra que se resalta al principio de un texto.
• Viñeta: Se usan para resaltar párrafos y hacer más fácil su lectura.
• Combinar celdas: (Función específica en hojas de cálculo y tablas).