Conceptos Fundamentales de Planificación y Control de Gestión Empresarial

Conceptos Fundamentales de Planificación

Planes

Documento o modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción y en el que constan las cosas que se pretenden hacer, la forma en que se piensa llevarlas a cabo, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para dirigirla y encauzarla a los fines deseados.

Programas

Es un esquema donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en la consecución.

Metas

Fin al que se dirige una acción u operación. Finalidad u objetivo que se ha trazado cumplir en ese nivel.

Control Operativo

Corresponde al Nivel Operativo y se manifiesta a través de órdenes, instrucciones y acciones.

Órdenes

Capacidad de algunos sistemas de establecer un método organizado y coordinado, de acuerdo al grado de jerarquía, función o tiempo aplicado en el logro de una actividad o tarea.

Instrucciones

Son especificaciones que detallan los aspectos que se desean lograr.

Acciones

Se refiere a la puesta en marcha del cumplimiento de las obligaciones contraídas para lograr el desarrollo de un trabajo.

Tipos de Control

Control Preliminar (Precontrol)

Se enfoca en los recursos antes de iniciar las operaciones:

• Recursos Humanos
• Recursos Financieros
• Recursos Materiales
• Recursos Técnicos

Control Concurrente

Se realiza mientras el personal trabaja, supervisando el proceso.

Control Posterior (Retroalimentación)

Se efectúa después de que el personal trabaja, analizando los resultados.

Técnicas de Investigación Aplicables

Para recopilar información relevante, se pueden utilizar diversas técnicas:

• La Observación
• Análisis de Hechos
• Experimentos
• Revisión de Registros
• La Encuesta
• La Entrevista

Cuestionario

Herramienta que permite seguir un proceso estructurado:

1. Determinar el universo (población)
2. Realizar el Muestreo
3. Formulación del cuestionario
4. Recolección de datos
5. Tabulación de los datos
6. Interpretación de los resultados

Principios Limitativos del Control

Al momento de preparar el programa de evaluación de la gestión, es muy importante tener en cuenta los "Principios Limitativos de Control":

Principio de Elasticidad

Este principio se refiere a que no es necesario que los evaluadores sigan rígidamente el programa; su capacidad y habilidad les indicará cuándo un aspecto es de urgencia o de mayor importancia y los obligue a no seguir el programa al pie de la letra.

Principio de Homogeneidad

Este principio indica que no se deben mezclar asuntos diferentes; el evaluador enfrentará cada aspecto independientemente, de acuerdo a lo programado. Por lo tanto, al encontrar hechos diferentes, estos serán objeto de información especial.

Principio de Economía

Cada programa debe atender los aspectos fundamentales; en este sentido, se evitará un programa en que el tiempo y el evaluador que tenga que cumplirlo lo hagan gravoso para la empresa o cliente. Asimismo, se debe asegurar que el control no resulte más costoso que las deficiencias que existan y que se pudieran encontrar.

Principio de Rapidez

Una vez encontrada la causa de la deficiencia, el evaluador debe poner en conocimiento de su inmediato superior la respectiva solución, en el menor tiempo posible y de acuerdo a la urgencia. La comunicación, si fuese el caso, deberá hacerla verbalmente para ganar tiempo, mientras está listo el respectivo informe.

Fines del Control de Gestión

Informar

Es necesario transmitir y comunicar la información para la toma de decisiones e identificar los factores clave de la organización para así determinar cuál es la información clave. El responsable debe seleccionarla, obtenerla y transmitirla a través de los canales formales de comunicación de la estructura de la organización.

Coordinar

Encamina las actividades a realizar eficazmente hacia la obtención de los objetivos.

Evaluar

La consecución de las metas u objetivos se logra gracias a las personas, y su valoración pone de manifiesto la satisfacción del logro.

Motivar

El impulso y la ayuda son de mucha importancia para alcanzar las metas.