Conceptos Fundamentales de Estructura Organizacional y Planificación Empresarial

Funciones Organizacionales y Administración

Las funciones de una organización abarcan:

• Adaptación y supervivencia en el entorno externo.
• Desarrollo de metas y medios para lograrlos.
• Mecanismo de evaluación y corrección de errores.

En cuanto a la adaptación interna, se consideran:

• Límites de pertenencia.
• Ámbito de poder.
• Sistemas de premio y castigos.

Administración

La administración implica la conducción racional de la organización, abarcando:

1. Planificación.
2. Organización.
3. Dirección.
4. Coordinación.
5. Control.

Estructura Organizacional

La estructura organizacional se refiere a las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo, orientándolo al logro de los objetivos.

Mecanismos Coordinadores

Estos mecanismos son fundamentales para la coordinación del trabajo:

1. Ajuste Mutuo: Logra la coordinación del trabajo por medio de la comunicación informal.
2. Supervisión Directa: Logra la coordinación al tener una persona que toma la responsabilidad del trabajo de las otras, emitiendo directrices.
3. Estandarización de Procesos de Trabajo: Consiste en regular mediante normas escritas los contenidos del trabajo.
4. Estandarización de Producción o de Resultados: Consiste en un conjunto de normas escritas que regulan el producto final de un trabajo o actividad.
5. Estandarización de Destrezas o Conocimientos: Consiste en preestablecer los conocimientos o habilidades que debe poseer quien se incorpora al puesto.

División del Trabajo y Componentes Estructurales

La división del trabajo permite observar la organización dividida en sectores:

1. Núcleo Operativo

Abarca a aquellos miembros que realizan el trabajo básico relacionado directamente con la producción de bienes y servicios. Sus funciones incluyen:

• Asegurar los insumos para la producción.
• Transformar los insumos en productos terminados.
• Distribuir los productos.
• Todas las funciones de apoyo y asistencia directa a las funciones de entrada, transformación y producción.

2. Cumbre Estratégica

Está compuesta por aquellos miembros que asumen la responsabilidad general de la organización y también por quienes suministran apoyo directo. El trabajo a este nivel se caracteriza por un mínimo de repetición y estandarización. Sus funciones son:

• Formular y asegurar el cumplimiento de la misión de la organización.
• Satisfacer las necesidades de quienes tienen influencia sobre la organización.
• Implementar el mecanismo coordinador de la supervisión directa al designar a los responsables de la organización.
• Diseñar la estrategia global.
• Administrar las relaciones organizacionales.

3. Línea Media

Es el nexo entre la cumbre estratégica y el núcleo operativo. Las tareas administrativas cambian de orientación a medida que descienden en la cadena de autoridad; se vuelven más detalladas y elaboradas, menos abstractas y totales, y están más centradas en las corrientes de trabajo.

4. Tecnoestructura

Incluye a los analistas que se ocupan de la estandarización:

• Los que estandarizan destrezas son los analistas de personas.
• Los que estandarizan procesos son analistas de estudios y trabajos.
• Los que estandarizan los resultados son los analistas de planeamiento y control.

5. Staff de Apoyo

Son las unidades especializadas que brindan servicios adicionales.

Planificación

La planificación implica el concepto de tiempo en relación a la ejecución de acciones.

Principios de Planificación

Están vinculados a la metodología para la toma de decisiones, la maximización de la racionalidad y la confección de planes de acción:

• Racionalidad.
• Continuidad.
• Previsión.
• Unidad.
• Inherencia.
• Universalidad.

Etapas de la Planificación General

• Diagnóstico: Determinar la naturaleza y magnitud de la situación.
• Programación: Fijar objetivos (metas, plazos e instrumentos).
• Discusión y Decisión: Determinación de objetivos, aspectos técnicos y políticos.
• Ejecución y Control: Información, sincronización y responsabilidad.
• Evaluación y Revisión.

Planificación Estratégica

Es un esfuerzo organizacional definido y disciplinario que busca que las instituciones definan con la mayor claridad posible la misión y la visión que tienen de sí mismas en un mediano y largo plazo.

Etapas de la Planificación Estratégica

1. Filosófica: Definir misión y visión.
2. Analítica: Análisis FODA.
3. Operativa.

FODA

Significa: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas.