Conceptos Fundamentales de Bases de Datos y su Gestión en Access

Introducción a las Bases de Datos

Una base de datos se puede definir como una colección de datos de diferentes personas o cosas. El archivo de bases de datos se guarda en forma de tabla, es decir, en filas y columnas.

A cada columna se la denomina “campo”, y cada campo guarda el mismo tipo de dato para las diferentes personas o cosas, por ejemplo: los apellidos, los nombres, las direcciones, los precios, la marca, el modelo, el costo, etc.

El conjunto de campos organizados en una fila se denomina registro. Cada registro contiene todos los datos de una persona o cosa. Una base de datos de 5 mil registros tendrá almacenados todos los datos de 5 mil personas o cosas.

Las bases de datos (BD) son útiles para llevar un registro de los pacientes de una clínica, los alumnos de un colegio, los artículos de un negocio, etc. Existen programas específicos para manejar bases de datos; entre los más usados, tenemos a Access, que integra el paquete Office de la empresa Microsoft.

Creación de una Base de Datos y sus Objetos

Actualmente, una base de datos está formada por varios objetos: tablas, consultas, informes, formularios, etc. La tabla es el objeto principal; por lo tanto, lo primero que debemos crear son las tablas.

Creación de Tablas

La tabla es el elemento más importante de una base de datos, ya que el resto de los objetos tomarán los datos de esta. Una base de datos puede tener varias tablas y relacionarlas entre sí para crear consultas, informes u otros objetos.

Al abrir la base de datos, Access muestra una planilla donde se pueden ingresar directamente los datos con varias columnas numeradas. Sin embargo, es recomendable utilizar el botón 'Vista Diseño' (que tiene una escuadra y un lápiz) para poder crear la tabla, llenando tres columnas:

• El nombre del campo (por ejemplo: apellido, nombre, dirección, teléfono, etc.).
• El tipo de datos (por ejemplo: texto corto, texto largo, autonumérico, numérico, fecha/hora, sí/no, etc.).
• Observaciones: Si fuera necesario, se coloca en este lugar una nota referida al campo, por ejemplo, qué debemos ingresar o cómo lo debemos ingresar (todo en mayúscula, ingresar solo números, no puede quedar vacío).

Consultas

Una consulta es una tabla que contiene solo aquellos datos que cumplen con una determinada condición, por ejemplo: los pacientes de un determinado doctor, los que viven en una determinada localidad, los que no han pagado una factura, etc. También pueden realizarse consultas con condiciones múltiples más complejas.

Podemos decir que una consulta sería como filtrar la base de datos para que se muestren solo algunos datos y no todos los que se han cargado.

Pasos para Crear una Consulta

1. Abrir la base de datos y, en la ficha 'Crear', hacer clic en el botón 'Diseño de consulta'.
2. En la ventana que aparece, elegir las tablas o consultas que se van a usar.
3. Cerrar la ventana.
4. Agregar los campos que se van a usar en la consulta y el criterio que corresponda.

Por ejemplo: supongamos que se va a crear una consulta para los alumnos que aún no han pagado la matrícula. Entonces, de la tabla 'Alumnos', elegimos los campos 'ApelNomb', 'Teléfono', 'Nomb de Madre', 'Nomb de Padre' y 'Matrícula Pagó?'.

Informes

Los informes son otro de los objetos que forman parte de la base de datos. Se trata de un reporte (listado) con datos que son tomados de las tablas y las consultas.

Por ejemplo: en la base de datos 'Escuela', se nos pide un listado con algunos datos de los alumnos que no pagaron la matrícula. Entonces, procedemos así: primero, armamos la consulta para filtrar los datos y, con estos datos, armamos el informe.

Para crear el informe, vamos al botón 'Crear' y elegimos 'Informe'. Un asistente nos guiará paso a paso: elegir las tablas o consultas que contienen los datos, la forma que tendrá el informe y luego 'Guardar'. Al abrirlo, el informe aparecerá hecho con todos los datos.