Conceptos Fundamentales de Bases de Datos y Componentes de Microsoft Access

Definición de Base de Datos

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular. Ejemplos: agenda telefónica, datos de alumnos y datos personales de clientes de una empresa.

Microsoft Access y sus Objetos

Access es un programa utilizado para la gestión de bases de datos creadas y orientadas a ser usadas en entornos personales u organizacionales. La extensión del programa es rectangular.

Objetos Principales de Access

Access posee diferentes objetos:

• Tablas: Es la intersección de una fila y una columna. Está compuesta por campos y registros.
• Formularios
• Consultas
• Informes
• Páginas Web
• Macros

Clasificación de los Campos

Los campos definen el tipo de dato que se almacenará en la tabla:

Campo de Texto

Almacena una cadena de caracteres alfanuméricos, incluyendo símbolos especiales o espacios en blanco. La longitud de este campo puede variar de 1 a 255 caracteres.

Campo Numérico

Almacena números que pueden utilizarse en operaciones matemáticas. Ejemplo: el número de los estudiantes de una clase.

Campo Fecha/Hora

Son campos especiales que guardan la fecha y la hora en determinados formatos. Ejemplo: fecha de nacimiento, fecha de algún evento.

Campo Moneda

Es un campo que permite representar el dinero. Ejemplo: salario de una persona.

Campo Memo

Es un campo que almacena información de longitud variable. Ejemplo: la descripción de un producto.

Campo Lógico (Sí/No)

Este campo guarda solamente dos valores. Ejemplo: falso o verdadero.

Campo Objeto OLE

Este campo almacena archivos con gráficos, imágenes, archivos, videos, documentales, etc.

Campo Autonumérico

Es un valor numérico que se asigna automáticamente, permitiendo asegurar que cada registro tenga un valor único.

Claves e Índices

La clave principal es uno o más campos que se utilizan para identificar los registros de forma única; es decir, no existen varios registros con los mismos datos.

El índice es una tabla donde se pueden agregar otras claves además de la clave principal; dichas claves se denominan índice.

Diferencia entre Clave Principal y Clave Índice

La clave principal puede tener cualquier registro sin ordenarlo. La clave índice ordena las claves y no permite que se repitan.

Administrador de Base de Datos (DBMS)

Es una herramienta que se utiliza para procesar y almacenar de manera ordenada la información de una base de datos. Ejemplos: Access, Visual Pro, dBase, Paradox.

Relaciones entre Tablas

Las relaciones definen cómo se conectan los datos entre diferentes tablas:

• Relación Uno a Uno: Se da cuando un registro de una tabla se relaciona únicamente con un registro de la otra tabla.
• Relación Uno a Varios: Se presenta cuando un registro de una tabla se relaciona con varios registros de otra tabla.
• Relación Varios a Varios: Se da cuando un registro de una tabla puede tener varios registros relacionados con otra tabla, a partir de tres tablas.

Otros Componentes de la Base de Datos

Consulta

Es la acción de seleccionar un conjunto de registros en una o más tablas que cumplen una condición específica.

Formulario

Son los diseños de pantalla personalizados que sirven para introducir información.

Componentes del Formulario

Los formularios están compuestos por:

• Botón de Opción: Aparecen varios botones y se escoge uno de ellos.
• Cuadro Combinado: Aparece una lista y se seleccionan varias opciones.
• Cuadro de Lista: Es un cuadro donde aparece una lista y se escoge una opción.
• Cuadro de Texto: Es la opción para introducir un texto.

Informe

Es un documento mediante el cual se presenta la información de la base de datos con un formato y orden específico para visualizarlo por pantalla o enviarlo a la empresa.