Conceptos Fundamentales de Archivística y Gestión Documental

¿Qué relación tienen la Diplomática y la Paleografía con los archivos?

La Paleografía se encarga del estudio de las letras antiguas en documentos de hasta el siglo XVIII, para analizar su evolución histórica. Algunos de los tipos que podemos encontrar son: visigótica, humanística, cortesana o procesal.

La Diplomática se encarga del estudio de los documentos hasta el siglo XVII, para conocer su estructura y cláusulas, y establecer tipologías documentales. Algunas tipologías son: licencias, privilegios rodados, cartas reales, ordenanzas...

Valor primario y valor secundario

Los documentos, en su etapa activa y semiactiva (hasta 15 años), poseen un valor primario, el cual está unido a la finalidad inmediata por la que fueron creados, es decir, valor administrativo, contable, fiscal, jurídico o legal.

El valor secundario es el que se adquiere cuando el documento entra en etapa inactiva y se determina que ha de ser conservado permanentemente en Archivo Histórico, pudiendo tener valor informativo, testimonial e histórico.

Escribe cinco funciones de los archivos

Las funciones de un archivo como instalación son reunir, conservar, ordenar, describir y hacer accesible la información de sus fondos. Para que esto se cumpla, los archiveros realizan estas tareas:

• Organización y puesta en servicio de la información.
• Asegurar las transferencias periódicas de las oficinas productoras de documentos al archivo.
• Aplicar técnicas de selección y valoración de los documentos para conservar los que posean valor.
• Clasificar los fondos y mantener agrupada la documentación.
• Describir la documentación para hacerla accesible.
• Instalar adecuadamente los documentos.
• Elaborar reglamentos.
• Propiciar la difusión y uso del contenido.

Señala cinco utilidades de la valoración de documentos en archivos

• Conservación de la memoria histórica: La valoración de documentos permite identificar y conservar aquellos que tienen un valor histórico, asegurando que las futuras generaciones puedan conocer y aprender del pasado.
• Optimización del espacio de almacenamiento: Al identificar y eliminar documentos que no tienen valor permanente, se optimiza el espacio de almacenamiento, evitando la acumulación innecesaria de documentos.
• Mejora de la eficiencia administrativa: La clasificación y valoración de documentos facilita el acceso rápido y eficiente a la información necesaria para la toma de decisiones y la gestión administrativa.
• Cumplimiento de normativas legales: La valoración asegura que los documentos se mantengan y se eliminen conforme a las leyes y regulaciones, evitando posibles problemas legales y garantizando la integridad del archivo.
• Protección de información sensible: La valoración ayuda a identificar y proteger documentos que contienen información sensible o confidencial, asegurando que se manejen adecuadamente y se eliminen de manera segura cuando ya no sean necesarios.

Nombra las normas creadas por el Consejo Internacional de Archivos y di para qué sirven

Las normas de descripción que ha desarrollado el Consejo Internacional de Archivos (CIA) hasta la fecha son: ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDF, ISDIAH y Records in Contexts: Conceptual Model.

• ISAD (G): Tiene como finalidad identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles. Esta norma es multinivel, por lo que puede usarse para describir cualquiera de las agrupaciones documentales manejadas en los archivos (fondo, sección, serie, unidad documental...).
• ISAAR (CPF): La Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas o Familias (ISAAR) sirve de guía para elaborar registros de autoridad de archivos que describen entidades asociadas a la producción y gestión de archivos.
• ISDF: Fue creada para describir detalladamente las funciones (o cualquiera de sus divisiones como subfunción, proceso, actividad, tarea o acción) desempeñadas por una entidad (administración, familia, persona o empresa). Generalmente se reconoce que las funciones son más estables que las estructuras administrativas, las cuales pueden cambiar si se produce una reestructuración. Por tanto, las funciones sirven como base para la clasificación y descripción de los documentos.
• ISDIAH: Proporciona directrices prácticas para identificar las instituciones que poseen fondos de archivo, acceder a esos fondos y servicios; crear directorios y/o listas autorizadas de instituciones que custodian fondos archivísticos y producir estadísticas sobre las instituciones.
• Records in Context: Conceptual Model: Es una representación teórica de la descripción archivística a un determinado nivel de abstracción. No representa sistemas específicos de descripción, sino que sirve de base para desarrollar un sistema de descripción archivística.

Enumera cuatro leyes o decretos sobre aspectos relativos a los archivos que un archivero debe conocer

• Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español: Conservación del patrimonio documental.
• Real Decreto 1708/2011: Sistema Español de Archivos y su regulación.
• Ley 10/2007: Lectura, libro y bibliotecas, incluyendo aspectos de conservación de documentos.
• Real Decreto 1164/2002: Procedimiento de eliminación de documentos de la Administración General del Estado.

Señala tres contenidos básicos que deben contener los reglamentos de archivos

• Funciones del archivo: Definir las responsabilidades y actividades principales del archivo, asegurando una gestión adecuada de los documentos.
• Transferencias e ingresos de documentos: Establecer los procedimientos y requisitos para la correcta transferencia y recepción de documentos en el archivo.
• Conservación de documentos: Proporcionar directrices para la adecuada conservación y preservación de los documentos, garantizando su integridad a largo plazo.

Cuando se produce un fuego en un archivo, ¿qué opciones existen para combatirlo?

Las causas de fuego pueden ser intencionadas, fallo eléctrico o fumadores. Los sistemas contraincendios incluyen:

• Agua a chorro o pulverizada o nebulizada:
  • Riesgos: Destrucción del papel por la fuerza del chorro, Humedecimiento del papel, Destrucción de tintas y colas.
• Espuma física:
  • Inconvenientes: El polvo químico seco se extiende por todo el espacio, dejando un residuo difícil de limpiar. Disparos accidentales.
• Gases inertes: Nitrógeno, Argón, almacenados en bombonas a presión. Concentraciones elevadas para apagar un fuego, reduciendo la cantidad de oxígeno hasta niveles donde no se sostiene la combustión.
  • Inconvenientes: Espacios estancados, Posible reactivación de focos, Sistemas complejos y disparos accidentales.
  • Argón, Argonite (mezcla de nitrógeno y argón) y Ningen (mezcla). No son peligrosos para las personas porque los niveles de oxígeno no caen por debajo del 10%, y no dañan documentos.
  • La extinción por anhídrido carbónico se basa en el desplazamiento del oxígeno: concentraciones letales.
• Gases homologados: Heptafluoropropano o FM-200. Extingue el fuego por la absorción del calor en las llamas y detiene la reacción química de la combustión. Se convierte en estado líquido, se distribuye por tuberías y descarga por boquillas en estado gaseoso. Invade todo en un máximo de 10 segundos. Aplicable en áreas ocupadas por personas, no deja residuos y cumple normativas de estándares limpios.

¿Cuáles son las agrupaciones documentales?

• Naturales: Una agrupación documental natural es una acumulación de documentos que se va produciendo naturalmente con el paso del tiempo. Las agrupaciones naturales básicas que encontramos en los archivos son fondo, sección, serie y unidad documental.
• Artificiales: Lo artificial en este caso es lo no común. Las agrupaciones documentales artificiales en un archivo son las colecciones y secciones facticias.

Responde a estas tres cuestiones sobre AtoM: Qué es AtoM, para qué sirve y qué tipos de descripciones permite crear

• Qué es AtoM: AtoM (Access to Memory) es un software de código abierto para la descripción archivística. Está diseñado para ayudar a las instituciones a gestionar y proporcionar acceso a sus colecciones de archivos.
• Para qué sirve: AtoM se utiliza para crear, gestionar y publicar descripciones archivísticas. Facilita el acceso y la búsqueda de información archivística, permitiendo a los usuarios explorar las colecciones de manera eficiente y efectiva.
• Tipos de descripciones que permite crear: AtoM permite crear varios tipos de descripciones, incluyendo:
  • Descripciones a nivel de fondo: Información general sobre una colección completa de documentos.
  • Descripciones a nivel de serie: Información sobre grupos de documentos relacionados dentro de una colección.
  • Descripciones a nivel de expediente: Información sobre conjuntos específicos de documentos relacionados.
  • Descripciones a nivel de ítem: Información detallada sobre documentos individuales.

El Archivo Electrónico Único

Concepto y Objetivos:

• Sistema unificado de gestión de documentos electrónicos para toda la administración pública, de acuerdo con el artículo 31 de la Ley 39/2015.
• Objetivos: centralización de la información, mejora en la gestión, acceso y conservación de los documentos.

Beneficios:

• Mayor Control: Supervisión centralizada de todos los documentos electrónicos.
• Facilidad de Acceso: Acceso rápido y eficiente a la información.
• Centralización de la Información: Todos los documentos en un único sistema.
• Mejora en la Conservación: Protección adecuada y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos.