Conceptos Esenciales y Tipos de Datos en Microsoft Access

Conceptos Fundamentales de Bases de Datos

Base de Datos

Llamamos Base de Datos (BD) a un conjunto de datos organizados y relacionados entre sí que permite, mediante su procesamiento, la obtención de información. Antiguamente, una BD consistía en una sola tabla que guardaba archivos; actualmente, una BD está compuesta por muchas tablas que están conectadas con algún dato en común.

Campo

Es un dato individual que representa una información específica de una entidad (persona, animal, auto). En la tabla, está representado por las columnas, por lo que podemos hablar de campo código, año, etc. Al diseñar una tabla, debe especificarse el tipo de datos que contendrá cada campo, su formato y su tamaño.

Registro

Es el conjunto de campos que hacen referencia a una entidad y se representa en la tabla como una fila. El conjunto de todos los registros conforman la tabla, y el conjunto de todas las tablas, consultas, formularios, etc., conforman la base de datos.

Campo Clave (Clave Principal)

Siempre que se diseñe la tabla, debe definirse una clave principal que será un campo que, al momento de llenar la tabla, no repetirá su contenido en los diferentes registros. Por ejemplo, en una tabla de autos, el campo patente (suele identificarse con una llave).

Consulta

Son estructuras que permiten seleccionar campos de diferentes tablas. La particularidad es que, cuando muestra los datos, no duplicará la información de la tabla original, sino que utilizará dicha información. Además de permitir elegir campos, también permite realizar organización y ordenamiento múltiple mediante el uso de criterios. Para que las consultas puedan mostrar los datos de los campos elegidos, es necesario que haya consistencia de datos entre las tablas; es decir, para el ejemplo de la biblioteca, en la tabla movimiento no debe haber un código de libro que no exista en la tabla de libro.

Tipos de Datos en Microsoft Access

La definición de un campo requiere pensar previamente cuáles son los valores extremos que contendrá. Además, se debe pensar qué tipo de información contendrá (tipo fecha, etc.).

Número

Puede contener números, comas, puntos y signos más o menos. Los tamaños más utilizados son:

• Entero: No permite decimales y puede registrar valores hasta 32000.
• Entero Largo: Ídem anterior, pero tolera valores mayores a 32000.
• Simple: Permite ingresar comas o puntos decimales, pero no más de 3 decimales.
• Doble: Igual al simple, pero permite más decimales.

Texto

Permite cualquier combinación de caracteres con un tamaño máximo de 255. Toma un valor inicial de 255.

Tipo Memo (Texto Largo)

También como el tipo texto, permite cualquier combinación de caracteres, pero no tiene tamaño límite; puede extenderse indefinidamente. Se utiliza en los casos en los que no se puede anticipar qué tamaño tendrá el contenido, por ejemplo, la historia clínica de un paciente.

Lógico o Sí/No

Se utilizan cuando no queremos correr el riesgo de que accidentalmente se ingrese un tercer valor en un campo que tolera solo 2 opciones, por ejemplo, disponibilidad de un libro en una biblioteca. Posibles formas de completar son sí-no, v-f.

Moneda

Permite ingresar números, comas, puntos y signos monetarios, pero trabaja con dos decimales.

Autonumérico

Este tipo de campo se utiliza para generar secuencias automáticas de números y no permite el reingreso de un valor ingresado anteriormente, aunque este hubiera sido borrado. Un ejemplo típico es el número de ticket o de factura.

Fecha/Hora

Permite almacenar valores de fecha y hora. Algunos formatos comunes son:

• Hora Corta: 07:35
• Hora Larga: 19:25:12 pm
• Fecha Corta: 19/06/1994
• Fecha Larga: Domingo 19 de Mayo de 1994
• Fecha General: 19/06/1994 05:34:23 pm