Conceptos Esenciales en la Gestión de Compras y Calidad

Conceptos Clave de Calidad y Procesos

KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento)

Sirven para medir la calidad de un determinado proceso.

Gestión de Proveedores

Identificación de Proveedores Potenciales

Los pasos para identificar proveedores potenciales son:

1. Listado Preliminar: Se analizan fuentes de información como ficheros de la empresa, censos empresariales de las Cámaras de Comercio, contactos de ferias y exposiciones, etc.
2. Listado Depurado: Del listado anterior, se aplican los criterios establecidos por la empresa para así obtener una lista de proveedores que cumplan con nuestros requisitos.

Necesidades Estratégicas Frecuentes en Compras

Las necesidades estratégicas más frecuentes suelen ser:

• Disminución de los costes.
• Aumento de la calidad.
• Aumento de la rentabilidad.

Gestión de Pedidos

Firmeza del Pedido

El pedido es firme cuando el proveedor lo acepta.

Datos Necesarios para la Validez Documental

Los datos necesarios para la validez de un documento (como un pedido) son: Nombre, Domicilio y Nº de Identificación Fiscal.

Características del Pedido

El pedido lo expide el comprador y lo recibe el vendedor. Una vez que este lo acepta, se puede decir que la compra es firme. Como solicitud que es, no tiene que responder a una forma determinada; puede ser oral o escrito. Relaciona las mercancías objeto de la compra y las condiciones de la operación comercial.

Copias del Pedido

Normalmente se realizan varias copias del pedido:

• Una copia se entrega en el almacén para que pueda comprobar la mercancía a la llegada.
• Otra copia es para que el propio Departamento Comercial pueda archivarla y controlar las operaciones comerciales.

Procedimiento de Compras

Objeto del Procedimiento

Este procedimiento describe la forma en la que se deben hacer las solicitudes de necesidades de mercancía, equipos, suministros y servicios, así como la posterior tramitación de pedidos, logrando la obtención de productos que cumplan los requisitos de la empresa.

Pasos del Procedimiento de Compras

Los pasos del procedimiento de compras son:

1. Seguimiento del pedido.
2. Recepción de la mercancía.
3. Orden de pago.
4. Control de incidencias.
5. Análisis de los resultados.

Control de Calidad y Seguimiento

Registro de Incidencias

Las incidencias son los errores que se han producido en la gestión de compras. Deben ser comunicados al Departamento de Calidad, que es el encargado de registrarlas y analizar sus errores y consecuencias.

Pedidos Rechazados (KPI)

Este indicador mide el porcentaje de pedidos no atendidos por los proveedores respecto al total de lo pedido. Cuanto más cercano a 0 sea el valor obtenido, mayor será la calidad.

Pedidos Rechazados (%) = (Pedidos Rechazados / Pedidos Totales) * 100

Resultados del Control de Compras

Los resultados del control de compras pueden ser de dos tipos:

• Cumplimiento: El proveedor cumple las condiciones, y por ello se le tendrá en cuenta para futuros pedidos.
• Incumplimiento: El proveedor no cumple las condiciones, lo que puede dar lugar a reclamaciones o anulaciones.

Normas ISO

Normas ISO 9000 y 9001

Se mencionan las normas ISO 9000 y 9001 en el contexto de la gestión de calidad.

Descripción de las Normas ISO 9000

Es un conjunto de normas sobre la calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios.

Conceptos Adicionales

Requisición

La requisición la emite el Departamento de Producción y la recibe el Departamento de Compras.