Conceptos Esenciales de Documentos y Procedimientos Administrativos

Solicitud

Es un documento por el que se inicia el procedimiento administrativo del interesado. También recibe el nombre de instancia. Contiene:

• Nombre y apellidos del interesado
• Exposición de los hechos
• Lugar y fecha
• Firma del solicitante

Acuerdo

Documento en el que los instructores emiten las decisiones que van adoptando durante la tramitación. Su estructura incluye:

• Datos identificativos
• Enumeración de los hechos
• Referencia a la norma que atribuye la competencia
• Indicación del tipo de procedimiento que es
• Notificación al interesado de la decisión
• Lugar, fecha y firma

Alegaciones

Su estructura comprende:

• Datos identificativos de la persona que alega
• Indicación del procedimiento al que se refiere
• Formulación de las alegaciones
• Relación numerada de documentos que se aportan
• Lugar, fecha y firma
• Órgano o persona a la que se dirige

Documentos de Comunicación

Son documentos que se usan para transmitir información y realizar peticiones entre distintos órganos o puestos de trabajo de la Administración. Hay dos tipos:

• Oficio: Cuando la comunicación se produce entre órganos pertenecientes a distintas administraciones o entidades.
• Nota Interior: Cuando la comunicación se produce entre unidades o puestos pertenecientes a un mismo órgano.

Certificado

Documento que tiene por finalidad dejar constancia de actos o situaciones de carácter personal con el objetivo de que surtan efecto en el ámbito público o privado. Su estructura es:

• Encabezamiento: Nombre o logotipo de la empresa u órgano que emite el certificado.
• Cuerpo: Se detalla el hecho que se certifica.
• Cierre: Se pone la fecha en letra y alguna frase como "Y para que conste a efectos oportunos...".
• Firma: De la persona que certifica.

Resolución

Es el documento que recoge la decisión expresa del órgano competente para tramitar un procedimiento administrativo, poniendo fin al procedimiento y resolviendo lo planteado. Su estructura incluye:

• Título de la resolución
• Datos identificativos del procedimiento
• Enumeración de los hechos
• Enumeración de las valoraciones jurídicas
• Contenido de la resolución
• Indicación de si la resolución pone o no fin a la vía administrativa
• Recursos que procedan
• Notificaciones a los interesados
• Lugar, fecha y firma del órgano que emite la resolución

Presentación de Documentos

Los documentos se podrán presentar en:

• Los registros de los órganos administrativos a los que se dirijan.
• Los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General, autonómica o local.
• Las oficinas de correos.
• Las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
• Cualquier otro lugar que establezcan las disposiciones vigentes.

Oficinas de Registro

Existen dos tipos:

• Las generales: Ejercen funciones de recepción y remisión de solicitudes.
• Las auxiliares: Hacen lo mismo pero están situadas en dependencias diferentes.

Registros Telemáticos

Permiten la recepción y remisión de solicitudes por vía electrónica.

Certificado Digital

Es un documento digital identificado por un número de serie único y con un periodo de validez incluido en el certificado, mediante el cual una autoridad de certificación acredita la identidad de su propietario y lo vincula con una clave pública.

DNI Electrónico

Es un documento físico que incluye los certificados digitales de su titular almacenados en un chip: el certificado de autentificación y el certificado de firma electrónica avanzada.

Sede Electrónica

Es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de las redes, cuya gestión y administración corresponde a la Administración Pública.