Conceptos Esenciales de Bases de Datos en Microsoft Access

Conceptos Fundamentales de Microsoft Access

Access: Es un gestor de bases de datos.

Base de datos: Es un contenedor de archivos que contiene datos y los objetos que definen y manejan esos datos.

Relación: Son vínculos entre tablas. El tipo de relación más habitual es el de Uno a varios, aunque también hay otros como el indeterminado.

Tablas: Son acumuladores de registros, los cuales podemos representarlos por filas y columnas.

Consultas: Son parámetros y criterios que se utilizan para filtrar, ver, modificar y analizar datos.

Formularios: Son pantallas de ingreso para registros de una tabla.

Informe: Son formatos de presentación de los datos para generar copias impresas de la información registrada en la base de datos.

Clave Principal e Integridad Referencial

Si no colocamos clave principal a nuestra tabla, Access automáticamente inserta un nuevo campo y nos crea un índice o clave principal.

Clave principal: Identifica exclusivamente cada registro almacenado en la tabla y no permite duplicar valores en una tabla.

Características que debe tener los datos de un campo para que sea clave principal:

• Entero largo
• Incrementalmente
• Sin duplicados
• Un tipo de datos: Autonumérico

Exigir integridad referencial: La integridad referencial de una base de datos pretende asegurar que no se den situaciones de inconsistencia. Activa o desactiva la integridad referencial entre los campos de las tablas seleccionadas. Los campos relacionados se tienen que llamar igual en una tabla y en otra.

Ejemplo: Si tenemos una tabla de productos de un almacén y una tabla de proveedores de productos, es probable que en la de productos exista un campo que indique cuál es el proveedor que suministró ese producto. Entonces, debemos establecer unas restricciones sobre ambas tablas.

Objetos y Elementos de Access

Barra de objetos:

• Formularios
• Informes
• Consultas
• Macros
• Páginas
• Tablas
• Módulos

Extensión de una base de datos: .mdb

Tipos de Consultas

Consultas tipo:

• Consulta de selección
• De actualización
• De creación de tabla
• De tabla de referencias cruzadas
• Datos anexados
• De eliminación

Barra de herramientas de la consulta:

• Tipo de consulta
• Ejecutar
• Mostrar tabla
• Totales
• Propiedades
• Generar
• Ventana de base de datos
• Nuevo objeto

Tipos de Datos y Propiedades de Campo

Datos que puede tener un campo/tabla Access:

• Texto
• Numérico
• Fecha/Hora
• Moneda
• Autonumérico
• Hipervínculo
• Memo
• Objeto OLE
• Sí/No

Tamaño que tiene un campo de tipo texto: 50 caracteres (máximo 255).

Propiedad de campo de un número:

• Byte
• Entero
• Entero largo
• Simple
• Doble
• Decimal
• ID. De réplica

Consultas de selección: Recuperan datos de una o más tablas.