Conceptos Esenciales de Bases de Datos: Estructura, Tipos y Elementos en Access

Conceptos Fundamentales de Bases de Datos

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos se define como un conjunto de información almacenada de forma organizada y estructurada.

¿Para qué emplean la mayoría de las empresas las bases de datos?

Las empresas utilizan las bases de datos para desarrollar diversas tareas de gestión administrativa, tales como:

• Conservar una gran cantidad de información.
• Ordenar esa información según criterios determinados.
• Disponer de esa información para su uso en otros programas o aplicaciones.

¿Qué es una base de datos de archivo plano (o plana)?

Es aquella que contiene toda la información en una sola tabla. En este tipo de bases de datos, los datos comunes a varios registros pueden estar repetidos para cada uno de ellos, lo que puede generar redundancia.

¿Y una base de datos relacional?

Es la que organiza la información en varias tablas que están relacionadas o vinculadas entre sí. De este modo, la información se introduce de manera que los datos de una tabla pueden vincularse con los de otras, evitando la duplicidad y manteniendo la integridad.

Indica si son de archivo plano o relacionales las siguientes bases de datos:

Caso: Base de Datos "Estudiantes"

Contiene solo la tabla "Estudiantes" con las columnas: Nombre, Apellidos, Asignatura, Profesor, Días, Horas.

¿Crees que algunos datos están duplicados en la tabla?

Es una base de datos de archivo plano. Sí, los datos están repetidos en la tabla. Por ejemplo, para registrar varias asignaturas de un mismo alumno, los datos personales de este alumno (Nombre, Apellidos) figuran repetidos varias veces, una por cada asignatura.

Elementos y Estructura de una Base de Datos en Access

Además de las tablas, ¿con qué elementos suele contar una base de datos en Access?

Una base de datos en Access suele contar con los siguientes elementos, además de las tablas:

• Formularios: Interfaces para la entrada y visualización de datos.
• Informes: Herramientas para presentar datos de forma impresa o digital.
• Consultas: Objetos para recuperar y manipular datos de una o varias tablas.
• Macros: Conjuntos de acciones que automatizan tareas.
• Módulos: Código VBA (Visual Basic for Applications) para funcionalidades avanzadas.

¿Qué es una tabla?

Una tabla es el componente fundamental de una base de datos, un conjunto de datos organizados en filas y columnas, que guardan relación con un tema específico (por ejemplo, "Clientes", "Productos", "Pedidos").

¿Qué nombre se da a las filas en Access y qué información guardan?

Las filas en Access se denominan registros. Cada registro contiene información completa sobre un asunto específico o una entidad individual. Por ejemplo, en una tabla "Clientes", cada registro representa a un cliente determinado con todos sus datos.

¿Qué nombre se da a las columnas y qué información guardan?

Las columnas en Access se denominan campos. Los campos representan las características o atributos de un registro. Por ejemplo, en la tabla "Clientes", un campo podría ser "Nombre", otro "Domicilio", y otro "Identificador Fiscal", cada uno guardando un tipo específico de información para cada cliente.

Tipos de Datos en Tablas de Bases de Datos

Indica algunos tipos de datos que se pueden utilizar en las tablas.

Algunos de los tipos de datos más comunes que se pueden utilizar en las tablas de bases de datos (como en Access) son:

• Texto corto (anteriormente "Texto")
• Texto largo (anteriormente "Memo")
• Número
• Fecha/Hora
• Moneda
• Autonumérico
• Sí/No
• Objeto OLE
• Hipervínculo
• Datos adjuntos
• Calculado

Define el tipo de datos Texto (o Texto corto).

El tipo de datos Texto (o Texto corto) se utiliza para almacenar datos alfanuméricos, es decir, una combinación de letras, números y símbolos. Es importante destacar que con este tipo de datos no se realizarán cálculos matemáticos. Aunque un campo contenga solo números (como un código postal o un número de teléfono), si no se va a operar matemáticamente con él, se debe definir como Texto. Permite almacenar hasta 255 caracteres.

¿En qué se diferencian los tipos de datos Texto y Texto largo (Memo)?

La principal diferencia radica en su capacidad de almacenamiento. El tipo Texto largo (anteriormente conocido como Memo) permite almacenar una cantidad significativamente mayor de caracteres (hasta aproximadamente 65.535 caracteres), siendo ideal para textos extensos como descripciones o comentarios, a diferencia del tipo Texto (Texto corto) que está limitado a 255 caracteres.

¿En qué ocasiones se utiliza el tipo de datos Número?

El tipo de datos Número se utiliza cuando se necesita almacenar cifras con las que se realizarán operaciones matemáticas (sumas, restas, promedios, etc.).

¿A qué valores se asigna el tipo de datos Moneda?

El tipo de datos Moneda se asigna específicamente a valores monetarios, garantizando la precisión en los cálculos financieros y el formato adecuado de las divisas.

Describe el tipo de datos Sí/No y proporciona ejemplos de su uso.

El tipo de datos Sí/No (también conocido como Booleano) se utiliza para valores que solo admiten dos posibilidades o estados lógicos. Estos pueden ser representados como:

• Verdadero o Falso
• Sí o No
• Activado o Desactivado
• 1 o 0

Ejemplos de uso:

• "¿Está activo el cliente?" (Sí/No)
• "¿Producto en stock?" (Verdadero/Falso)
• "¿Ha pagado la factura?" (Sí/No)