Conceptos Clave sobre Organizaciones y Empresas

Organizaciones

Una organización es un conjunto de personas que interactúan entre sí con un objetivo determinado, formando un sistema social. Mediante la utilización de recursos, desarrolla un sistema de actividades interrelacionadas y coordinadas para el alcance del fin propuesto. Tiene una influencia recíproca con el entorno en donde se desarrolla. Está diseñada intencionalmente, es decir, que surge por causa y no de la necesidad biológica del hombre. Está pensada para que dure por un período en el tiempo.

Objetivo: fin que se quiere lograr. Pueden ser con o sin fines de lucro.

Organización → desarrolla actividades → recursos = objetivo.

Recursos: elementos que necesita la organización para desarrollar sus actividades.

Organización → desarrolla act. económicas → recursos económicos (escaso, accesible, permutable, útil) = objetivo lucrativo

Empresa

Utiliza factores de la producción / Produce bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la unidad de consumo: LA FAMILIA

1. Naturaleza / Unidad de producción
2. Trabajo / Empresa
3. Capital
4. Tecnología
5. Empresa

Es una organización con el objetivo de lucrar, realizando actividades económicas y utilizando recursos económicos. Utiliza y coordina los factores de la producción para producir bienes y servicios que satisfacen necesidades de la unidad de consumo.

Sistema

Un sistema es un conjunto de elementos heterogéneos que interactúan entre sí formando una unidad homogénea con un objetivo determinado. Es social cuando lo componen personas.

Características de un Sistema

1. Todos los elementos tienen un objetivo.

2. Todo sistema está compuesto por una serie de elementos que se denominan subsistemas. Cada uno de estos, estudiados individualmente, forma un sistema menor.

3. Si falla uno de los subsistemas, no se cumple el objetivo.

4. Un sistema no es solamente la suma de las partes que lo componen, sino que cada componente tiene que cumplir con su función en el lugar y manera previamente determinada.

Estructura

La estructura es la forma en que se relacionan los distintos subsistemas que integran el sistema “organización”. Los subsistemas son:

• Humano: compuesto por todos los individuos.
• Información: corriente de datos que circula en la empresa, relevante en la toma de decisiones.
• Relaciones formales: especialmente diseñado por la organización; se especifican los niveles de autoridad. Consta de manuales, organigramas, etc.
• Relaciones informales: circunstancias no previstas por la organización que se dan como consecuencia del contacto diario.
• Procesos operativos: combina recursos humanos, materiales y tecnológicos para lograr eficacia y eficiencia.
• Control: formas para comprobar si los planes han sido puestos en práctica y si alcanzaron sus metas, controlarlos y corregirlos.

Estructura de la Organización

• Nivel superior, estratégico o político: su función es definir los objetivos de la organización. Forman parte de ella el directorio y la gerencia general, quienes asumen responsabilidad frente a terceros. Sus funciones son: -analizar el funcionamiento de los sectores. –seleccionar al personal jerárquico de los niveles inferiores. –informar sobre todo cambio sustancial.
• Tecnoestructura: adapta a la organización a cambios sociales y tecnológicos, le corresponde participar en el diseño de planes y programas de otras áreas. Lo integran especialistas que colaboran en la toma de decisiones haciendo una profunda investigación y estudio para elegir la mejor decisión.
• Asistencia de apoyo: servicio que se brinda en distintos niveles de la organización, principalmente en las áreas de producción y comercialización. Servicio de mantenimiento.
• Nivel medio, de gestión, táctico o gerencial: nexo entre la cabeza estratégica y el núcleo operativo, por intermedio de ella los planes estratégicos se traducen en programas concretos de acciones a seguir. El gerente recibe la orden y organiza la mejor forma de llevarla a cabo.
• Nivel inferior u operativo: zona de supervisión: jefes y supervisores que controlan y encauzan la tarea de los subordinados hacia los cursos de acción trazados. Zona de desarrollo operativo: en él se ejecutan tareas programadas y rutinarias y no existe una toma de decisión. El trabajo se realiza conforme a lo requerido por los niveles superiores.

La Decisión

Una de las tareas de los administradores de una empresa es tomar decisiones. Decidir es elegir entre dos o más alternativas. Para tomar una buena decisión es muy importante estar bien informados.

Información: conjunto de datos ordenados y procesados que se transmiten.

Dato: materia prima que forma la información. Un dato puede ser: un suceso, un objeto o algo referido al objeto.

Proceso Decisorio

Para tomar una decisión no programada es conveniente desarrollar un proceso decisorio, este proceso se compone de tres etapas:

1. Entrada de información: para tomar una buena decisión se tiene que buscar la mayor cantidad posible de información para poder analizar las posibilidades, ventajas y desventajas que ofrecen cada una de la información requerida.

2. Proceso de la información: en esta etapa se realiza: a. estudio de lo que ofrece cada información; b. el estudio de ventajas y desventajas de cada una; c. el estudio de las posibles consecuencias de la elección.

3. Salida de la decisión: en esta etapa se tiene que hacer un seguimiento para verificar los resultados obtenidos.

Nivel superior: toma decisiones estratégicas y son no programadas, es decir, no son rutinarias sino que son extraordinarias. Ejemplos: desarrollar nuevos productos, cambios en la estructura de la organización. Se decide sobre la descentralización o centralización de la autoridad. Abrir nuevas sucursales. Ampliación del capital. Cambios de domicilio de la empresa. Cambios importantes en la cultura organizacional. Invención de nuevas maquinarias (cambio de tecnología o métodos de producción).

Nivel medio: se toman, en primer lugar, decisiones programadas, estas son determinadas por el nivel superior, en consecuencia, son rutinarias y preestablecidas. También, en este nivel se toman decisiones no programadas que tienen que ver con las actividades a desarrollar de acuerdo a la decisión bajada por el nivel superior. Ejemplos de decisiones no programadas: elegir nuevos clientes, nuevos proveedores, cambiar la estética del producto o envoltorio, seleccionar nuevo personal, decidir sobre el marketing.

Nivel inferior: solo decisiones programadas, reglamentos de cómo hacer la tarea y cómo hacerla. Ejemplo: fabricar 100 artículos por semana, utilizar el método determinado por el nivel medio, vender una determinada cantidad mensualmente.

División del Trabajo

En el caso de las grandes organizaciones se requiere una diversidad de tareas más amplia y con un cierto grado de especialización; los trabajos se agrupan según sus características de forma que cada miembro realice aquello para lo cual está capacitado. La especialización permite que las tareas se desarrollen con mayor rapidez y de mejor forma, es decir, menores costos y mayor calidad en el producto. Cuando las porciones de autoridad se reparten entre personas capacitadas para ejercerla, y existe una adecuada coordinación de los distintos sectores, las tareas se facilitan y se optimizan los resultados.

Centralización y Descentralización

La centralización ocurre cuando pocas personas concentran la mayor parte de las tareas de la organización, como pasa en empresas pequeñas. La descentralización requiere mayor cantidad de personas especializadas pero ahorra tiempo y esfuerzos, promueve la capacitación de los empleados, motiva a los gerentes y facilita el establecimiento de sistemas de control adecuados; sin embargo, tiene desventajas como la difícil tarea de coordinación, la comunicación desde los niveles inferiores hacia los superiores y también impide tener una política uniforme.

Organigrama

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura formal de una organización, muestra sus partes y relaciones. Sus ventajas son: -permite conocer la estructura de la organización. –cada empleado puede tener clara visión de la posición de su rol dentro del conjunto y de sus posibilidades de ascenso. –se pueden detectar con mayor facilidad las fallas.