Conceptos Clave de Organigramas y Principios de Organización Empresarial

Conceptos Fundamentales del Organigrama

1. Autoridad

Derecho otorgado a una persona para requerir de otra que cumpla ciertos deberes de una forma determinada y dentro de ciertos plazos.

2. Poder

Es una especie de autoridad ganada o adquirida por la especialización en la función realizada o por las características personales de quien la detenta.

Tipos de Poder:

• De recompensa: El que posee el jefe por su capacidad de dar premios por el desempeño de la función.
• Coercitivo: Poder que inspira el jefe por su capacidad de administrar castigos o recompensas negativas.
• Legítimo: Creado o generado por las condiciones personales del jefe, como caballerosidad y honestidad, las cuales inspiran respeto.
• Referencial: Generado por el atractivo personal del jefe, quien, por estas condiciones, se transforma en una especie de modelo para el subordinado.
• Experto o profesional: Poder que surge de los conocimientos o especialización del superior jerárquico en la materia propia de su cargo.

Los Comités

Son agrupaciones formales de personas que ocupan determinados cargos, los cuales se reúnen para decidir o aconsejar sobre materias específicas. El comité es una estructura de asesoría, lo que significa que el superior ha delegado parte de su autoridad en el comité, fundamentalmente porque se asume que tres o más personas piensan mejor que una.

Principios de Organización

1. División del Trabajo

Asignación de cargos formados por tareas homogéneas para que la persona que lo ocupa pueda especializarse en el trabajo que realiza, a objeto de alcanzar eficiencia, es decir, rendimientos a bajos costos.

2. Jerarquía

• Cadena de mando: Las órdenes emanadas de la principal autoridad de la empresa deben recorrer secuencialmente todos los escalones de la escala jerárquica sin saltar niveles.
• Unidad de mando: Toda persona dentro de una empresa debe tener un solo jefe de quien recibir órdenes y a quien debe informar por las actividades realizadas.
• Ámbito de control: El control ejercido por el jefe debe alcanzar a todas las actividades y personas que están bajo su responsabilidad.

3. Descentralización

La autoridad debe repartirse entre los miembros de una organización, evitando que se concentre demasiado, pues ello causa atochamiento y cuellos de botella, es decir, ineficiencia. Esto está referido a la descentralización de la autoridad, pues también existe la descentralización de la estructura, que implica qué tan extendida hacia abajo está la estructura de una organización.

Problemas de la Organización

1. Excesiva Centralización

Negación del principio de descentralización. Más bien puede catalogarse como un problema de dirección o ejecución, pues corresponde más que nada a características individuales de los administradores. Generalmente causa atascos en el proceso de comunicación y decisión. Normalmente, se tiende a considerar la delegación de autoridad como pérdida de poder por parte de algunos jefes, aunque esto es un error desde el punto de vista de la organización.

2. Descentralización Excesiva

Provoca que el ámbito de control de cada supervisor sea demasiado extenso, es decir, que cada persona tenga que supervisar a un número muy grande de subalternos, lo que puede exceder sus posibilidades.

3. Duplicación de Tareas

Superposición de dos o más cargos.

4. Áreas de Nadie

Surge como consecuencia de una incompleta definición de cargos o bien del hecho de derivar algunas tareas a otros que tampoco las realizan.

5. Dualidad de Mando

Cuando hay más de un jefe para un subordinado. En términos de organización formal, lo normal es que no se diseñe un cargo con dos supervisores, pero informalmente una persona puede tener por jefe a todo aquel que sea de un cargo superior, lo cual es incorrecto.