Conceptos Clave y Estructura de Datos en Sistemas de Gestión

Introducción a las Bases de Datos

Una base de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Las utilizaciones más comunes son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Microsoft Access: Un Sistema de Gestión Relacional

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Pertenece al grupo de programas de gestión de bases de datos relacionales.

Componentes Fundamentales de una Base de Datos

Tablas

Es una cuadrícula en la que se ingresa, campo por campo, toda la información necesaria en la base de datos que vayas a realizar, facilitando tener toda la información a la mano.

Consultas

Recuperan información de la base de datos y, eventualmente, la presentan en la pantalla.

Formularios

Los formularios constituyen pantallas para la entrada y presentación de información. El layout de estas pantallas es determinado por el proyectista de la base de datos y puede comprender sofisticaciones tales como el uso de colores, letras de diversos tipos y tamaños, figuras, botones, etc.

Métodos para la Creación de una Base de Datos

Para crear una base de datos podemos usar dos métodos:

1. Crear una base de datos en blanco: A la cual se irán agregando las tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos.
2. Crear una base de datos usando el asistente: Utilizando una amplia variedad de deducciones típicas. Aun siendo más fácil la creación de una base de datos con el asistente, para una base de datos personalizada lo mejor es crear una base de datos en blanco.

Proceso de Obtención de una Nueva Tabla

La obtención de una nueva tabla se realiza a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Tablas y haciendo clic en Nueva. Como respuesta aparece una ventana que permite alternativas para la definición de la tabla; en general, solo interesa la Vista Diseño. En el modo Diseño, los campos son definidos, así como sus respectivas propiedades. La tabla sirve para almacenar los datos que el usuario provea.

Definición de Clave Principal (Primary Key)

Una clave principal es una columna (o combinación de columnas) que permite identificar de forma inequívoca cada fila de la tabla, por lo que no puede haber en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida como clave principal.

Vistas de Objetos de la Base de Datos

• Vista Diseño: Ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos.
• Vista de Datos: Consiste en introducir directamente los datos en la tabla. El valor que se introduzca en la columna determinará el tipo de datos que esta contiene.

Campos y Tipos de Datos

Los campos son los distintos tipos de datos que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellido, domicilio. La definición de un campo requiere: el nombre del campo, el tipo de campo, el ancho del campo, etc.

Tipos de Datos en Access

TEXTO

Admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación.

MEMO

Admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64 000 caracteres. Se suele utilizar para escribir comentarios u observaciones.

NUMÉRICO

Admite cualquier carácter numérico susceptible de ser utilizado en cálculos matemáticos.

FECHA/HORA

Admite valores de fecha y hora.

MONEDA

Para valores monetarios. Utiliza el separador de miles y el signo monetario que se tenga configurado en Windows.

AUTONUMÉRICO

Es un campo propio del programa; este añade un número único para cada nuevo registro.

SI/NO

Es un campo que solo acepta uno de estos dos valores (Booleano).

OBJETO OLE

Es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser una imagen, un gráfico, una hoja de cálculo, etc.

HIPERVÍNCULO

Contiene una ruta o dirección URL de Internet.