Conceptos Clave y Componentes de los Sistemas de Información Empresariales

¿Qué son los Sistemas de Información?

Un sistema de información (SI) es un conjunto de herramientas informáticas en las cuales se deposita el conocimiento del negocio. Estos sistemas están diseñados para recopilar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para la toma de decisiones y el control dentro de una organización.

Componentes de un Sistema de Información

Un SI se compone de varios elementos interrelacionados:

• Entidades: Representación de objetos o conceptos del mundo real.
• Reglas de Negocio: Interrelaciones entre entidades y sus restricciones.
• Hechos Almacenados: Datos sobre cómo se han llevado a cabo las relaciones en el pasado y en el presente.

Entidades

Las entidades son la representación de un objeto o concepto del mundo real en una base de datos. También se pueden entender como las figuras básicas del negocio. Ejemplos de entidades pueden ser: clientes, productos, proveedores, facturas, etc.

Reglas de Negocio

Las reglas de negocio definen las interrelaciones entre las entidades y establecen las restricciones que gobiernan el sistema. Estas reglas se dividen en:

• Comunes: Aplican a todas las instancias de una entidad.
• Particulares: Aplican a instancias específicas de una entidad.

Hechos Almacenados

Los hechos almacenados en el sistema de información registran cómo se han llevado a cabo estas relaciones en el pasado y cómo se están llevando a cabo actualmente. Estos datos son cruciales para:

• Contabilizar operaciones.
• Extraer estadísticas.
• Proporcionar información para la toma de decisiones.

Defectos Comunes en los Sistemas de Información

En muchas empresas, los sistemas de información presentan deficiencias que afectan su eficiencia y utilidad. Algunos de los defectos más frecuentes son:

• Información dispersa en diferentes sistemas.
• Información incompleta.
• Sistemas heterogéneos que no se comunican entre sí.
• Sistemas redundantes y no actualizados.

Consecuencias de los Defectos

Estos defectos tienen consecuencias negativas para la empresa:

• Falta de información oportuna para la toma de decisiones.
• Decisiones erróneas basadas en información incorrecta o incompleta.
• Pérdida de competitividad.

Parámetros para Evaluar la Calidad de la Información

La calidad de la información es un factor crítico para el éxito de cualquier sistema de información. Se evalúa mediante los siguientes parámetros:

• Actualización: Rapidez con la que los datos se registran en el sistema después de que ocurren los hechos.
• Exactitud y Precisión: Capacidad del sistema para recoger todos los datos relevantes y almacenarlos con la precisión adecuada.
• Globalidad: Capacidad del sistema para almacenar todos los datos necesarios para la toma de decisiones.
• Coherencia e Integridad: Consistencia de los datos, especialmente en relación con la actualización.
• Seguridad: Protección contra el deterioro (copias de seguridad) y el acceso no autorizado (lectura y modificación).

¿Cuándo se Considera que la Información es de Buena Calidad?

La información se considera de buena calidad cuando cumple con los siguientes criterios:

• Está agrupada en un repositorio común.
• Está actualizada.
• Es exacta.
• Es global.
• Es íntegra.
• Es coherente.
• Está protegida mediante una capa de seguridad que gestiona los permisos de los usuarios (lectura, escritura y borrado).

Clasificación de los Sistemas de Información según su Tecnología

Los sistemas de información se pueden clasificar en tres categorías principales, según la tecnología que utilizan:

1. Sistemas de Archivos Heterogéneos: Archivos secuenciales, aleatorios, indexados y otras variantes que contienen información dispersa.
2. Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD): Gestionan datos estructurados, típicamente en forma de tablas (filas y columnas).
3. Sistemas de Recuperación de Información No Estructurada: Almacenan documentos de longitud variable y ofrecen herramientas para la búsqueda de palabras clave o la clasificación temática.