Conceptos Clave de Administración y Teoría de Sistemas para Ingenieros

Definiciones Fundamentales

Empresa: Es un sistema, un grupo de personas debidamente estructurado, orientado a la prestación de un servicio.

Servicio: Es algo que se produce y se consume en forma simultánea, por tanto, nunca existe, solo se puede observar el resultado después de hecho. No puede producirse en un lugar y enviarse a otro como en el caso de los bienes, ni tampoco se le puede almacenar.

Problemas adaptativos: Problemas externos que afectan a la empresa (competitividad).

La administración: Es un proceso permanente, ininterrumpido y sistemático, que tiende al logro de objetivos por parte de las personas con el aporte de sus mayores esfuerzos, en acciones interrelacionadas y coordinadas. La administración eficaz e innovadora es esencial para el éxito general de cualquier organización. Una administración es un grupo estructurado de personas que trabajan en común en el cumplimiento de ciertas metas que los individuos no podrían alcanzar solos. La administración coordina los recursos humanos, los recursos materiales y los recursos financieros que conforman una organización. La administración entonces es: una disciplina mental, sentido común, experiencia.

Funciones Básicas de la Administración

Las funciones operativas identifican dónde y en qué se aplican los esfuerzos y las funciones administrativas resuelven el problema del cómo hacer las cosas y se aplican en todos los estamentos de las funciones operativas.

• Función planeación = qué hacer
• Función organización = cómo hacerlo
• Función dirección = ejecución
• Función control = verificación

Proceso Administrativo

Planificar

Controlar                 Organizar

Dirigir

Bases Conceptuales para Analizar el Quehacer Administrativo

1. Teoría general de sistemas: En un problema práctico no se pueden separar los aspectos psicológicos, técnicos o económicos.
2. Las empresas son creadas y desarrolladas para satisfacer las necesidades del hombre sin importar la naturaleza de éstas, no sólo para ganar dinero.
3. La productividad no depende únicamente de la tecnología empleada, sino que también, y especialmente, del ser humano.
4. Enfoque situacional o contingente: (situacional: ocurrencia según oportunidad. Contingente: que puede suceder o no suceder).

Jerarquía de las Necesidades de Maslow

El hombre se motiva (se mueve) por necesidades (si hay necesidades existe motivación).

Una necesidad deja de ser motivadora desde el momento que ha sido satisfecha.

Jerarquización de las necesidades:

1. Fisiológicas
2. De seguridad: (empleo, cumplir para mantener el trabajo).
3. Pertenencia: (de afiliación o aceptación) sentirse bien como persona, tener buen trato con la empresa.
4. Reconocimiento: (de estimación). Premio por buen desempeño.
5. Autorrealización: (maximizar el potencial de uno y lograrlo) desarrollar lo que uno se propone a largo plazo, independiente de lo propuesto (ser el mejor).

Eficiencia, Eficacia y Efectividad

Eficiencia (estática): Capacidad de lograr más con menos recursos (productividad). Es una condición mínima de supervivencia después de alcanzar el éxito. Es preocuparse de hacer bien las cosas.

Eficacia (oportuna): Consecución de un resultado (sin importar algunas veces el costo para lograrlo). Necesidad de resolver un problema de la mejor forma.

Efectividad: Suma de la eficacia (qué cosa hacer) y la eficiencia (cómo hacerlo). Es el fundamento del éxito, es hacer lo que corresponde.

Desempeño del Ingeniero

• Administrativo (Gestión): Organizar y mejorar lo que existe o se conoce (conformista y estático).
• Empresarial: Reorientar los recursos de las áreas de bajo resultado a las de alto resultado o creciente. Tiene que desprenderse del pasado y hacer lo que ya existe y lo que conoce. NECESITA CREAR FUTURO (visión que busca nuevas oportunidades e innovación).

Las empresas evolucionan buscando caminos nuevos (tendencia a usar outsourcing o servicios externos), por lo que debe renovarse y no quedarse. No hay que dejarse estar y esperar que los problemas lleguen a las manos, hay que estar informados.

Providencias a tomar:

• Determinar cuáles son mis competencias y fortalecer mis propias habilidades.
• Establecer contactos para saber lo que está sucediendo en el mercado (informarse).
• Asumir algún grado de flexibilidad y tolerancia ante probables cambios y asumir riesgos.

Relaciones y Funciones de las Empresas

1. Con el Entorno o Medio que las Rodean (Relaciones Externas)

a) Clientes: Existe una competencia que nos está tratando de quitar al cliente, por esto se debe mejorar e innovar, además es necesario adaptarse a las necesidades del cliente.

b) Empresas Proveedoras: Siempre se busca al proveedor más barato, lo que es un error, la idea es asegurar a un proveedor que asegure a los clientes sin importar el costo.

c) Bancos: Es difícil tener dinero para todas las necesidades de las empresas. Los clientes no pagan inmediatamente. Se debe trabajar con un capital externo.

d) Accionistas: Son los que aportan el capital, este requiere una utilidad razonable.

e) Estado: Apenas se tenga utilidades, el Estado cobra los impuestos.

f) Entidades provisionales.

g) Entorno Social: Se ve afectado por cambios políticos, económicos y de relaciones con otros países.

h) Medio Ambiente: Cuidado de cumplir con las normas medioambientales y que no afecte el entorno natural.

i) Competencia Nacional e Internacional.

2. Personal (Relaciones Internas)

Funciones operativas: Corresponden a actividades que influyen directamente en el proceso productivo.

Funciones asesoras de staff: Son los que actúan a través de las operativas, sin intervenir directamente en la producción, sirven o apoyan a las anteriores.

El asesor presenta alternativas.

3. Enfoques Alternativos (actividad, misión o propósito)

Función económica: Tiene que ver con la eficiente utilización de los recursos (eficiencia).

Función social: Que se expresa como la satisfacción de las necesidades reales de los consumidores o clientes y como fuente estable de trabajo y de satisfacción de sus trabajadores, así como también del medio ambiente.

Teoría de Sistemas

Modelos de Análisis de Fenómenos Naturales

Modelos determinísticos: Son procesos que se pueden medir, basados en las ciencias, pueden evitarse que ocurran (fenómenos químicos).

Modelos estocásticos: Están basados en la teoría probabilística.

Modelos en los que hay sinergia: Son fuerzas especiales que generan situaciones que pueden ser buenas o malas.

Enfoque Reduccionista o Perspectiva Analítica

• Examen de las partes en forma independiente.
• Si nos sumimos demasiado en las partes componentes de un objeto, lo que ganamos en contenido lo perdemos en significado.

Enfoque Sistemático

• Componer en vez de descomponer.
• Integrar en vez de dividir.
• No se niega el valor del análisis como instrumento del método científico, sino que enfatiza la necesidad de utilizarlo sin perder de vista la interacción entre las partes que son objeto de estudio.

Teoría General de Sistemas: Base para Resolver el Manejo de la Empresa Moderna

• Un análisis de la totalidad (interacciones internas y externas).
• Explicar los fenómenos que se suceden en la realidad.
• Predicción de la conducta futura de la realidad.

Todo esto permite al ingeniero tomar las DECISIONES (perspectiva más amplia).

Evitar que la creciente especialización de las ciencias pueda desembocar en una incomunicación entre profesionales de distintas disciplinas.

Conceptos Clave de la Teoría de Sistemas

Sistemas: Es un conjunto de objetos interrelacionados coordinados entre sí para alcanzar uno o más objetivos.

Conglomerados: Es un conjunto de objetos entre los cuales no existe interrelación neta.

Sinergia: Por efecto de la interrelación o interacción entre las partes de un sistema, se genera sinergia que se define como: el todo es distinto a la suma de las partes. Existe sinergia cuando el examen de las partes en forma aislada, no puede explicar o predecir la conducta del todo.

Enfoque No Sistemático de la Administración

1. Cuando los administradores prestan demasiada atención a áreas muy especializadas, pueden perder de vista los objetivos globales de su negocio, puesto que el aporte de un subsistema en particular es pertinente al sistema global.
2. Esta desatención al sistema total puede ser deliberada en el sentido que, el administrador de un departamento o de un subsistema se incline por realizar su propia performance a expensa de la operación global. Se debe estar pendiente en todas las áreas de la empresa para lograr el equilibrio. Lo más probable es que dicha desatención no sea mal intencionada, sino que producto del desconocimiento de la interacción de sus decisiones con otros segmentos del negocio. Lo importante es reconocer la existencia de la sinergia.

La consecuencia de la sinergia consiste en predecir el comportamiento de una variable tomando en consideración los efectos inducidos en otras variables.

Enfoque de Sistema

La TGS es una poderosa herramienta que permite la explicación de los fenómenos que suceden en la realidad y también hace posible la predicción de la conducta futura de esta realidad.

Principios o hipótesis en que puede dividirse la realidad:

• Principio de sinergia: relación del todo y las partes.
• Principio de recursividad: división ordenada y en forma vertical del todo, existiendo una jerarquización en que los sistemas inferiores se encuentran contenidos en los sistemas superiores.

RECURSIVIDAD: Se entiende al hecho que un objeto sinergético —un sistema— está compuesto de partes con características tales que son a su vez, objetos sinergéticos o sistemas. Con la idea de recursividad analizamos las partes en función del todo: la reducción o ampliación no consiste en sumar partes aisladas, sino que integrar elementos que en sí son una totalidad dentro de una totalidad mayor.

Aspectos destacables de la Recursividad:

• El reduccionista divide el todo en partes; mientras que con la idea de recursividad se analizan las partes en función del todo.
• Los sistemas consisten en individualidades y por lo tanto son indivisibles como sistemas.
• El principio de recursividad nos indica que: lo que es aplicable al sistema lo es para el suprasistema y el subsistema.

Viabilidad: Capacidad de supervivencia y adaptación de un sistema en un medio de cambios.

Sistema viable: Es aquel que sobrevive y que es legalizado por su medio, adaptándose a él y a sus exigencias, de modo que con la exportación de las corrientes positivas de salida al medio esté en condiciones de adquirir de ese mismo medio sus corrientes de entrada (o la energía necesaria para el continuo desarrollo de su función de transformación).

Modelos de Sistemas

Sistemas abiertos: Es aquel que por sí mismo interactúa con su medio, importando energía, transformando en alguna forma esa energía y finalmente exportando energía convertida.

Sistema cerrado: Es aquel que no es capaz de llevar a cabo esta actividad por su cuenta.

Esquema de un sistema abierto:

Enfoque Corriente de Entrada y Salida (Enfoque de Flujos)

a) Identificar claramente los sistemas y los subsistemas y estudiar las relaciones que existen entre ellos. Tienen que estar relacionados, cada subsistema debe tener una entrada y una salida.

b) Identificar de manera simple la existencia de los llamados cuellos de botellas. (desequilibrios entre los subsistemas, saber qué está fallando, saber por qué se genera esto, se puede formar por una mala comunicación entre los subsistemas).

c) Descubrir aquellos subsistemas que son críticos y que deben recibir una especial atención del analista.

Entropía y Neguentropía

Entropía: Es el cambio de un todo más ordenado u organizado a un estado menos ordenado o desorganizado. Es una fuerza natural bien definida y medible que tiende a la desestabilización.

Neguentropía: Es una medida de orden u organización. Es una fuerza interna que se manifiesta en los sistemas abiertos.

Se puede definir a la empresa como una estructura en la que existe un cierto orden interno que no es producto de la casualidad (la administración de la empresa busca romper la entropía).

La entropía de los sistemas cerrados es siempre creciente y por eso tienden a una vida limitada. El efecto entrópico en los sistemas abiertos también tiende a una vida limitada, pero en ellos se contrarresta con la neguentropía.

Principio de organicidad (esfuerzo colectivo) (equilibrio dinámico de los sistemas). Se puede explicar por:

1. La explicación newtoniana que dice que un cuerpo se mantiene en reposo o modifica su movimiento salvo que una fuerza actúe sobre él y que toda acción tiene una reacción. La combinación de ambos efectos se cancelan entre sí llegando a un equilibrio estadístico.
2. La explicación de la teoría de sistemas, se basa en que la variabilidad del sistema total frente a la variabilidad de sus partes es menor y que los sistemas tienen un mecanismo de homeostasis (autorregulación).

El principio de organicidad operará en la medida que el sistema sea capaz de generar exceso de energía.

Factores externos que producen la entropía en una empresa: tecnología y competencia.

La información y correcta administración ayudan a mantener la neguentropía.

Los sistemas cerrados son inviables: la entropía los va destruyendo gradualmente y no son capaces por sí mismos de generar algún tipo de neguentropía.